Partagez des documents, pas de données personnelles : anonymisez avec des pseudonymes (aperçu)

Bonjour et bienvenue dans l’Académie PaperOffice AI. Aujourd’hui, nous examinerons un problème que toute entreprise rencontre tôt ou tard: vous devez partager un document, mais pas les données personnelles qu’il contient. Voici notre situation. La paie de Northstar est auditée par un cabinet externe. Les auditeurs ont besoin du contrat de travail de Maya pour vérifier que sa rémunération est gérée correctement. Ce dont ils n’ont pas besoin, c’est de Maya elle-même: son nom, son adresse personnelle, ses identifiants personnels. Il s’agit du document Northstar HR Workspace, contenant le contrat de travail, la fiche de paie et un rapport d’incident.

Ouvrons d’abord le contrat afin que vous puissiez voir ce dont il s’agit. Voici le nom complet de Maya. Son adresse privée à Londres. Et son salaire annuel. Tout cela constitue des données personnelles et apparaît sur les trois pages. Les supprimer manuellement est lent et il est facile d’en oublier une partie. Laissez donc PaperOffice s’en charger.

De retour dans la liste, je sélectionne le contrat, ouvre Agents et workflows, et choisis Redact. Je prends Modifier avec aperçu afin de pouvoir tout vérifier avant que quoi que ce soit ne soit enregistré. D’abord, le scénario. À quoi sert le document ? Il y en a un pour les demandes RGPD, un pour le partage avec des partenaires commerciaux, et celui-ci convient le mieux : Dossier du personnel, RH.

Lors du fine-tuning, je peux nommer les éléments qui doivent rester visibles. Les auditeurs doivent toujours voir à quelle entreprise cela concerne, mais pas à quelle personne. Donc: Northstar Industrial Systems, et l’appellation courte, Northstar. Lors de l’exécution: le résultat est enregistré ici même dans ce Workspace. Le modèle est Ultra, et au lieu de boîtes noires, je choisis « Pseudonymiser ». Pseudonymiser signifie que les noms, adresses, dates et identifiants sont remplacés par des valeurs fictives cohérentes. Le document reste lisible, et les auditeurs peuvent travailler avec comme s’il s’agissait de la réalité. Et… c’est parti. Cela prend quelques secondes, alors passons directement à la suite. Voici la revue. PaperOffice a détecté les données personnelles sur les trois pages et a marqué chaque zone qu’il remplacera. Je pourrais cliquer sur une zone pour la libérer, ou tracer un rectangle pour en ajouter une. Tout semble correct, donc je vais appliquer.

Terminé. Et ce tableau est la partie intéressante : à gauche l’original, à droite ce qui se trouve dans le document maintenant. Maya Ellison est désormais une personne fictive, avec une adresse fictive et un nouveau numéro de contrat. Ce tableau n’est visible que ici. Il ne fait jamais partie du PDF. Il est destiné à vous, afin que vous sachiez ce que vous regardez lorsque vous parlez du document plus tard. Un dernier détail : chaque exécution crée de nouveaux pseudonymes. Ainsi, si vous partagez deux documents à des moments différents, personne ne pourra les relier entre eux. Depuis ici, je pourrais télécharger la copie ou l’envoyer par e-mail directement aux auditeurs.

La copie pseudonymisée se trouve désormais juste à côté de l’original. L’original lui-même reste intact. Ouvrons la copie. Maya est maintenant Sophie Foster, vivant à Glasgow. Là où aucun remplacement sûr n’existe, comme le pays, PaperOffice le noircit simplement. Et le salaire est toujours présent pour l’audit.

C’est tout : vos données personnelles sortent, un document lisible entre, en environ une minute. Merci d’avoir regardé, et à bientôt dans la prochaine leçon.