Zoeken en ordenen: vind elk document in seconden

Vragen stellen in plaats van zoeken

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Deze film gaat over zoeken en ordenen: hoe u elk document in seconden terugvindt, zonder mappenstructuren te onderhouden. Eerst het resultaat. We stellen gewoon de vraag: Welke facturen heeft Veldtmann verstuurd? PaperOffice begrijpt de vraag, vindt de relevante documenten en markeert precies waar het antwoord in het document staat. Alles blijft ook netjes geordend: in virtuele mappen die de AI zelf voorstelt, en met verbindingen tussen documenten en leveranciers. Zo gaan we te werk: eerst het zoeken, dan het zoeken op betekenis, getallen en bedragen, filters en groepen, virtuele mappen, documenttypen, verbindingen, en tot slot de tijdlijn en versies.

Zoeken

U zoekt in het zoekveld bovenaan. Links schakelt u tussen Agent vragen en Zoeken. We blijven bij Zoeken en zoeken hier in deze Workspace naar Veldtmann. PaperOffice zoekt tegelijkertijd op vier plaatsen: in de bestandsnaam en de gegevensvelden, in de herkende tekst, in de herkende bedrijven, personen en bedragen, en op betekenis. Dit levert één lijst op. Helemaal bovenaan ziet u de beste treffer. De relevantie-indicator laat zien waar een resultaat vandaan komt en hoe goed het bij uw zoekopdracht past. Opent u een resultaat, dan springt het voorbeeld naar de plaats van de treffer en markeert die in het document. Gebruik de pijltjes om naar de volgende treffer te gaan en door alle voorkomens te navigeren. Met één klik zoekt u niet alleen in de Workspace, maar in alle Workspaces. En uw recente zoekopdrachten staan altijd klaar.

Zoeken op betekenis

U hoeft niet te weten welk woord op het document staat. Stel gewoon een vraag, bijvoorbeeld: Welke contracten worden automatisch verlengd en wat is de opzegtermijn? U vindt de relevante contracten, ook als ze een heel andere formulering gebruiken. De relevantie-indicator laat zien dat dit treffers op basis van betekenis zijn. De vuistregel: één of twee zoekwoorden worden door PaperOffice letterlijk en razendsnel gezocht. Volledige zinnen en vragen worden op hun betekenis begrepen. Het zoeken op betekenis is beschikbaar in Workspaces met niveau AI-DMS Premium of hoger. U kiest het niveau per Workspace afzonderlijk.

Getallen en bedragen

U kunt getallen direct zoeken: een factuurnummer, een inkoopordernummer of een pakbonnummer, precies zoals ze op het document staan. PaperOffice herkent een bedrag met scheidingstekens en valuta als bedrag. Zo vindt u meteen alle documenten die bij het proces van 18.500 euro horen: bestelling, factuur en betaling. En een IBAN zonder spaties invoeren, levert elk document op dat dit bankrekeningnummer bevat. Dat is vooral handig als een leverancier ineens nieuwe bankgegevens stuurt.

Filteren en groeperen

Filters beperken de lijst. We tonen alleen facturen die in de laatste 30 dagen zijn toegevoegd. Nog sneller: klik op een waarde in de lijst, zoals een documenttype of sleutelwoord, om de lijst daarop te filteren. Groeperen ordent de lijst opnieuw, bijvoorbeeld op afzender. Zo ziet u in één oogopslag welke documenten van welke leverancier komen. Een combinatie die u vaak nodig heeft, kunt u opslaan als weergave. En met één klik zet u alle filters terug.

Virtuele mappen

Denkt u liever in mappen, dan kunt u de mapweergave inschakelen. Niemand maakt handmatig mappen aan: tijdens de verwerking stelt de AI voor elk document geschikte opslagpaden voor en voegt die toe aan uw bestaande structuur. In het document ziet u de voorstellen onder Opslagpaden. U kunt extra paden toevoegen, bijvoorbeeld een map voor de jaarrekeningen. Het mooie is dat de mappen virtueel zijn. Een document kan tegelijk in meerdere mappen staan zonder gedupliceerd te worden.

Documenttypen

De AI herkent automatisch het type document: factuur, pakbon, contract en nog veel meer. De lijst vindt u onder Documenttypen. Ontbreekt een type, dan maakt u er een aan, bijvoorbeeld Onderhoudsrapport. Beschrijf met een korte instructie aan de AI hoe het dit type moet herkennen. Staat het type voor de classificatie actief, dan wijst de AI nieuwe documenten er vanaf nu automatisch aan toe. In de film over IDP Agents laten we zien welke agent de gegevens daaruit leest.

Verbindingen

Elk document weet met wie het te maken heeft. Onder Verbindingen vindt u de zakelijke partner die de AI uit het briefpapier heeft herkend. U koppelt documenten door ze te slepen, bijvoorbeeld de pakbon naar de factuur, en kiest dan “Hoort bij” als soort verbinding. Vanaf dan springt u direct van het ene document naar het andere. En onder Organisaties ziet u elke leverancier met al zijn documenten, in alle Workspaces.

Tijdlijn en versies

De tijdlijn ordent documenten op datum, bijvoorbeeld op vervaldatum. Zo ziet u wat er deze maand aankomt. Verandert een contract, dan uploadt u de wijziging als nieuwe versie. Het document blijft hetzelfde, met alle verbindingen intact, en de vorige versie blijft bewaard. Versies vergelijken laat zien hoe sterk twee versies op elkaar lijken, welke pagina’s zijn gewijzigd, en vat de wijzigingen in een paar zinnen samen. En als de oude versie toch de juiste was, dan herstelt u die als nieuwe versie. Er gaat niets verloren.

Samenvatting

Dat was zoeken en ordenen: alles zoeken, vragen in plaats van zoekwoorden, filters en groepen, virtuele mappen, eigen documenttypen, verbindingen, tijdlijn en versies. In de volgende afleveringen bekijken we de IDP Agents en hoe u documenten veilig via de browser en per telefoon deelt. Tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.