Audit et mise en quarantaine : Bloquez les factures suspectes avant tout paiement

Résultat en premier : La facture a été bloquée

Bonjour et bienvenue à l’Académie PaperOffice AI. Ce film traite de l’audit et de la quarantaine: comment PaperOffice détecte les documents suspects et les bloque avant que quiconque ne paie une fausse facture. En premier lieu, le résultat. Cette facture proviendrait de Veldtmann, un fournisseur bien connu, et exige que vous payiez uniquement à un nouveau compte bancaire à partir de maintenant. PaperOffice l’a examinée, la classée comme critique et placée immédiatement en quarantaine de sécurité. La modification, le téléchargement et la suppression sont verrouillés jusqu’à ce qu’un administrateur prenne une décision. Nous allons l’examiner étape par étape: le niveau AI-DMS du Workspace, la quarantaine, les numérisations et champs de mauvaise qualité, le centre de contrôle des audits, la tâche d’examen, les doublons et enfin le stockage sécurisé contre les révisions.

Chapitre 1: Le niveau AI-DMS du Workspace

Ce que PaperOffice fait avec vos documents est défini par Workspace, via le niveau AI-DMS. Le stockage conserve uniquement les fichiers sans traitement automatique. Basic les transforme en une archive consultable, avec reconnaissance de texte, classification et mots-clés. Premium lit également les champs métier, détecte les relations entre les documents et signale les doublons. Ultra va plus loin: la reconnaissance visuelle lit les tableaux, formulaires et codes-barres, complétée par Knowledge Graph et le raisonnement inter-documents. Et dans Ultra, l’audit est inclus: PaperOffice vérifie chaque document avec douze contrôles et place les documents suspects en quarantaine. Pour cette vidéo, nous créons le Workspace Audit-Demo avec Ultra. Avant de le créer, PaperOffice affiche à nouveau les paramètres les plus importants pour votre examen. Si tout semble correct, nous créons le Workspace.

Chapitre 2 : Changement bancaire : la facture passe en quarantaine

Passons maintenant au cas sérieux. Nous téléchargeons une facture de Veldtmann, un fournisseur bien connu. En bas de la facture, il y a une note: Veuillez utiliser uniquement les nouvelles coordonnées bancaires à partir de maintenant; les précédentes ne sont plus valables. Vous pouvez déjà voir dans la liste que quelque chose ne va pas: quarantaine de sécurité, audit élevé et HITL requis, ce qui signifie qu’une personne doit l’examiner. Dans l’onglet Audit, vous pouvez voir pourquoi. L’audit signale un risque de fraude: la facture indique explicitement d’utiliser un nouveau compte bancaire et que le précédent n’est plus valide. C’est un signe classique de fraude par e-mail, par exemple lorsque quelqu’un a pris le contrôle d’une boîte mail. Sévérité huit sur dix, critique. Chaque résultat est accompagné d’une recommandation. Ici: ne traitez pas le paiement uniquement sur la base du document, et contactez le fournisseur en utilisant des coordonnées vérifiées des correspondances antérieures pour confirmer le changement. Il y a un deuxième résultat également: un risque de paiement, car la facture vous demande d’utiliser un nouvel IBAN et d’ignorer les coordonnées bancaires précédentes. À partir du niveau de sévérité sept, PaperOffice place immédiatement le document en quarantaine. La modification, le déplacement, le téléchargement et la suppression sont verrouillés; les onglets restants sont inactifs. Vous pouvez toujours voir les connexions, mais uniquement en mode lecture seule.

Chapitre 3 : Numérisations de mauvaise qualité

Dans la pratique quotidienne, les documents n’arrivent rarement dans un état parfait. Nous téléchargeons trois cas typiques: une facture de fret avec une tache de café, un bon de livraison issu d’une imprimante à matrice de points et une facture photographiée avec un téléphone portable. PaperOffice extrait également ces documents. Chacun reçoit un nom descriptif, un bref résumé et ses champs de données: numéro de document, émetteur, destinataire, référence et montants. Sur la facture de fret de Britannia Freight, la tache de café se trouve au milieu de la page. Le numéro de document, l’expéditeur et le montant total des deux lignes sont toujours correctement capturés dans leurs champs respectifs. Survolez un champ avec votre souris, et la vue à gauche saute directement vers l’endroit du document d’où provient la valeur. Ainsi, vous pouvez immédiatement vérifier si elle est correcte. Le bon de livraison issu de l’imprimante à matrice de points présente des caractères pâles et pointillés sur un papier continu gris. Le numéro du bon de livraison, le numéro de commande et les adresses restent clairement lisibles. Et la photo prise avec le téléphone portable: prise en angle sur une table en bois. PaperOffice la lit comme une numérisation, avec le numéro de facture, l’émetteur, l’identifiant fiscal et le montant de mille neuf cents euros. Une numérisation de mauvaise qualité n’est pas encore un résultat d’audit. Les trois documents ont passé l’audit sans aucun signal critique.

Chapitre 4 : Vérifier et modifier les champs

Si une valeur est incorrecte ou doit être modifiée, vous pouvez la changer directement dans le champ: cliquez simplement dessus, modifiez la valeur et c’est terminé. PaperOffice enregistre la modification immédiatement, et l’aperçu affiche ensuite qui a modifié le document pour la dernière fois et quand. Un historique des modifications infalsifiable est inclus avec un stockage sécurisé contre les révisions. Plus de détails à ce sujet à la fin.

