Aan de slag met PaperOffice AI: Workspace, documenten, agent en zoeken

Hallo en welkom bij de PaperOffice AI Academy. Vandaag behandelen we de eerste stappen: We maken een Workspace, uploaden documenten en onderzoeken wat de AI ermee doet. Daarna zoeken we documenten weer op, stellen vragen aan de agent, delen Workspace zelfs via de telefoon en verbinden we PaperOffice met Claude. Hiervoor heeft u alleen een browser nodig. Ter verduidelijking vooraf: PaperOffice AI is een documentmanagementsysteem dat uw documenten begrijpt. Het werkt in de browser, als app op uw mobiele telefoon en via een interface. Uw documenten worden opgeslagen in Workspaces, bijvoorbeeld één per bedrijf, project of klant. En de AI leest elk document: het identificeert het type, wijst een beschrijvende naam, trefwoorden en een samenvatting toe. Daarnaast is er een agent aan wie u vragen kunt stellen over uw documenten, een zoekfunctie die inhoud vindt, mogelijkheden voor extern delen en de verbinding met Claude.

Aan de slag: De rondleiding

Na het inloggen komt u op uw overzichtspagina terecht: taken, meldingen, een paar snelle tools en de weg naar Claude en ChatGPT. Links ziet u alle gebieden van de app. In eerste instantie heeft u voornamelijk Document AI nodig: hier bevinden zich uw Workspaces en documenten. Bovenaan vindt u de agent- en zoekfunctionaliteit. Beide zijn toegankelijk vanaf elke pagina. En via uw profiel kunt u Help en Learning bereiken: voor de introductierondleiding, de Probleemoplosser en ondersteuning. Uw leeronderdelen worden ook bovenaan weergegeven.

Stap 1: Maak een Workspace

Laten we beginnen. In het overzicht van Workspaces klik ik op Nieuwe Workspace aanmaken. Een Workspace is als een speciale archiefkast, bijvoorbeeld voor een bedrijf, een project of een klant. Ik noem het Northstar Industrial en kies het type: Bedrijf. De verwerkingstaal is ingesteld op Engels. De AI zal deze taal later gebruiken voor samenvattingen, namen en velden. Voor de opslaglocatie kiest u tussen het PaperOffice EU-datacenter en uw eigen opslag, BYOS (Bring Your Own Storage). Uw bestanden leven dan op uw eigen server of NAS, die u tevoren hebt ingesteld onder Connectors. Belangrijk: de opslaglocatie kan na het aanmaken niet meer worden gewijzigd. In het tabblad Type Workspace gaat het om bescherming en bewijslast. Er zijn drie niveaus. Standaard is het instapniveau: opslaan en vinden. Business is voor dagelijks werk: delen, beschermen, herstellen. Dit is onze aanbeveling, en alleen Workspaces van het type Business kan extern worden gedeeld. Compliance is het hoogste niveau, voor bewijslast en audit-klaarheid, bijvoorbeeld bij strikte bewaartermijnen. Compliance kost extra, ondersteunt geen eigen opslag en kan niet extern worden gedeeld. Upgraden is altijd mogelijk; downgraden niet. In het tabblad AI-DMS definieert u hoe grondig de AI uw documenten begrijpt. Alleen opslag, zonder AI, is geschikt voor puur archiveren. U kunt de bestanden later nog verwerken. Basic maakt uw archief doorzoekbaar: tekstherkenning, classificatie en trefwoorden. Premium is de beste standaardinstelling voor zakelijke documenten, met semantisch zoeken, zakelijke velden en relaties. Ultra extrahert het maximum: tabellen, formulieren en afbeeldingen worden gelezen, documenten worden aan elkaar gekoppeld en elk document krijgt een beveiligingscontrole. Voor onze demo gebruik ik Ultra. Onder Documenttype selecteer ik Automatische herkenning. De AI wijst dan elk document toe aan het juiste type, zoals factuur, leveringsbon of contract. Onder Toegangsbeveiliging kunt u een Workspace verder beveiligen met een wachtwoord, een sms-code of het vier-ogen-principe. Voor onze demo slaan we dit over. En onder Delen kunt u de Workspace later extern delen: per e-mail voor toegang in de browser, of via de telefoon. Ik laat u dat zo meteen in detail zien. Ik sla op, controleer de samenvatting en maak de Workspace aan.

Stap 2: Documenten uploaden

De nieuwe Workspace is nog leeg. Ik open deze en klik op Document toevoegen. Ik selecteer hier de bestanden: de documenten van ons demo-bedrijf Northstar, inclusief facturen, leveringsbonnen, contracten en bankafschriften, evenals scans en foto’s van de mobiele telefoon. De bestanden worden geüpload en de AI begint direct met lezen. Bij veel documenten duurt dit even, dus ik spoel door. Uploaden is slechts één optie. Documenten kunnen ook worden geïmporteerd vanaf mobiele apparaten, rechtstreeks vanaf scanners, via screenshots of websites, en hele mappen kunnen tegelijk worden verwerkt met de bulk-importer.

