Créer Workspaces: Standard, Business, Conformité

Commençons. Dans la vue d’ensemble de Workspaces, je clique sur Créer un nouveau Workspace. Un Workspace est comparable à un classeur dédié, par exemple pour une entreprise, un projet ou un client. Je le nomme Northstar Industrial et choisis le type: Entreprise. La langue de traitement est définie sur l’anglais. L’IA utilisera cette langue ultérieurement pour les résumés, les noms et les champs. Pour l’emplacement de stockage, vous choisissez entre le centre de données EU PaperOffice et votre propre stockage, BYOS (Bring Your Own Storage). Vos fichiers résident alors sur votre propre serveur ou NAS, que vous avez configuré au préalable sous Connectors. Important: l’emplacement de stockage ne peut pas être modifié après la création. Dans l’onglet Type Workspace, il s’agit de protection et de traçabilité. Il existe trois niveaux. Standard est le niveau d’entrée: stocker et retrouver. Business est destiné au travail quotidien: partager, protéger, restaurer. C’est notre recommandation, et seul le Workspaces Business peut être partagé avec des tiers. Conformité est le niveau supérieur, pour la traçabilité et la préparation aux audits, par exemple avec des exigences strictes de conservation. Conformité coûte plus cher, ne prend pas en charge votre propre stockage et ne peut pas être partagée avec des tiers. La mise à niveau est possible à tout moment; la rétrogradation ne l’est pas. Dans l’onglet AI-DMS, vous définissez la profondeur avec laquelle l’IA comprend vos documents. Stockage uniquement, sans IA, convient pour l’archivage pur. Vous pouvez toujours traiter les fichiers ultérieurement. Basic rend votre archive consultable: reconnaissance de texte, classification et mots-clés. Premium est le meilleur paramètre par défaut pour les documents commerciaux, avec recherche sémantique, champs métier et relations. Ultra extrait le maximum: les tableaux, formulaires et images sont lus, les documents sont liés entre eux, et chaque document fait l’objet d’un contrôle de sécurité. Pour notre démo, j’utilise Ultra. Sous Type de document, je sélectionne Reconnaissance automatique. L’IA attribue ensuite chaque document au bon type, tel que facture, bon de livraison ou contrat. Sous Protection d’accès, vous pouvez sécuriser davantage un Workspace avec un mot de passe, un code SMS ou le principe des quatre-yeux. Pour notre démo, nous passerons cette étape. Et sous Partage, vous pourrez ultérieurement partager le Workspace avec des tiers: par e-mail pour un accès dans le navigateur, ou par téléphone. Je vous montrerai cela en détail dans un instant. Je sauvegarde, vérifie le résumé et crée le Workspace.