Поиск и порядок: любой документ за считанные секунды

Задавайте вопросы вместо поиска

Здравствуйте и добро пожаловать в Академию PaperOffice AI. Этот фильм о поиске и систематизации: как можно найти любой документ за считанные секунды, не поддерживая структуру папок. Сначала результат. Мы просто спрашиваем: Какие счета отправила компания Veldtmann? PaperOffice понимает вопрос, находит нужные документы и подсвечивает точное место, где находится ответ, прямо в документе. При этом все остается упорядоченным: в виртуальных папках, которые ИИ предлагает сам, и со связями между документами и поставщиками. Порядок действий такой: сначала поиск, затем поиск по смыслу, числа и суммы, фильтры и группировка, виртуальные папки, типы документов, связи и, наконец, временная шкала и версии.

Поиск

Поиск находится в строке поиска вверху. Слева вы переключаетесь между «Спросить агента» и «Поиск». Мы остаемся на «Поиске» и ищем здесь, в этом Workspace, Veldtmann. PaperOffice одновременно ищет в четырех местах: в имени файла и полях данных, в распознанном тексте, в распознанных компаниях, лицах и суммах, а также по смыслу. Результаты выводятся одним списком. Вверху вы видите лучшее совпадение. Индикатор релевантности показывает, откуда взят результат и насколько он подходит к вашему запросу. Откройте результат, и предпросмотр перейдет к месту совпадения и подсветит его в документе. Стрелками переходите к следующему совпадению и просматривайте все вхождения. Одним кликом вы ищете не только в этом Workspace, но и во всех Workspaces. А ваши последние поиски всегда под рукой.

Поиск по смыслу

Вам не нужно знать, какое слово есть в документе. Просто задайте вопрос, например: Какие договоры продлеваются автоматически и каков срок уведомления о расторжении? Вы найдете нужные договоры, даже если в них использованы совсем другие формулировки. Индикатор релевантности показывает, что это совпадения по смыслу. Простое правило: одно-два ключевых слова PaperOffice ищет буквально и очень быстро. Полные предложения и вопросы понимаются по смыслу. Поиск по смыслу доступен в Workspaces с уровнем AI-DMS Premium или выше. Уровень вы выбираете отдельно для каждого Workspace.

Числа и суммы

Числа можно искать напрямую: номер счета, номер заказа на закупку или номер накладной, точно так, как они указаны в документе. PaperOffice распознает сумму с разделителями и валютой как сумму. Так вы сразу найдете все документы, относящиеся к процессу на 18 500 евро: заказ, счет и оплату. А если ввести IBAN без пробелов, появятся все документы, в которых есть этот номер банковского счета. Это особенно удобно, если поставщик вдруг присылает новые реквизиты.

Фильтры и группировка

Фильтры сужают список. Мы показываем только счета, добавленные за последние 30 дней. Еще быстрее: нажмите на значение в списке, например на тип документа или ключевое слово, чтобы отфильтровать список соответственно. Группировка упорядочивает список, например по отправителю. Так вы сразу видите, какие документы от какого поставщика. Часто используемую комбинацию можно сохранить как представление. А одним кликом сбросить все фильтры.

Виртуальные папки

Если вам удобнее мыслить папками, включите «Вид папок». Папки никто не создает вручную: при обработке ИИ предлагает подходящие пути сохранения для каждого документа и встраивает их в вашу существующую структуру. В документе предложения видны в разделе «Пути сохранения». Вы можете добавить дополнительные пути, например папку для годовой финансовой отчетности. Главное, что папки виртуальные. Документ может находиться в нескольких папках одновременно без дублирования.

Типы документов

ИИ автоматически определяет тип документа: счет, товарную накладную, договор и многие другие. Список можно посмотреть в разделе «Типы документов». Если нужного типа нет, создайте его, например «Отчет о техническом обслуживании». Короткой инструкцией для ИИ опишите, как он должен распознавать этот тип. Если тип для классификации активен, ИИ будет автоматически присваивать ему новые документы. Какой агент считывает данные из этого типа, мы покажем в фильме об IDP Agents.

Связи

Каждый документ знает, с кем имеет дело. В разделе «Связи» вы найдете делового партнера, которого ИИ определил по бланку письма. Документы можно связывать перетаскиванием: например, перетащите товарную накладную на счет и выберите в качестве типа связи «Относится к». После этого вы мгновенно переходите от одного документа к другому. А в разделе «Организации» вы видите каждого поставщика со всеми его документами во всех Workspaces.

Временная шкала и версии

Временная шкала упорядочивает документы по дате, например по сроку оплаты. Так вы видите, что предстоит в этом месяце. Если договор меняется, загрузите дополнение как новую версию. Документ остается тем же, все его связи сохраняются, а предыдущая версия сохраняется. «Сравнить версии» показывает, насколько похожи две версии, какие страницы изменились, и кратко подытоживает изменения в нескольких предложениях. А если старая версия оказалась верной, ее можно восстановить как новую версию. Ничего не теряется.

Итог

Это было о поиске и систематизации: поиск всего, вопросы вместо ключевых слов, фильтры и группировка, виртуальные папки, собственные типы документов, связи, временная шкала и версии. В следующих выпусках мы рассмотрим IDP Agents и то, как можно безопасно передавать документы через браузер и по телефону. До встречи в Академии PaperOffice AI.