Primeiros passos com PaperOffice AI: Workspace, documentos, agente e pesquisa

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Hoje abordaremos os primeiros passos: criaremos um Workspace, faremos o upload de documentos e examinaremos o que a IA faz com eles. Em seguida, localizaremos documentos novamente, faremos perguntas ao agente, compartilharemos o Workspace até mesmo por telefone e conectaremos o PaperOffice ao Claude. Tudo o que você precisa para isso é de um navegador. Apenas para esclarecer antecipadamente: PaperOffice AI é um sistema de gestão documental que compreende seus documentos. Ele funciona no navegador, como um aplicativo no seu celular e por meio de uma interface. Seus documentos são armazenados no Workspaces, por exemplo, um por empresa, projeto ou cliente. E a IA lê cada documento: identifica o tipo, atribui um nome descritivo, palavras-chave e um resumo. Além disso, há um agente ao qual você pode fazer perguntas sobre seus documentos, uma pesquisa que encontra conteúdo, capacidades de compartilhamento externo e a conexão com o Claude.

Começando: O tour

Após o login, você chegará à sua página de visão geral: tarefas, notificações, algumas ferramentas rápidas e o caminho para o Claude e ChatGPT. À esquerda, você pode ver todas as áreas do aplicativo. Para começar, você precisará principalmente do Document AI: é aqui que seu Workspaces e documentos estão localizados. No topo, você encontrará a funcionalidade do agente e de pesquisa. Ambos são acessíveis de qualquer página. E através do seu perfil, você pode acessar Ajuda e Aprendizado: para o tour introdutório, o Solucionador de Problemas e suporte. Suas unidades de aprendizado também são exibidas no topo.

Passo 1: Crie um Workspace

Vamos começar. Na visão geral do Workspaces, eu clico em Criar Novo Workspace. Um Workspace é como um arquivo dedicado, por exemplo, para uma empresa, um projeto ou um cliente. Eu o nomeio Northstar Industrial e escolho o tipo: Empresa. O idioma de processamento está definido como inglês. A IA usará esse idioma posteriormente para resumos, nomes e campos. Para o local de armazenamento, você escolhe entre o Datacenter da UE PaperOffice e seu próprio armazenamento, BYOS (Bring Your Own Storage), ou seja, traga seu próprio armazenamento. Seus arquivos então residirão em seu próprio servidor ou NAS, que você configura previamente sob Connectors. Importante: o local de armazenamento não pode ser alterado após a criação. Na aba do tipo Workspace, trata-se de proteção e evidência. Existem três níveis. O Standard é o nível de entrada: armazenar e encontrar. O Business é para o trabalho diário: compartilhar, proteger e restaurar. Esta é nossa recomendação, e apenas o Workspaces do tipo Business pode ser compartilhado externamente. O Compliance é o nível mais alto, para evidência e prontidão para auditoria, por exemplo, com requisitos rigorosos de retenção. O Compliance tem custo adicional, não suporta seu próprio armazenamento e não pode ser compartilhado externamente. A atualização é possível a qualquer momento; a downgrade não é. Na aba AI-DMS, você define o quão profundamente a IA entende seus documentos. Apenas armazenamento, sem IA, é adequado para arquivamento puro. Você ainda pode processar os arquivos posteriormente. O Basic torna seu arquivo pesquisável: reconhecimento de texto, classificação e palavras-chave. O Premium é a configuração padrão ideal para documentos comerciais, com pesquisa semântica, campos de negócios e relacionamentos. O Ultra extrai o máximo: tabelas, formulários e imagens são lidos, documentos são vinculados entre si e cada documento recebe uma verificação de segurança. Para nossa demonstração, eu uso o Ultra. Em Tipo de Documento, eu seleciono Reconhecimento Automático. A IA então atribui cada documento ao tipo correto, como fatura, nota de entrega ou contrato. Em Proteção de Acesso, você pode proteger ainda mais um Workspace com uma senha, um código SMS ou o princípio dos quatro olhos. Para nossa demonstração, vamos pular isso. E em Compartilhamento, você pode posteriormente compartilhar o Workspace externamente: por e-mail para acesso no navegador, ou por telefone. Eu mostrarei isso em detalhe em breve. Eu salvo, verifico o resumo e crio o Workspace.

Passo 2: Upload de documentos

O novo Workspace ainda está vazio. Eu o abro e clico em Adicionar documento. Eu seleciono os arquivos aqui: os documentos da nossa empresa de demonstração Northstar, incluindo faturas, notas de entrega, contratos e extratos bancários, bem como digitalizações e fotos de celular. Os arquivos são carregados e a IA começa a ler imediatamente. Com muitos documentos, isso leva um tempo, então eu acelero o vídeo. O carregamento é apenas uma opção. Documentos também podem ser importados de dispositivos móveis, diretamente de scanners, por meio de capturas de tela ou sites, e pastas inteiras podem ser processadas de uma vez usando o importador em massa.

