Salvestamine ja liigitamine
Dokumendid tulevad postkastist, skannerist, kaustast või erisüsteemist. Klassifikatsioon määrab tüübi ja saatja, millest tuleneb salvestuskoht arhiivis.
Protsess Arhiveerimine
Dokumendid peavad aastaid kättesaadavad olema ja pärast seda kaduma. PaperOffice viib mõlema reeglina ellu.
Tähtaeg dokumendiliigi kaupa, kontrollsumma versiooni kaupa, protokoll igast ligipääsust ja kustutusest.
Usaldatud juhtivate ettevõtete poolt üle maailma
Kuidas see töötab
Arhiveerimine ei ole kaust, vaid reegel: mis sinna võib minna, kui kaua see jääb, kes seda tohtis näha ja millal see läheb.
Dokumendid tulevad postkastist, skannerist, kaustast või erisüsteemist. Klassifikatsioon määrab tüübi ja saatja, millest tuleneb salvestuskoht arhiivis.
Iga tüübi jaoks kehtib säilitamisreegel: kestus, alguspunkt ja vastutus. Iga versioon saab SHA-256 kontrollsumma, hilisemad muudused tekivad uue versioonina.
Enne tähtaja lõppu teavitab süsteem. Kontrolliks saab eksportida oleku, versioonid ja ligipääsud. Pärast kinnitust kustutatakse, protsess jääb protokollis.
Mida lahendus hõlmab
Arhiivi hinnatakse kontrollis. Need punktid hõlmab PaperOffice selleks.
Salvestuskoht, tähtaeg ja vastutus sõltuvad dokumendiliigist, mitte inimesest, kes hetkel salvestab.
Klassifikatsioon määrab dokumendiliigi, saatja ja suuna ning pakub sobiva säilitamisreegli ette.
Arhiiv asub PaperOffice-s või teie NASil, serveril või objektsalvestusel, ühendatud SFTP, WebDAV või S3 kaudu.
Enne tähtaja lõppu läheb asi määratud isikule. Ilma kinnitusteta ei kustutata midagi.
Oleku, metaandmed, versioonid ja protokoll saab anda andmestikuna ettevõtte kontrolli jaoks.
Iga versioon jääb alles, iga kutse ja muutus seisab ajaga ja isikuga protokollis.
SHA-256 üle iga versiooni näitab, kas fail on pärast salvestamist muudetud.
Aeguvad tähtajad kuvatakse ülesandena etteantud hoiatusega, mitte ei kao tabelisse.
Kuidas PaperOffice seda lahendab
Arhiveerimine kasutab samu mooduleid kui igapäevane dokumendihaldus. Teist süsteemi ei ole vaja hooldada.
Turvalisus ja vastavus
Arhiivi hinnatakse kahe küsimuse põhjal: Kas sisu on muutumatu ja kas seda saab tõestada.
Küsimused arhiveerimise kohta
GoBD nõuab muu hulgas jälitatavust, muutumatust ja korralikku säilitamist. PaperOffice pakub selleks versioone, kontrollsummasid, protokolle ja tähtaegu. Kas teie protsessid vastavad nõuetele, hindab teie raamatupidamisettevõte teie menetlusdokumentatsiooni põhjal.
See sõltub tüübist ja õiguslikust raamistikust, umbes kümme aastat raamatupidamisdokumentide puhul ja kuus aastat kaubanduskirjade puhul saksa seaduste kohaselt. Tähtaja määratlete iga dokumenditüübi jaoks üks kord, süsteem arvutab seejärel kustutamise kuupäeva ise.
Dokument kuvatakse etteantud hoiatusega vastutava isiku ülesandena. Kustutamine toimub alles pärast heakskiitu ja protsess jääb logisse kirje, isegi kui fail on eemaldatud.
Jah. Olemasolevad andmed saab sisestada kaustaseire, Storage Mounts või API kaudu. Tüüp ja tähtaeg määratakse kindlaks, ebaselged juhtumid lähevad kontrollnimekirja, mitte ei jookse vaikselt läbi.
Muudatus loob uue versiooni, vana jääb alles. Kontrollsumma näitab iga versiooni kohta, kas see on alates hoidmisest muutumatu. Kes millal millise versiooni nägi, on protokollis.
Määratlete kontrollitava perioodi ja dokumenditüübid ning eksportite oleku, metaandmed ja protokolli andmestikuna. Kontrollige ligipääsud saab piirata ühe tööruumiga.
Oma andmekeskustes EL-is. Kui failid ei tohi teie ettevõttest lahkuda, jääb andmestik Storage Mounts kaudu teie NAS-i või serverisse ja PaperOffice töötab selle peal.
Mõõdetavad edu näitajad meie klientide poolt
"Ettevõtte dokumendihaldus kõigi meie kaevandamisoperatsioonide jaoks. Maailmatase."
"FDA-reguleeritud farmaatsiaetiketid nõuavad täielikku dokumentatsiooni. PaperOffice on vähendanud meie kinnitusprotsessi päevadelt tundidele."
