La boîte de réception qui pense avec vous : PaperOffice AI dans n8n, étape par étape

Bonjour et bienvenue dans la PaperOffice AI Academy. Dans cet épisode, nous construisons une boîte de réception intelligente dans n8n qui réfléchit avec vous. Un scan par lots arrive, et à la fin, chaque document est reconnu, classé, vérifié et apparié avec sa commande. Là où quelque chose ne correspond pas, un humain décide.

Résultat en premier : Une exécution réelle, les humains décident

Avant de construire quoi que ce soit, examinons d’abord le résultat. Un exemple concret. Ensuite, nous le construirons étape par étape. Notre exemple est un scan par lots de six pages : un bon de commande, un bon de livraison et quatre factures. Sur l’une d’elles, un nouveau numéro de compte bancaire apparaît soudainement. J’envoie le lot de numérisation au webhook. Six pages dans un seul PDF, telles qu’elles sortent du scanner. Dans la liste d’exécution, le traitement démarre. Split sépare les documents, IDP lit les champs, et chaque facture signalée passe par la vérification Ultra. Cela prend quelques minutes, donc j’avance rapidement. L’exécution du workflow a reconnu six documents, les a classés et les a mis en correspondance avec les commandes. Pour chaque document présentant un motif, une tâche est désormais en attente. Le workflow est en pause, attendant notre décision. Dans PaperOffice, les tâches sont listées sous Human in the Loop, chacune avec sa raison. PaperOffice connaît déjà cette facture. Il s’agit de la deuxième copie de la facture Iberica, avec un cachet de réception. Le workflow signale le doublon, et la vue d’examen identifie l’original. Je la rejette, avec une raison. Pour cette facture, le contrôle signale un risque élevé de fraude : le fournisseur indique un nouveau compte bancaire. À partir d’un score de sept, un document est automatiquement mis en quarantaine. Je rejette également celui-ci. La facture de quarante-sept mille cinq cents euros ne présente rien de suspect. Avant de l’approuver, je confirme les champs extraits. Ensuite : Approve. Je décide des trois tâches restantes de la même manière. Chaque décision réveille l’exécution via le deuxième webhook. Après la dernière décision, l’exécution est terminée : environ trente minutes, dont la majeure partie a été passée à nous attendre. Le résultat dans PaperOffice : les documents approuvés se trouvent dans Northstar Documents, et les factures sont protégées contre toute altération jusqu’à la fin de l’année 2036. Sous Activities, se trouve la note du workflow. La facture en double se trouve dans le Workspace Quarantine, avec un Legal Hold et une note également. Elle ne peut plus être supprimée. Et c’est exactement la boîte de réception que nous construisons en ce moment, étape par étape, avec des nœuds HTTP simples dans n8n. Dix étapes.

Étape 1 sur 10 : Entrée

La première étape est l’entrée. J’ai préparé les nœuds pour chaque étape. Je les colle et je les place à leur emplacement. Le Webhook reçoit le fichier via POST. Il est protégé par Header-Auth : seuls ceux qui envoient la clé correcte dans l’en-tête obtiennent l’accès. Les réponses ne sont pas automatiques mais sont gérées via des nœuds de réponse dédiés. Si le fichier est manquant, le processus passe directement à la réponse et l’expéditeur reçoit immédiatement un message d’erreur clair.

Étape 2 sur 10 : Split Agent

La deuxième étape est le Split Agent. Je le connecte à l’entrée, plus précisément à la branche où se trouve le fichier. Un seul appel à l’API PaperOffice, un POST vers l’interface de tâche. Les identifiants sont stockés en tant que Header-Auth dans n8n, et non au sein du nœud lui-même. Le corps contient le modèle pdf_ai_split, le modèle d’IA ultra, la voie de traitement, une règle pour les noms de fichiers, la langue et, bien sûr, le fichier. La tâche s’exécute en arrière-plan. Par conséquent, le workflow interroge la tâche toutes les six secondes jusqu’à ce qu’elle soit terminée. Une fois le lot divisé, le workflow répond par un code 202 Accepted et poursuit son exécution sans faire attendre l’expéditeur.

