O que é PaperOffice AI? A visão geral

Por que um DMS clássico já não é suficiente

Um sistema de gestão documental armazena os seus documentos. Ele pode procurá-los. E depois espera. Aguarda por uma pessoa para ler, decidir e introduzir tudo no próximo sistema. Se desejar IA, acopla-se um chatbot ao lado ou atualiza-se para a versão empresarial. Paga-se por posto de trabalho, para cada colega que ainda tem de realizar o trabalho. E o seu arquivo fica na nuvem de outra empresa. Por posto de trabalho. Enterprise apenas. A nuvem deles. Agora imagine um sistema que compreende o documento, decide o que deve acontecer a seguir e executa essa ação, seja por pedido de uma pessoa ou de um agente. Sem licenças por posto de trabalho. Sem versão empresarial para IA. No seu próprio armazenamento, se assim o desejar. Essa é a PaperOffice AI: um motor, todas as portas, o seu armazenamento. A PaperOffice AI é um Documento

O que é a PaperOffice AI?

Plataforma de operações. Compreender um documento não é suficiente. O que conta é o que acontece a seguir. Por isso, o motor realiza três ações com cada documento: lê-o, decide o que o documento necessita e age. Arquivar, extrair dados, encaminhar, solicitar aprovação e transferir para o seu ERP. Pessoas e agentes de IA trabalham com os mesmos documentos, as mesmas regras e as mesmas permissões. Quatro portas, uma plataforma.

Uma única fonte de verdade para documentos

Existe um novo tipo de caos, que parece moderno. Os seus assistentes de IA permitem-lhe adicionar documentos a projetos. Assim, o contrato vai para um projeto, a alteração para outro e um colega carrega a versão do mês passado num terceiro. Três cópias, sem proprietário e ninguém sabe qual é a versão atual. A PaperOffice AI é a única fonte de verdade para documentos. Cada nova versão recebe o seu próprio número, e a antiga permanece inalterada. Cada assistente, cada agente e cada aplicação lêem a mesma versão atual, através da API ou MCP. Nada é copiado. Um lugar, uma verdade, qualquer cliente.

Como um documento entra?

Comece onde os documentos chegam. A copiadora no corredor digitaliza para uma pasta ou diretamente para a caixa de entrada do scanner PaperOffice. Um conector monitoriza a pasta, a cada poucos minutos, por padrão de ficheiro, e entrega cada novo ficheiro ao Workspace. O mesmo ocorre com uma caixa de correio, um partilhamento NAS ou um bucket na nuvem. Ninguém abre uma aplicação. Ninguém renomeia um ficheiro. O primeiro passo está concluído: a nota de entrega está no Workspace, com uma pré-visualização, e qualquer pessoa pode etiquetá-la manualmente. Ainda sem IA. Isso vem a seguir.

Quão fundo o motor lê?

Passo dois: ative o AI-DMS. Por meio do Workspace, o senhor escolhe a profundidade com que o motor lê. O Basic lê o texto com o AI-OCR e reconhece o tipo de documento. O tipo traz as suas regras: por quanto tempo mantê-lo, sobre qual base legal e qual IDP Agent lhe pertence. O Premium compreende os campos e conecta o documento ao seu parceiro de negócios. O Ultra audita-o, verifica se há fraude e liga-o a tudo o que veio antes. Cada novo documento passa automaticamente. E qualquer documento pode ir mais fundo mais tarde.

AI-OCR não é OCR normal

Documentos reais não são PDFs limpos. Uma fatura de frete com uma mancha de café. Uma nota de entrega impressa em uma impressora matricial. Um relatório de serviço fotografado em uma mesa de oficina. O AI-OCR lê os três: o texto, as tabelas e uma caixa delimitadora para cada linha, cada uma com sua própria pontuação de confiança. Inclui escrita à mão. Essa é a diferença para o OCR clássico: ele não adivinha caracteres, ele entende o layout da página. O AI-OCR roda dentro de cada passagem do AI-DMS. E você pode chamá-lo sozinho, através da API ou como uma ferramenta MCP. O AI-DMS entende o

IDP Agents: campos como dados

documento em sentido amplo. O IDP Agent atua com precisão cirúrgica. O tipo de documento o aciona e ele recupera exatamente o que foi definido: número da fatura, fornecedor, valor, referência do pedido, conta bancária. Um campo por prompt, além das verificações definidas por você, por exemplo: os itens da linha somam o total? Cada campo retorna como dado estruturado, com sua posição no original. Em seguida, chega um documento diferente: uma fatura espanhola, outro layout. O agente ainda localiza os campos porque lê o significado, não coordenadas. Se um campo obrigatório estiver ausente, o documento é direcionado a uma fila de revisão para análise humana. Execute o agente manualmente, em lote, em um fluxo de trabalho ou automaticamente para cada documento desse tipo.