Passo 3: Resultado, agente e pesquisa

É assim que o resultado se parece. Os arquivos receberam nomes descritivos, juntamente com títulos e resumos breves. Além disso, tipos de documentos e palavras-chave são exibidos. Tudo isso foi gerado pela IA. Agora eu pergunto ao agente. Por exemplo: O que aconteceu no projeto X200 para a Norvexa? O agente pesquisa o Workspace, lê os documentos relevantes e responde em frases completas: entrega, interrupção e aceitação em setembro. E ele cita suas fontes, que eu posso abrir diretamente. A pesquisa encontra não apenas nomes de arquivos, mas também conteúdo. Estou procurando: prazo de aviso prévio. Aqui está: a emenda ao contrato marco com a Norvexa. O prazo não está no nome do arquivo, mas no conteúdo, e a pesquisa ainda o encontra.

Passo 4: Um documento em detalhe

Vamos abrir um documento: a nota de crédito de Veldtmann por novecentos e cinquenta euros. À esquerda, você vê o original; à direita, tudo que o PaperOffice AI fez dele. A Folha de Capa mostra o título e o resumo, uma nota de que você pode tornar o documento seguro contra revisões, e o Workspace em que ele está. Em Propriedades, você encontrará status, nome, tipo de documento e palavras-chave. Os campos de dados contêm tudo que a IA extraiu, aqui a linha com quantidade e preço. Com um clique, você copia para o Excel. Em Atividades, você pode criar notas e tarefas para o documento. A auditoria exibe a verificação de segurança do Ultra, com doze controles, incluindo aqueles sobre valores de cálculo e impostos. Tudo está em ordem aqui. O registro de revisões registra toda mudança assim que você torna o documento seguro contra revisões. E Conexões mostra ao que o documento está vinculado, por exemplo, o parceiro comercial Veldtmann.

Compartilhamento por telefone: Criar um agente de telefone

Agora, para a minha parte favorita: compartilhamento por telefone. Imagine que seu consultor fiscal precise rapidamente de alguma informação dos seus registros. Ele simplesmente liga e pede. Sem aplicativo e sem login. Para fazer isso, crie um agente telefônico em Conversation AI. Eu o nomeio como Northstar Phone Sharing e seleciono a função: Agente protegido. Isso significa que os chamadores devem se verificar com seu número de celular e PIN. Em Telephony, eu ativo a opção de discagem direta. PaperOffice fornece um número de discagem direta por país; eu seleciono a Alemanha. Em Agente, você pode definir o idioma, a voz e a saudação, e descrever como o agente deve se comportar. E em Conhecimento, você decide qual Workspaces ele pode acessar. Eu permito apenas nosso Northstar Workspace e salvo.

Compartilhamento por telefone: Configurar o compartilhamento

Agora, o próprio compartilhamento. No Workspace, em Editar, na guia Compartilhamento, Novo compartilhamento externo. Como canal, eu escolho Telefone. O agente já está selecionado. Eu insiro o número de celular do meu contato e um PIN; ambos estão borrados no vídeo. Em Entrega, eu adiciono um endereço de e-mail caso o chamador queira receber documentos por email. Em Voz, você define o idioma e a voz. Em Agente, você pode dar instruções adicionais ao agente telefônico para este compartilhamento. O compartilhamento é válido por trinta dias. Salvar e ativar o compartilhamento. E é assim que soa. O chamador disca o número de acesso, insere seu PIN e faz suas perguntas. Vamos ouvir.

(A chamada em si está nas legendas.)

As respostas vieram diretamente dos documentos no Workspace, com valores, datas e vencimentos, e o agente corrigiu o nome mal ouvido por conta própria. Ele só sabe o que está neste Workspace.

Claude: Configurar PaperOffice

Finalmente, uma olhada para o futuro: PaperOffice AI pode ser conectado ao Claude. Em seu perfil, você encontrará Configurar PaperOffice. É aqui que você conecta o aplicativo móvel e o Claude. No Claude, adicione PaperOffice em Configurações > Connectors e conecte sua conta uma vez. Depois disso, o Claude trabalhará com seus documentos, usando sempre apenas suas permissões. Por exemplo, pergunte ao Claude quais faturas da Veldtmann estão no Workspace. O Claude pesquisa através do PaperOffice e responde com números de fatura, datas e valores. Para resumir: crie um Workspace, carregue documentos e a IA faz o resto. Ela entende cada documento, o agente responde às suas perguntas, a pesquisa encontra conteúdo em vez de apenas nomes de arquivos, e o compartilhamento funciona no navegador ou por telefone. Os próximos vídeos cobrirão verificações de segurança com quarentena, compartilhamento via navegador e telefone, bem como encontrar e organizar arquivos. Obrigado por assistir, e até a próxima na Academia PaperOffice AI.