Chapitre 5 : Quarantaine en un coup d’œil

Retour à la facture avec les nouveaux détails bancaires: vous ne pouvez pas simplement la supprimer. Un administrateur doit d’abord prendre une décision. Cela garantit qu’aucune preuve ne disparaît avant que quiconque n’ait examiné le dossier. Pour s’assurer qu’aucun dossier ne passe entre les mailles du filet, filtrez votre recherche par Audit: audit requis, risque d’audit élevé, HITL requis ou quarantaine de sécurité. Avec la quarantaine de sécurité, exactement une facture reste dans notre Workspace. Dans le hub de documents, chaque Workspace indique combien de documents sont actuellement en quarantaine. Le filtre avec quarantaine affiche uniquement ces Workspaces. Dans les paramètres, vous pouvez définir si PaperOffice place automatiquement les documents en quarantaine lors d’un résultat critique d’audit, et à quel niveau de sévérité. Par défaut, cela est réglé sur sept sur dix.

Chapitre 6 : Le centre de contrôle des audits

Le centre de contrôle des audits résume l’ensemble : deux résultats, deux examens en attente, douze contrôles, sévérité maximale huit. À côté, l’analyse des risques de fraude rédigée en phrases complètes. Ci-dessous, vous verrez les douze contrôles : intégrité financière, conformité fiscale, risque de fraude, incohérence géographique, cohérence des données, données manquantes, vérification de plausibilité, risque de paiement, authenticité visuelle, conformité réglementaire, exposition de données sensibles et contenu menaçant. Deux sont signalés avec un risque élevé et sans coche verte. Ci-dessous figurent les résultats avec leur sévérité, leur raisonnement et leur recommandation. Vous pouvez marquer chaque résultat comme examiné ou créer une tâche à partir de celui-ci. Pour vos archives ou pour votre expert-comptable, vous pouvez exporter le résultat sous forme de rapport PDF, éventuellement accompagné du document original.

Chapitre 7 : Décider de la tâche d’examen

En un seul clic, vous transformez le résultat en une tâche d’examen. Elle rejoint les tâches Human in the Loop, où votre équipe la traite. Les tâches d’audit vous offrent quatre options. Examen complet, lorsque le résultat a été vérifié. Aucune action requise, lorsqu’il n’y a aucun risque. Non réalisable, et le résultat reste ouvert. Ou transférer la tâche à quelqu’un d’autre. Lorsqu’un compte bancaire change, la règle est de rappeler le fournisseur en utilisant le numéro que vous connaissez déjà, jamais celui figurant sur la nouvelle facture. Enregistrez vos résultats en tant que commentaire et terminez l’examen. Seul un administrateur peut lever la quarantaine, après une confirmation explicite. Ici, le changement de compte n’était pas authentique. Nous annulons donc, le document reste en quarantaine et personne ne paie sur le mauvais compte.

Chapitre 8 : Les doublons

Un cas classique: la même facture arrive deux fois, une fois en original puis à nouveau sous forme de scan. À partir de AI-DMS Premium, PaperOffice le reconnaît. Au-dessus du deuxième document, il affiche: doublon possible, ainsi que le nom, le Workspace et la date de l’original. Les raisons sont indiquées: même numéro de document, même émetteur, même montant et même référence. L’audit signale également le doublon comme un résultat avec un niveau de sévérité cinq. Cela est en dessous du seuil de sept. Le document ne va donc pas en quarantaine, mais une personne devrait l’examiner. En un clic, vous ouvrez l’original pour comparer. S’il ne s’agit vraiment pas d’un doublon, marquez-le comme Pas de doublon.

Chapitre 9 : Stockage sécurisé contre les révisions et conservation légale

Pour les documents que vous devez conserver, il existe le stockage sécurisé contre les révisions. Au-dessus du document, il est toujours indiqué: non sécurisé contre les révisions. Nous l’activons dans l’onglet Révisions: choisissez le pays et le type de document, ce qui définit la période de conservation, ici six ans pour un enregistrement de TVA au Royaume-Uni. Elle commence immédiatement, et PaperOffice affiche la date de fin calculée. Après cela, le document est stocké de manière immuable et ne peut ni être supprimé ni déplacé jusqu’à la fin de la période de conservation. PaperOffice consigne tout ce qui arrive au document, à l’abri de toute falsification, dans l’onglet Révisions. Cela est irréversible par conception. À tout moment, vous pouvez ensuite créer un certificat de conformité: un PDF contenant la preuve d’intégrité, un code QR et un lien de vérification public. Si un litige juridique ou un contrôle fiscal est en cours, un administrateur peut également définir une conservation légale via l’API, par exemple depuis votre propre workflow. Le document affichera cela immédiatement et restera conservé au-delà de la date limite jusqu’à ce que la conservation soit levée. Pour résumer: choisissez AI-DMS Ultra pour les documents importants, et le contrôle des audits vérifie chaque document avec douze contrôles. Les résultats critiques placent immédiatement le document en quarantaine, et seul un administrateur peut le libérer après examen. PaperOffice lit également les numérisations de mauvaise qualité, vous vérifiez chaque valeur à sa source, PaperOffice signale les doublons automatiquement, et vous stockez les documents importants de manière sécurisée contre les révisions. À bientôt dans l’Académie PaperOffice AI.