A conferência está correta? A conciliação tripla

Agora o mecanismo conecta o que pertence ao mesmo processo. Pedido: cem módulos de energia. Confirmado: cem. Entregue: noventa e oito. Faturado: cem. Um sistema tradicional arquivaria os quatro documentos e prosseguiria. O PaperOffice acompanha o número do pedido em todos os quatro documentos, identifica a divergência de duas unidades, localiza a nota de crédito que retifica novecentos e cinquenta euros e vincula o pagamento no extrato bancário: quarenta e seis mil e quinhentos e cinquenta. Resolvido. Sem planilhas auxiliares.

Quando uma pessoa decide

Algumas decisões permanecem sob responsabilidade humana. Eis um exemplo. Uma fatura chega com uma nova conta bancária. No mesmo dia, um e-mail solicita a atualização imediata do cadastro do fornecedor e pede que não ligue para a central telefônica principal. O mecanismo já posicionou a nova conta ao lado da indicada no contrato do fornecedor, classificou o e-mail como um padrão clássico de fraude e interrompeu o fluxo de pagamento. Agora é necessária uma intervenção humana. Assim, o gestor financeiro recebe uma notificação push, mesmo que esteja em férias na praia. Ele visualiza o documento original, as duas contas e o alerta, tomando a decisão com um único toque. Não pago. Verificado primeiro. Cada decisão registrada.

Fluxos de trabalho em linguagem simples

E quem constrói o fluxo de trabalho? O senhor faz isso, em linguagem simples. Nenhum diagrama é necessário. O tipo de documento é o gatilho: toda fatura inicia este fluxo de trabalho. O senhor descreve a regra: se uma fatura corresponder ao seu pedido, aprove-a e encaminhe-a ao nosso ERP para lançamento. Se não corresponder, envie-a ao departamento financeiro com o motivo. O mecanismo transforma essa frase em um agente de fluxo de trabalho. Correspondente, aprovada, encaminhada. Cada etapa deixa um registro na trilha de auditoria: o que aconteceu, por qual regra ou por quem. O ERP do senhor recebe o lançamento por meio de um webhook no momento em que ele ocorre. Até aqui, ninguém abriu o aplicativo PaperOffice. Esse é o ponto.

Consulte seus documentos no seu assistente de IA

Ou simplesmente pergunta. No ChatGPT, no Cursor ou em qualquer assistente de IA que já utilize. Quais faturas da Norvexa ainda estão pendentes? A ordem do controlador foi entregue na íntegra? O seu assistente não recebe um único PDF. Ele recebe o seu Workspace como ferramentas, com as suas permissões: pesquisar, ler, seguir referências e comparar. E responde com os documentos que utilizou, linha por linha. Duas faturas, uma paga, uma pendente. Duas entregas, completas. Isto não é um chat com os seus PDFs. É a memória da sua empresa, disponível para qualquer modelo em quem o senhor confia.

O idioma não importa

O idioma não importa. Uma fatura alemã, uma nota de entrega espanhola, um contrato em inglês: o mecanismo coloca todos eles em um único corpo de conhecimento pesquisável. O senhor pergunta no seu idioma e recebe a resposta no seu idioma, com as fontes nos idiomas originais. Nenhum projeto de tradução. Nenhum arquivo separado por país.

Uma rotina de agente todas as manhãs

E, como as ferramentas são as mesmas, um agente pode realizar essa tarefa sem a necessidade de intervenção direta. Defina uma rotina para o seu assistente ou agende um fluxo de trabalho em PaperOffice: todas as manhãs às oito horas, organize a caixa de entrada de faturas, vincule cada fatura ao seu respectivo pedido, interrompa qualquer atividade suspeita e deixe um resumo. O processo é executado automaticamente. Por meio do MCP, o agente opera com as mesmas permissões, regras e trilha de auditoria de um usuário humano. O modelo de ponta vive no seu cliente. Os documentos e as ferramentas permanecem aqui.

