Agents spéciaux : séparer les numérisations par lots, lire l'écriture manuscrite, détecter les manipulations et masquer les données

D’abord le résultat : quatre cas particuliers, quatre solutions

Bonjour et bienvenue à l’Académie PaperOffice AI. Aujourd’hui, nous allons discuter de quatre spécialistes de PaperOffice qui prennent en charge pour vous des cas particuliers fastidieux. D’abord, le résultat: cinq documents propres avec des noms descriptifs sont extraits d’un scan par lots de sept pages. Un bon de livraison avec des notes manuscrites est lu. Une facture où quelqu’un a masqué les coordonnées bancaires est immédiatement signalée. Et un bulletin de paie est envoyé à votre conseiller fiscal sous forme pseudonymisée. Nous examinerons où se trouvent ces agents dans PaperOffice, puis nous étudierons chacun d’eux individuellement: Split, reconnaissance de l’écriture manuscrite, Trust et Redact.

Chapitre 1 : Où se trouvent les agents spéciaux

Vous pouvez trouver les agents spéciaux à gauche sous Document AI: Split Agent, Trust Agent et Redact Agent. C’est ici que vous créez des agents avec des paramètres fixes si vous devez effectuer la même tâche à plusieurs reprises. Le processus est initié depuis la liste des documents: sélectionnez les documents, Actions, Agents et workflows. Vous y trouverez Split, Trust et Redact. Ainsi, un document doit toujours être sélectionné en premier, suivi de l’agent.

Chapitre 2: Split Agent: Séparer les scans par lots

Premier problème: dans le service courrier, une pile entière est scannée d’un coup. Cela résulte en un PDF de sept pages contenant un bon de commande, un bon de livraison, une facture et plus encore, y compris une page séparatrice. À cette fin, nous créons un Split Agent. Nous le nommons Split mailroom et sélectionnons le niveau Premium. En conséquence, les parties individuelles seront assignées non seulement des numéros mais aussi le type de document, la date et l’expéditeur dans leurs noms. Dans l’onglet Méthode de division, vous définissez comment l’agent reconnaît où un nouveau document commence: automatiquement, par une page de garde, par un code séparateur, par un changement de type de document, après un nombre fixe de pages, par personne ou dossier, ou avec votre propre règle. Nous laissons le réglage sur Automatique. Ensuite PaperOffice détecte les limites en fonction du contenu, de l’expéditeur, de la date et du type de document; des feuilles séparatrices sont possibles mais non requises. Comme cible, nous sélectionnons le Workspace existant Mailroom 2026. Maintenant pour le scan par lots: sélectionnez les éléments dans la liste, puis cliquez sur Actions, Split et Exécuter via Split Agent. Cliquez sur Démarrer, et l’agent s’occupera du reste en arrière-plan. Après environ une minute, le moniteur affiche les documents créés: cinq documents ont été générés à partir de sept pages, chacun avec son type de document, sa date et son expéditeur dans le nom de fichier. La feuille séparatrice a été supprimée et le scan original est conservé. Un coup d’œil rapide à la liste reste utile: si la séparation est correcte, vous pouvez procéder comme d’habitude avec les champs de données, les workflows et tout le reste. Un regard sur l’un des nouveaux documents, la commande à Veldtmann: PaperOffice l’a extraite comme n’importe quel autre document, y compris le titre et un résumé avec le montant.

Chapitre 3 : Reconnaissance de l’écriture manuscrite

Deuxième problème: l’écriture manuscrite. Le client confirme notre livraison sur le bon de livraison à la main: quatre-vingt-dix-huit colis reçus, carton sept endommagé, deux colis refusés. Un scan est renvoyé. Pour cela, vous n’avez pas besoin de votre propre agent: À partir du niveau AI-DMS Ultra, PaperOffice reconnaît l’écriture manuscrite lors du traitement automatiquement. Nous chargeons donc le scan dans un Workspace avec Ultra. Même le résumé le mentionne: quatre-vingt-dix-huit sur cent colis sont arrivés, carton sept endommagé. Et dans une section séparée, Notes manuscrites, vous trouverez tout ce qui a été saisi manuellement, jusqu’à la note concernant la réclamation. Le tampon est également reconnu par PaperOffice. De cette manière, vous pouvez voir immédiatement qu’une réclamation est en cours. Veuillez vérifier brièvement toute information manuscrite sur le document lui-même, en particulier les chiffres.

