Workflow Agents. Beschrijf workflows in uw eigen woorden en voer ze automatisch uit

Resultaat eerst: De grote factuur wacht op goedkeuring

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Deze video gaat over Workflow Agents. Hiermee beschrijft u een proces in uw eigen woorden, en voert PaperOffice dit automatisch uit voor elk overeenkomend document. Niemand zou een factuur van twaalfduizend euro moeten betalen voordat deze is goedgekeurd. Maar het handmatig indienen van elke factuur kost tijd. Eerst het resultaat. Zojuist zijn twee facturen binnengekomen van Veldtmann. Onze Workflow Agent heeft de kleinere voor tweeduizenddriehonderdvijftig euro al gemarkeerd als gecontroleerd, zonder verdere vragen. Voor het grote bedrag van meer dan twaalfduizend euro is hij gestopt. Nu wacht er een goedkeuringsopdracht met leverancier, factuurnummer en bedrag. Nadat u deze heeft goedgekeurd, gaat de agent verder en markeert ook deze factuur als gecontroleerd. Zo bouwt u dit zelf: maak een Workflow Agent, selecteer de startgebeurtenis, beschrijf het proces in Prompt Studio, test het veilig, schakel automatisering in en bekijk de uitvoeringen.

Hoofdstuk 1: Overzicht van Workflow Agents

Een Workflow Agent is een AI-agent die uw documenten verwerkt volgens een instructie. U schrijft de instructie niet als programma, maar in gewone taal. Uw Workflow Agents vindt u onder Workflow AI. De lijst toont voor elke agent wanneer deze start, of automatisering aan staat en welke documentintelligentie vereist is.

Hoofdstuk 2: Het maken van de agent en de startgebeurtenis

Voor de test hebben we de POFID van een kleine factuur nodig, dit is de documentidentificatie. Dit doet u met één klik in de lijst: selecteer de factuur, ga naar Acties en kies POFID. Nu de nieuwe Workflow Agent. Deze krijgt een naam, Factuurgoedkeuring, en een beschrijving in gewone zinnen: facturen boven de vijfduizend euro moeten wachten op goedkeuring, kleinere worden gemarkeerd als gecontroleerd. Onder Documentintelligentie bepaalt u hoe grondig een document vooraf moet worden uitgelezen. Premium is vooraf geselecteerd en leest al het bedrag, de leverancier en het factuurnummer automatisch uit. U bepaalt precies welke velden worden uitgelezen via IDP Agents; daar is een aflevering over. Dan de startgebeurtenis. Er zijn er zes. Alleen handmatig betekent: De agent start alleen wanneer u hem activeert. Nadat AI-DMS is afgerond, start deze met elk nieuw document zodra dit is uitgelezen. Daarnaast kan deze starten wanneer een metaveld verandert, wanneer iemand een taak voltooit, wanneer een goedkeuring klaar is, of zodra een document volledig is ondertekend. Nadat AI-DMS is afgerond, start de agent zodra een nieuwe factuur volledig is geëxtraheerd. Onder Filters geven we aan voor welke documenten dit geldt: alleen in de Workspace Workflow-Demo en alleen voor het documenttype Factuur. We hoeven ons hier geen zorgen te maken over herhaalde triggers. Deze optie voorkomt dat dezelfde agent meerdere keren achter elkaar start voor hetzelfde document. Klik op Opslaan, en Prompt Studio opent.

Hoofdstuk 3: De Prompt Studio

Dit is de Prompt Studio. Links ziet u onze beschrijving. Door op ‘Agentinstructie aanmaken’ te klikken, genereert PaperOffice een nauwkeurige instructie voor de agent. In het midden ziet u wat er is begrepen: de taak in één zin, de herkende regels en de betrokken velden. Daaronder ziet u waarom de instructie zo is gestructureerd en hoe de agent weet wanneer hij klaar is. Neem de tijd om dit zorgvuldig door te lezen. Als iets afwijkt van wat u bedoelde, bewerk dan de beschrijving en genereer de instructie opnieuw. De toolflow toont welke tools de agent gebruikt: hij leest het document en past indien nodig een veld aan. Hij ontvangt geen andere tools dan die zijn gespecificeerd in zijn instructies. Rechts staat de voltooide instructie in het Engels, zodat de agent deze duidelijk begrijpt. Alles ziet er goed uit; sla op en test.

