La signature électronique PaperOffice vous guide du document au certificat d’achèvement (piste d’audit) — avec vérification d’identité par SMS, une piste d’audit forensique et une signature électronique simple (SES) conforme au règlement eIDAS. Voici comment fonctionne le premier envoi.
Sélectionnez le document et lancez la signature
Ouvrez l’aperçu des documents, sélectionnez le document (PDF, Word ou Excel), et lancez l’envoi pour signature. La boîte de dialogue vous guide à travers les destinataires, le message et les options en quelques étapes.
Définissez les destinataires et le canal de livraison
Ajoutez un ou plusieurs destinataires — les demandes multipartites avec un ordre de signature sont prises en charge. Canaux de livraison disponibles : email, SMS, lien direct ou code QR.
Modèle, validité et rappels
Choisissez l’un des modèles de message (par exemple contrat, approbation, offre, urgent) et définissez la période de validité — des préréglages de 7, 14 ou 30 jours, ou une plage personnalisée. Activez éventuellement les rappels automatiques.
Vérification et envoi
Vérifiez les destinataires, le canal et la validité dans le résumé, puis envoyez la demande. Chaque destinataire reçoit un lien de signature personnel et protégé.
Ce que le destinataire vit
Le destinataire vérifie d’abord son identité via SMS OTP (code à 6 chiffres, valable 10 minutes) — aucune signature sans preuve d’identité. Ensuite, la visualisation complète du document est obligatoire, confirmée par une case à cocher. La signature s’effectue par tactile, souris ou téléchargement ; l’empreinte numérique de l’appareil, l’adresse IP et éventuellement la position GPS sont enregistrées.
Certificat et document signé
Après achèvement, PaperOffice génère un certificat et le fusionne avec le PDF original. Il inclut la vérification SMS avec horodatage, les données de l’appareil et de l’IP, les coordonnées GPS avec une capture d’écran de la carte, la chronologie des événements (audit trail) et le hachage d’intégrité SHA-256 — incluant une déclaration du niveau de signature (SES selon eIDAS).