"Tehniline dokumentatsioon ja tellimuste töötlemine toimivad nüüd täisautomaatselt."
"Digiteerimine on meie haldust revolutsioneerinud. Kodanike päringud töödeldakse nüüd minutitega, mitte päevadega."
"Patsiendikaardid, leiud ja saatekirjad salvestatakse ja klassifitseeritakse automaatselt. Meie meeskonnal on lõpuks aega patsientide jaoks."
"8000 töötajat, tuhandeid külalisdokumente päevas. PaperOffice on meie kontoriprotsessid täielikult digitaliseerinud."
"Lainataotlused ja vastavusdokumendid vaadatakse nüüd läbi minutite, mitte tundidega. Regulatiivne kontroll on täisautomaatne."
"Ehitusprojektide dokumentatsioon ja vastavus on nüüd digitaalsed ja jälgitavad."
"Sisseregistreerimisvormid, arved ja külaliste suhtlus on täielikult digitaalsed. Meie concierge-meeskond keskendub nüüd suurepärasele teenindusele."
"Rohkem kui 250 tankla arveldused, tarnijate dokumendid ja vastavusdokumendid töödeldakse ja arhiivitakse automaatselt."
"Farmaatsiatööstuse etikettide GMP-vastav dokumentatsioon on nüüd täisautomaatne. Auditijäljed on täielikud ja koheselt kättesaadavad."
"Meie puumajade ehitusplaanid, load ja klienditoimikud on nüüd keskselt hallatud. Kuuendas põlvkonnas oleme lõpuks paberivabad."
"Sasadest maailma röstimisettevõtetest pärit tarnijalepingud, sertifikaadid ja tollidokumendid salvestatakse automaatselt ja seostatakse õige tootega."
"Temperatuuritõendid, CMR-saatelehed ja toidusertifikaadid skannitakse automaatselt ja seostatakse tellimusega. Valed seosed on minevik."
"Eriveolubade, marsruudiplaanide ja projektidokumentatsiooni juurde pääseb nüüd kohe digitaalselt. Kaustades tuhnimine on lõppenud."
"Meie Ida-Euroopa võrgustiku tollidokumendid, laolehed ja ekspediitorikorraldused klassifitseeritakse automaatselt. Neli põlvkonda logistikat on lõpuks digitaalne."
"Trükispetsifikatsioonid, kliendikinnitused ja materjalisertifikaadid on nüüd keskselt kättesaadavad. Tootmise vigade arv on langenenud peaaegu nullini."
"Jätkusuutlikkuse sertifikaadid, tarnijalepingud ja kliendispetsifikatsioonid töödeldakse automaatselt. Šveitsi täpsus, nüüd ka digitaalselt."
"Meie ärikinnisvara ehitusload, alltöövõtulepingud ja vastuvõtuaktid on nüüd täielikult digitaalselt dokumenteeritud."
"Enam kui 30 aasta pikkuse turuliidri positsiooni müügilepingud, eksponeeringud ja klienditoimikud on nüüd digitaalselt otsitavad. Iga maakler leiab kaikki vajaliku sekunditega."
"Meretranspordi dokumendid, tollideklaratsioonid ja konossemendid tuvastatakse automaatselt. Läänemere logistika pole kunagi ollut nii tõhus."
"Tuhanded eritellimusel pakendamise tellimused nädalas koos disaini kinnituste, trükiandmete ja tarnedokumentidega. PaperOffice hoiab seda kõike koos."
"Patoloogia labori dokumentatsioon ja seadmete sertifitseerimine on nüüd täisautomaatne. Iga preparaadi täielik jälitatavus."
"Laenudokumendid, tagatisdokumendid ja kliendikirjavahetus töödeldakse tundide asemel minutitega. Regulatiivne kontroll on täielik."
"Meie terasetootmise tehnilised kirjeldused, kvaliteedisertifikaadid ja ringlussevõtu protokollid on tsentraalselt ja koheselt kättesaadavad."
"Farmaatsia- ja kosmeetikatoodete etikettide spetsifikatsioonid koos regulatiivsete nõuetega vaadatakse läbi ja kinnitatakse automaatselt. Ei mingeid käsitsi täidetavaid kontrollnimekirju enam."
"KYC-dokumendid, investeerimisaruanded ja regulatiivsed aruanded klassifitseeritakse sekunditega. MAS-i poolt reguleeritud robo-nõustajana on täielik vastavus hädavajalik."
"Kemikaalilogistika ohutuskaardid, transpordiload ja ADR-dokumendid määratakse automaatselt. Vigade suhtes on nulltolerants."
"Meie pärlikollektsioonide autentsussertifikaadid, tarnijate tõendid ja kliendi garantiid arhiveeritakse automaatselt ja need on koheselt kättesaadavad."
"VKE-de laenutaotlused, tagatisdokumendid ja regulatiivsed aruanded klassifitseeritakse automaatselt. Meie nõustajatel on rohkem aega kliendinõustamiseks."