Hoofdstuk 4: Test met vertrouwen: de droogloop

We testen met een droogloop: de agent werkt aan een echt document, maar verandert niets. We plakken de POFID van de kleine factuur en starten. Droogloop succesvol. De agent heeft het bedrag gevonden, negentienhonderdtachtig euro, onder de drempelwaarde, en zou de factuur als gecontroleerd markeren. Hieronder ziet u elke stap: eerst las hij het document, daarna bereidde hij de wijziging voor. Deze werd niet uitgevoerd; dit was slechts een simulatie. Pas na een succesvolle test kunt u de automatisering inschakelen. Op deze manier loopt er geen agent op uw documenten die u niet eerst hebt getest.

Hoofdstuk 5: Automatiseringsmodus inschakelen

We schakelen nu de automatiseringsmodus in. Vanaf nu reageert de agent automatisch op de startgebeurtenis. Er is ook de instelling ‘Uitvoeringsgoedkeuring’. Als deze is ingeschakeld, vraagt de agent een persoon om goedkeuring voor elke wijziging, per document. We willen alleen worden gevraagd voor grote facturen, dus hebben we onze goedkeuringsvoorwaarde in de beschrijving geplaatst.

Hoofdstuk 6: Twee facturen zijn binnengekomen

Nu voor de echte test. Er komen twee nieuwe facturen van Veldtmann binnen: één voor tweeduizenddriehonderdvijftig euro en één voor twaalfduizend achthonderdvijfentwintig euro. Eerst leest de verwerking AI-DMS de documenten in, waarna onze agent automatisch start voor elke factuur afzonderlijk. Ik spoel door. In de kolom Documentstatus ziet u het resultaat: de kleine factuur is al gecontroleerd. Voor de grote wordt nog niets weergegeven omdat de agent hier heeft gepauzeerd. De kolom Automatisering toont dit ook: het zandlopertje naast Workflow betekent dat er op goedkeuring wordt gewacht. Onder Taken voor Human In The Loop wacht de factuurgoedkeuring nu met leverancier, factuurnummer en bedrag. In de taak ziet u links de factuur zelf en rechts de details. Deze is momenteel aan ons toegewezen. Als iemand anders moet beslissen, zoals het management, stuur de taak dan eenvoudig door. Wij keuren deze goed met een korte opmerking. De agent gaat vervolgens met zijn werk door. Laten we terugkijken op de documentlijst: nu is ook de grote factuur gecontroleerd.

Hoofdstuk 7: Uitvoeringen bekijken

U kunt zien wat de agent heeft gedaan in zijn uitvoeringen. De snelste manier is via het menu in zijn rij. Hier ziet u de runs van deze agent, allemaal voltooid, elk met een document, startgebeurtenis en duur. In detail staat er één zin wat de agent heeft gedaan: goedkeuring ontvangen, status ingesteld op gecontroleerd. Daarna volgt het volledige proces: eerst de instructie als stap nul, dan elke stap van de agent met zijn resultaat, en tot slot de velden die hij heeft gewijzigd. Op deze manier kunt u later elk besluit terugvolgen.

Hoofdstuk 8: Tips uit de praktijk

Nog een paar tips. Schrijf de beschrijving alsof u het proces aan een nieuwe collega uitlegt: met een duidelijke drempel, de betrokken velden en wat de agent mag wijzigen. Definieer het toepassingsgebied van uw agent door filters te gebruiken om aan te geven op welke documenten deze van toepassing is. Test elke herziene beschrijving eerst in de droogloopmodus. Voor gevoelige workflows schakelt u bovendien uitvoeringsgoedkeuring in en controleert u de uitvoeringen regelmatig tijdens de eerste dagen. Samenvattend: u beschrijft een Workflow Agent in uw eigen woorden. U selecteert de startgebeurtenis en gebruikt filters om te definiëren op welke documenten deze van toepassing is. Hiermee maakt u de instructie in Prompt Studio, test u veilig in de droogloop en schakelt u pas daarna automatisering in. Waar een persoon moet beslissen, pauzeert de agent en wacht op goedkeuring. In de volgende video verbinden we PaperOffice met de buitenwereld: e-mailpostvak, opslag en scanner, uw eigen NAS, API-sleutels en AI-assistenten zoals Claude en ChatGPT. Tot de volgende keer bij de PaperOffice AI Academy.