Étape 3 sur 10 : Document par document

La troisième étape traite les documents un par un. La boucle prend toujours exactement un document dans les résultats de Split Agent. Ensuite, le workflow télécharge le fichier du document via son lien de téléchargement.

Étape 4 sur 10 : IDP Agent

La quatrième étape est l’IDP Agent. Une fois de plus, un seul appel, cette fois en utilisant le modèle document_idp. Pour les factures, les bons de commande et les bons de livraison, les champs suivants sont renvoyés : fournisseur, numéro, date, montants et lignes d’article, ainsi que leurs emplacements correspondants dans le document original.

Étape 5 sur 10 : Archivage + Knowledge Graph

Étape cinq : Classement et Knowledge Graph. document-put place le document dans le Workspace n8n Procurement. procurement_bind lie ensuite la facture et le bon de livraison au bon de commande correspondant, en utilisant le numéro de bon de commande qu’IDP Agent a trouvé.

Étape 6 sur 10 : AI-DMS Ultra

L’étape six est AI-DMS Ultra. Tous les documents ne nécessitent pas une analyse complète ; des règles sont donc fournies ici. Un montant supérieur à 1 000 euros, une incompatibilité de type de document, un montant obligatoire manquant ou un écart dans le rapprochement à trois voies. Si une règle s’applique, le workflow demande Ultra pour ce document spécifique.

Étape 7 sur 10 : Tâche d’audit et de révision

Étape sept : tâche d’audit et de revue. Le workflow lit le risque de fraude et son raisonnement dans le document. Via l’interface de tâche, il crée ensuite une tâche pour un humain : en spécifiant qui la révisera, la date limite, le niveau d’urgence et le document associé. C’est ici qu’un analyseur atteint ses limites. LlamaParse et Mistral OCR fournissent le texte et la structure. Ils n’incluent pas de processus de vérification avec tâche, attribution, échéance et preuve. Vous devrez le construire vous-même.

Étape 8 sur 10 : Rapprochement à trois voies

L’étape huit est le rapprochement à trois voies. La boucle possède deux sorties. La première se déclenche lorsque tous les documents sont traités. Je la connecte au rapprochement à trois voies. procurement_review vérifie chaque transaction : les bons de commande, les bons de livraison et les factures correspondent-ils en termes de montant total et d’articles ? En cas d’écart, une tâche sera également générée.

Étape 9 sur 10 : En attente de l’utilisateur

Neuvième étape : Attendre l’humain. Le workflow s’enregistre avec son adresse de réveil à PaperOffice puis passe en veille sans limite de temps. Lorsqu’une décision est prise dans PaperOffice, PaperOffice transmet cette décision à un deuxième webhook. Il identifie l’exécution en attente de cette tâche et la réveille.

Étape 10 sur 10 : Appliquer la décision

L’étape dix applique la décision. Une fois la tâche approuvée, le workflow lève un verrou d’audit en utilisant la tâche approuvée comme preuve. Ensuite, le document est transféré vers le Workspace Northstar Documents, et les factures sont rendues inviolables, avec une période de conservation commençant à la fin de l’année. En cas de rejet, le document reste verrouillé et est assigné à un Legal Hold. Dans les deux cas, le workflow écrit une note dans le fichier puis attend la prochaine décision. Dix étapes, un seul workflow et tout fonctionne sur une seule plateforme : un contrat, des données en Europe, aucun sous-traitant. Données entrantes, données sortantes. Et une fois que les documents sont dans PaperOffice, encore plus est possible sans nouveau composant : l’agent téléphonique, les questions de Claude ou ChatGPT via MCP, la recherche et les workflows dans l’application. Dans les épisodes à venir, nous examinerons de plus près des agents individuels, tels que Split, IDP et Redact. D’ici là : profitez de la création de vos propres workflows.