Stap 3: Resultaat, agent en zoekopdracht

Zo ziet het resultaat eruit. De bestanden zijn voorzien van beschrijvende namen, samen met titels en korte samenvattingen. Daarnaast worden documenttypen en trefwoorden weergegeven. Dit alles is gegenereerd door de AI. Nu stel ik de vraag aan de agent. Bijvoorbeeld: Wat is er gebeurd in project X200 voor Norvexa? De agent doorzoekt de Workspace, leest de relevante documenten en beantwoordt in volledige zinnen: levering, verstoring en acceptatie in september. En het citeert zijn bronnen, die ik direct kan openen. De zoekopdracht vindt niet alleen bestandsnamen, maar ook inhoud. Ik zoek naar: opzegtermijn. Daar is hij: de wijziging van de hoofdovereenkomst met Norvexa. De termijn staat niet in de bestandsnaam maar in de inhoud, en de zoekopdracht vindt het toch.

Stap 4: Een document in detail

Laten we een document openen: de creditfactuur van Veldtmann voor negenhonderdvijftig euro. Links ziet u het origineel; rechts ziet u alles wat PaperOffice AI ervan heeft gemaakt. Het Cover Sheet toont de titel en samenvatting, een opmerking dat u het document revision-proof kunt maken, en de Workspace waarin het zich bevindt. Onder Eigenschappen vindt u status, naam, documenttype en trefwoorden. De gegevensvelden bevatten alles wat de AI heeft geëxtraheerd, hier de regel met hoeveelheid en prijs. Met één klik kopieert u dit naar Excel. Onder Activiteiten kunt u notities en taken voor het document aanmaken. De audit toont de beveiligingscontrole van Ultra, met twaalf controles, waaronder die op berekeningswaarden en belastingen. Alles is hier in orde. Revisions logt elke verandering zodra u het document revision-proof maakt. En Connections toont waaraan het document gekoppeld is, bijvoorbeeld de zakelijke partner Veldtmann.

Delen via telefoon: Maak een telefoonagent

Nu voor mijn favoriete deel: delen via de telefoon. Stel u heeft uw belastingadviseur die snel wat informatie uit uw administratie nodig heeft. Hij belt gewoon en vraagt ernaar. Geen app en geen inloggen. Maak hiervoor een telefonische agent aan onder Conversation AI. Ik noem het Northstar Phone Sharing en selecteer de rol: Beveiligde agent. Dit betekent dat bellers zich moeten verifiëren met hun mobiele nummer en pincode. Onder Telefoon activeer ik de inbeloptie. PaperOffice biedt een inbelnummer per land; ik selecteer Duitsland. Onder Agent kunt u de taal, stem en begroeting instellen, en beschrijven hoe de agent zich moet gedragen. En onder Kennis beslist u welke Workspaces deze mag raadplegen. Ik sta alleen onze Northstar Workspace toe en sla op.

Delen via de telefoon: De share instellen

Nu het delen zelf. In de Workspace, onder Bewerken, het tabblad Delen, Nieuw extern deel. Als kanaal kies ik Telefoon. De agent is al geselecteerd. Ik voer het mobiele nummer van mijn contactpersoon en een pincode in; beide zijn vervaagd in de video. Onder Levering voeg ik een e-mailadres toe voor het geval de beller documenten naar zich toe wil sturen. Onder Stem stelt u taal en stem in. Onder Agent kunt u de telefonische agent aanvullende instructies geven voor dit deel. Het deel is dertig dagen geldig. Sla op en activeer het deel. En zo klinkt het. De beller belt het toegangsnummer, voert zijn pincode in en stelt zijn vragen. Laten we luisteren.

(Het gesprek zelf staat in de ondertiteling.)

De antwoorden kwamen rechtstreeks uit de documenten in de Workspace, met bedragen, data’s en vervaldagen, en de agent corrigeerde het verkeerd gehoorde naam vanzelf. Het weet alleen wat er in deze Workspace staat.

Claude: Stel PaperOffice in

Tot slot een blik vooruit: PaperOffice AI kan worden aangesloten op Claude. Onder uw profiel vindt u Instellen PaperOffice. Hier verbindt u de mobiele app en Claude. In Claude voegt u PaperOffice toe onder Instellingen > Connectors en verbindt uw account één keer. Daarna zal Claude met uw documenten werken, altijd alleen gebruikmakend van uw rechten. Vraag bijvoorbeeld aan Claude welke facturen van Veldtmann in de Workspace staan. Claude zoekt door PaperOffice en antwoordt met factuurnummers, data’s en bedragen. Samenvattend: maak een Workspace aan, upload documenten, en de AI doet de rest. Het begrijpt elk document, de agent beantwoordt uw vragen, zoeken vindt inhoud in plaats van alleen bestandsnamen, en delen werkt in de browser of via de telefoon. De komende video’s behandelen veiligheidscontroles met quarantaine, delen via browser en telefoon, evenals het vinden en organiseren van bestanden. Bedankt voor het kijken, en tot de volgende keer in de PaperOffice AI Academy.