Bureau du shérif du comté de Baldwin
Le bureau du shérif du comté de Baldwin, qui dessert le plus grand comté de l'Alabama par sa superficie, a révolutionné sa gestion des dossiers et le traitement des demandes de documents publics.
La confiance des entreprises leaders dans le monde
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La situation
Le comté de Baldwin, le plus grand de l'Alabama, génère quotidiennement des milliers de documents liés à l'application de la loi : rapports d'incidents, dossiers d'arrestation, registres de preuves et documents judiciaires. La division des archives était submergée par les demandes de documents publics.
Les lois de l'Alabama sur les archives ouvertes exigent une réponse rapide aux demandes d'informations publiques. Le traitement manuel de ces demandes créait des retards et des problèmes juridiques potentiels.
Les agents passaient un temps considérable sur la paperasse, au détriment de la police de proximité. La recherche de documents liés aux dossiers à travers plusieurs systèmes était inefficace.
Nous sommes le plus grand comté de l'Alabama en superficie. Nos adjoints couvrent 1 600 miles carrés. Ils doivent se concentrer sur la sécurité des citoyens, pas sur le classement de papiers.
Défi & Solution
Défis
- Des milliers de dossiers générés quotidiennement sur 1 600 miles carrés
- Demandes de documents publics dépassant les délais légaux
- Exigences de conformité CJIS pour les données sensibles
- Agents passant 25 % de leur temps sur la paperasse
- Plusieurs systèmes hérités sans intégration
Solutions avec PaperOffice
- Classification et archivage des rapports d'incidents par l'IA
- Traitement automatisé des demandes de documents publics
- Gestion documentaire sécurisée conforme à la norme CJIS
- Soumission de rapports mobiles pour les adjoints sur le terrain
- Documentation des preuves avec suivi de la chaîne de possession
Le processus de mise en œuvre
Résultats mesurables
Avant vs. Après
PaperOffice a redonné à nos adjoints du temps pour le vrai travail de police. Notre division des archives, qui redoutait les demandes de documents publics, les traite désormais le jour même. C'est une victoire pour la transparence et l'efficacité.
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Protéger et servir mieux
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