Chapitre 4: Trust Agent: Détection des manipulations

Troisième problème: Deux factures de Kaltwerk avec le même numéro. À première vue, elles semblent identiques, mais dans un cas, quelqu’un a recouvert les coordonnées bancaires en bas avec un rectangle blanc et a écrit de nouvelles informations par-dessus. Le Trust Agent vérifie si des modifications ont été apportées à un PDF. Nous marquons la copie, sélectionnons Trust et lançons le contrôle d’intégrité. Pour le type de document, nous choisissons Facture, afin que PaperOffice prête également attention aux modèles typiques des factures. Avec Premium, PaperOffice met en évidence les résultats directement dans le document et crée un PDF de preuve marqué. Le résultat: Révision recommandée, avec trois résultats. Le plus significatif: Dans le texte du PDF, un numéro de compte bancaire est présent, qui est obscurci dans le document visible par une forme dessinée ultérieurement, et un autre est affiché à cet endroit. De plus, la facture répertorie des numéros de compte bancaire de divers pays. Le score de risque apparaît également sous forme d’icône dans la liste. La révision par PaperOffice a couvert quatre domaines: le contenu caché qui passe inaperçu lors d’une visualisation normale, la structure technique du PDF, une comparaison entre ce qui est visible et ce qui est stocké dans le document, et des modèles supplémentaires pour les factures utilisant le profil facture. Pour comparaison, l’original: aucune anomalie détectée. Le Trust Agent ne vous dit pas qui a commis la fraude, mais il vous montre où regarder de plus près avant d’effectuer un paiement. Un autre exemple, cette fois avec le profil Candidature et CV: Ce curriculum vitae contient une instruction pour les systèmes d’IA dans une police très claire et minuscule, pratiquement invisible pour les humains. Le Trust Agent la détecte et signale le CV comme suspect.

Chapitre 5: Redact Agent: Masquage et pseudonymisation

Quatrième problème: Le conseiller fiscal exige un bulletin de paie mais pas le nom, l’adresse ou les coordonnées bancaires de l’employé. Nous marquons le bulletin de paie et sélectionnons Redact, Modifier avec aperçu. D’abord, le scénario, c’est-à-dire ce qui est masqué: par exemple, pour une divulgation RGPD aux personnes concernées, pour le partage avec des partenaires commerciaux et des prestataires de services, ou uniquement pour les détails financiers ou de contact. PaperOffice définit les règles correspondantes en conséquence. Pour le bulletin de paie, nous sélectionnons Fichier du personnel. Lors du réglage fin, nous spécifions ce qui doit rester inchangé: le nom de l’entreprise Northstar. Pour la sortie, nous sélectionnons Pseudonymiser, qui est disponible avec le modèle Ultra. Avant que quoi que ce soit ne se produise, la revue du masquage IA met en évidence chaque champ qui est remplacé. Si quelque chose ne semble pas correct, vous pouvez le basculer d’un simple clic, et simplement faire glisser les champs manquants. Après cela, la copie affiche un nom fictif au lieu du vrai, et une adresse alternative à la place de l’actuelle. Cela garde le document lisible tout en masquant les vrais noms. Les données de santé et les signatures restent noircies. Le tableau ci-dessous indique quel nom correspond à quelle entrée. Cette information n’est disponible que dans cette boîte de dialogue et jamais dans le fichier PDF. De plus, de nouveaux pseudonymes sont attribués à chaque exécution. Veuillez les copier si vous devez maintenir la correspondance. L’original reste inchangé, et la copie pseudonymisée est placée directement à côté. Veuillez prendre un moment pour la réviser avant l’envoi. En résumé: Le Split Agent divise les scans par lots en documents individuels. L’écriture manuscrite est automatiquement reconnue par PaperOffice dans des Workspaces avec AI-DMS Ultra. Le Trust Agent indique où un PDF a été altéré. Et le Redact Agent masque ou pseudonymise, avec révision avant application. Il est toujours lancé depuis la liste des documents, via Actions et Agents et workflows. À bientôt dans l’Académie PaperOffice AI.