Três formas, um núcleo

Então, como utilizá-lo? Três formas, um núcleo. Utilize-o conforme está: o aplicativo web e o aplicativo móvel, prontos para uso desde o primeiro dia. Estenda-o: adicione complementos via API e MCP, crie seus próprios painéis e automações. Ou construa seu próprio produto sobre o mesmo núcleo, de forma headless, com sua própria interface. As três opções funcionam sobre os mesmos documentos, as mesmas permissões e as mesmas ferramentas. E nós construímos primeiro para nós mesmos: o que utilizamos diariamente, o senhor também recebe, como API e como ferramentas MCP. Ele cresce conforme a distância que o senhor deseja percorrer.

Seu próprio complemento em três etapas

Quão fácil é isso? Três passos. Um: forneça ao seu assistente de codificação, por exemplo o Cursor, o endereço paperoffice dot ai slash llms dot txt. Ele lê a documentação da plataforma, os endpoints e as ferramentas. Dois: diga o que deseja. Um painel para faturas retidas, sobre o PaperOffice AI. Três: ele constrói-o. O seu complemento executa-se contra o seu Workspace, com as suas permissões, na mesma noite. Sem SDK para aprender. A plataforma explica-se ao seu editor.

O aplicativo móvel

No telefone, o PaperOffice AI é uma aplicação web instalável. Sem loja de aplicações. Associe-a a um código QR do seu computador e, a partir de então, faça login com a sua impressão digital. Aponte a câmara para um documento: deteção de bordas, correção de perspetiva, várias páginas de uma vez. Sem rede? A digitalização aguarda e carrega mais tarde. Assine em movimento com um código SMS. Pergunte ao agente por voz. Aprovar com o polegar. Tudo o que o senhor digitaliza cai no Workspace como qualquer outro documento, com a mesma profundidade de AI-DMS.

Acesso externo

E as pessoas fora da sua empresa? Elas também entram, sem cópias. Partilhe um Workspace no navegador: o seu cliente recebe um link, regista-se gratuitamente e o Workspace partilhado aparece ao lado do próprio dele. Ele vê o que o senhor permite: ler ou também carregar. E para todos aqueles que preferem conversar a clicar, existem os Conversation Agent: no chat do seu site e no telefone.

Quem atende quando seus clientes ligam?

Quem atende quando seus clientes ligam? Considere um fabricante de controladores industriais. As mesmas perguntas chegam todos os dias, por telefone e pelo chat do site. Agora, um Conversation Agent as responde, a partir da base de conhecimento da empresa: seus artigos e todo o seu site. Qual é a garantia do controlador? Trinta e seis meses a partir da entrega, e no chat, com um link para a fonte. Fatos sobre a empresa vêm das próprias instruções do agente e de sua base de conhecimento. No telefone, uma quantia sem fonte nunca é mencionada. Se o agente não puder ajudar, ele envia ao chamador um link por mensagem de texto. O chamador descreve a solicitação e um ticket chega à equipe. E se o chamador preferir espanhol, basta dizer isso. Seu conhecimento atende o telefone.

Pode ligar para o seu arquivo?

É possível consultar o arquivo? Sim, com um PIN. Compartilhe um Workspace com um número de telefone: o de um cliente, de um contratante ou o próprio, para os dias em deslocamento. A chamada é feita a partir de um número registrado e digita-se o PIN e, em seguida, a chave hash. Três tentativas incorretas bloqueiam o acesso telefônico por um período. O agente nomeia o Workspace e pergunta o que deve ser consultado. Quais das nossas faturas ainda estão abertas? Ele pesquisa os documentos e responde: uma está paga, outra está em aberto. A pedido, envia a fatura aberta por e-mail, como um link para um PDF protegido por senha, e apenas para o endereço armazenado para este Workspace. Por Workspace, define-se a voz, o idioma e instruções adicionais. A tecla asterisco direciona à recepção. Ideal para consultórios, administradores de imóveis e escritórios de advocacia.

Quais ferramentas estão incluídas?