"Üle 135 aasta pikkuse pangandusajaloo klienditoimikud digitaliseeritakse järk-järgult. 5000 töötajat pääsevad nüüd koheselt ligi kõikidele dokumentidele."
"Miljonite klientide mikrokrediidi taotlused ja vastavusdokumendid töödeldakse nüüd päevade asemel minutitega. See on rahalise kaasatuse seisukohalt murranguline muutus."
"Sadu tuhandeid saatelehti ja tagastusdokumente päevas töödeldakse automaatselt. Vietnami juhtiv e-kaubanduse logistik on nüüd paberivaba."
"CNC-tootmisprotokollid, materjalisertifikaadid ja kliendi spetsifikatsioonid nafta-, gaasi- ja lennundusprojektide jaoks on nüüd täielikult digitaalselt dokumenteeritud."
"Visioon 2030 nõuab täielikku digitaliseerimist. PaperOffice töötleb valitsuse dokumente Saudi Araabia digitaalse selgroo jaoks."
"Materjalisertifikaadid, karastusprotokollid ja kliendi spetsifikatsioonid määratakse automaatselt õigele tellimusele. Austraalia ainus Q&T tootja on nüüd paberivaba."
"Keevitusprotokollid, staatikaarvutused ja projektiplaanid on digitaalselt hallatavad. Meie töökoja meeskondadel on ligipääs reaalajas."
"Lennunduse sertifikaadid, CNC-programmid ja klientide tolerantsid klassifitseeritakse automaatselt. AS9100 vastavus pole kunagi olnud nii lihtne."
"Kaupmeeste lepingud, KYC-dokumendid ja tehingukviitungid sadade tuhandete PKV-de jaoks töödeldakse sekunditega. Mehhiko maksete revolutsioon on paberivaba."
"Meie kõrgmäestiku Malbeci saagidokumentatsioon, ekspordisertifikaadid ja kvaliteediprotokollid arhiveeritakse automaatselt. 120 aastat veinivalmistamise traditsiooni on nüüd digitaalne."
"Miljonid kasutajate kinnitused ja regulatiivsed dokumendid töödeldakse täisautomaatselt. Skaleerimine ilma paberita."
"Aafrika juhtiva makseteenuse pakkuja kaupmeeste liitumisdokumendid ja vastavustõendid töödeldakse minutite, mitte päevadega."
"Tuhandete loodustoodete mahesertifikaadid, tarnijate auditid ja tootesildid kontrollitakse ning arhiveeritakse automaatselt."
"33 Aafrika riigi regulatiivsed dokumendid, partnerlepingud ja auditeerimisjäljed on täisautomaatselt hallatavad. Ettevõtte DMS 3 miljardi dollari suurusele fintechile."
"Retseptid ja ravimihaldus töötavad nüüd täisautomaatselt. Rohkem aega meie patsientidele."
"Sajanditevanused dokumendid on nüüd digitaalselt otsitavad. Verstapost meie ajalooliste arhiivide jaoks."
"Meie hooldajatel on lõpuks rohkem aega elanike jaoks paberitöö asemel."
"500 000+ toimikut digiteeritud. Meie ametnikud leiavad nüüd kogu teabe koheselt."
"Patsiendikaartide haldamine on nüüd imelihtne. Kõik salvestatakse ja arhiveeritakse automaatselt."
"Pärandi dokumentatsioon on nüüd tõhus ja veatu."
"Digitaalne kinnisvarahaldus kõigile meie elamukompleksidele. Üürnikud ja omanikud on vaimustuses."
"PaperOffice'iga oleme kiirendanud oma arvete töötlemist 99%. Tehisintellekt tuvastab automaatselt kaikki olulised andmed ja määrab need õigesti."
"PaperOffice on muutunud meie igapäevatöös asendamatuks. Tellimused, pakkumised ja arved liiguvad nüüd automaatselt."
"Meie hooldusteenuste dokumentatsioon on nüüd digitaalne ja automatiseeritud. Rohkem aega meie patsientidele."
"Tehnilised joonised, osade loendid ja kvaliteediprotokollid on koheselt leitavad. Otsing, mis varem võttis 30 minutit, võtab nüüd 30 sekundit."
"Klientide kviitungid, maksuteated ja majandusaasta aruanded sorteeritakse automaatselt ja määratakse õigele kliendile. Dokumentide kaos kuulub minevikku."
"Projekti dokumentatsioon, SLA-d ja kliendisuhtlus meie IT-nõustamisprojektide jaoks klassifitseeritakse ja arhiveeritakse automaatselt."
Kus soovite PaperOffice’i proovida?
Teie prooviperiood on valmis
Kus soovite alustada?
Täielik töölaud on arvutiga optimeeritud. Mobiiliversioon sobib dokumentide salvestamiseks, kontrollimiseks ja heakskiitmiseks.
app.paperoffice.aiAlusta arvutis
Saadame teie isikliku ligipääsulingi teie e-posti aadressile.
Ava PaperOffice Mobile
Salvestage ja töötlege dokumente otse nutitelefoni kaudu.
Ava mobiiliversioon