Tudo isso é um único motor, e o motor possui muitas ferramentas. Document AI: OCR, IDP Agents, um Split Agent que desmonta um pacote digitalizado, um Redact Agent que oculta dados pessoais antes que o holerite saia da empresa, e um Trust Agent que verifica cada arquivo em busca de texto oculto e adulteração. Workflow AI em linguagem simples, com modelos e humano no loop. Conversation AI: um agente de chat que cita sua fonte e um agente telefônico. Media AI: texto para fala em mais de trinta idiomas, inclusive na sua própria voz, e transcrição. Knowledge Base AI para os seus artigos e o seu site. Relations AI: cada parte de cada documento, e um gráfico de quem se relaciona com o quê. Analytics AI: as suas finanças, calculadas a partir dos campos lidos pelo IDP. PaperOffice Sign, e uma prateleira de serviços de dados. Mais de quarenta capacidades, uma conta. Suas através da API, e muitas delas como ferramentas MCP.

O motor também pode escrever documentos?

O motor lê documentos. Ele também pode escrevê-los? Conheça o Creator Agent. Seu papel de carta torna-se o modelo, diretamente a partir de um documento existente. Em seguida, solicita-se em linguagem natural: uma cotação para Norvexa, cem controladores, com comissionamento no local. O agente extrai os fatos da base de conhecimento, dos registros do cliente e do perfil da empresa. Cada número precisa de uma fonte. Se um preço estiver ausente ou se vários clientes corresponderem, ele pergunta em vez de adivinhar. Verifica-se a pré-visualização e confirma-se. Somente então o PDF é criado, numerado e armazenado no Workspace, como qualquer outro documento. E o mesmo agente opera via API e como uma ferramenta MCP.

Assinar e verificar

A assinatura ocorre onde o documento já se encontra. Envie a emenda do arquivo. O signatário recebe um link, confirma com um código SMS e assina no navegador ou no telefone. O PDF assinado, com seu certificado de assinatura, fica ao lado do original. E qualquer pessoa pode verificar a assinatura posteriormente, de forma independente, em uma página de verificação pública.

Seus arquivos precisam ser transferidos?

Seus arquivos precisam ser transferidos? Não, a menos que o senhor deseje. Uma montagem de armazenamento conecta seu NAS, seu servidor ou seu bucket na nuvem, e o senhor escolhe por conexão. Índice: os arquivos permanecem em seu armazenamento e nunca são alterados. O PaperOffice os torna pesquisáveis, executa a mesma IA sobre eles e acompanha cada alteração. Como armazenamento, via SFTP: cada novo documento é gravado diretamente em seu próprio dispositivo, criptografado com sua própria senha. Uma segunda montagem pode espelhar a primeira e, se a primeira falhar, o PaperOffice lê do espelho. Ou importar: os arquivos são transferidos para nosso próprio data center na União Europeia. De qualquer forma, o PaperOffice mantém o índice, os metadados e os resultados da IA. Traga seu próprio armazenamento e mantenha todas as capacidades de IA. Sem bloqueio de fornecedor.

Onde meus documentos residem — e quem tem acesso?

Onde seus documentos residem e quem tem acesso? Leitura, extração, pesquisa e embeddings: na memória, em nossas próprias GPUs, em nosso próprio data center na União Europeia, na Espanha. Dados de entrada, dados de saída: o modelo não retém nada. O senhor escolhe o armazenamento: o nosso, ou qualquer NAS ou servidor que fale SFTP. Seu assistente de IA recebe ferramentas, nunca o arquivo, dentro de suas permissões.

Para quem é?

Para uma equipe que deseja faturas, contratos e correspondências tratados sem um projeto de desenvolvedor. Para um integrador que constrói PaperOffice em seu próprio software. Para um desenvolvedor que deseja Document AI como uma API e como ferramentas MCP. Para um parceiro que o revende em sua própria fatura. Mesma conta, mesma entrada, mesmo motor. Sem licenças por assento: os usuários estão incluídos em todos os planos, e o uso é cobrado em créditos. E por trás disso, uma empresa fundada em dois mil e dois.

Em resumo

Um sistema de gerenciamento de documentos armazena e aguarda. PaperOffice AI lê, decide e age. Para a pessoa que pergunta, e para o agente que pergunta em seu nome. Um motor. Todas as portas. Seu armazenamento. Construído para humanos. Pronto para agentes.