Asetage aste ja tähtaeg
Valige iga tööruumi jaoks turvataseme, hoiustamistähtaeg ja salvestuskoht. WORM-kaitse ja tähtaeg kehtivad esimesest dokumendist alates ja neid ei saa aktiveerimise järel vaikimisi välja lülitada.
Probleem vastavus
Kes millal millist dokumenti nägi, muutis, jagas või kustutas? Seda ei saa järelmõeldes luua.
PaperOffice protokollib muutmatuselt, varjab isikuandmeid ja hoiab tähtaegu dokumenditüübi kaupa.
Usaldatud juhtivate ettevõtete poolt üle maailma
Kuidas see töötab
Vastavus ebaõnnestub harva tahte puudumisel, vaid käigu ja tõendi vahelise lünka tõttu. Selle lünka täidab protsess ise.
Valige iga tööruumi jaoks turvataseme, hoiustamistähtaeg ja salvestuskoht. WORM-kaitse ja tähtaeg kehtivad esimesest dokumendist alates ja neid ei saa aktiveerimise järel vaikimisi välja lülitada.
Redact Agent leiab nimed, aadressid, IBAN-id ja sünnikuupäevad ning eemaldab need PDF-ist, mitte ainult ei kata neid. Trust Agent kontrollib dokumente peidetud või kaetud sisu suhtes.
Auditikeskus salvestab iga tegevuse aja, kasutaja ja kontekstiga, hindab eripärasid raskusastme järgi ja annab kriitilised juhtumid isikule kontrollimiseks.
mida lahendus hõlmab
Kohustuslikud nõuded ei ole funktsioon, vaid ahel reeglit, kontrolli ja tõendit. Need lülid hõlmab PaperOffice.
säilitustähtaeg aastates tööruumi kaupa, WORM-kaitsega, mis jääb pärast aktiveerimist kehtima.
nimed, aadressid, IBAN-id, sünniajad, e-post ja telefon iga kategooria jaoks valitavad, lisaks omad mõisted ja valgelist.
kahe isiku heakskiit, ülesanded tähtaja ja eskaleerimisega, iga samm salvestatakse protokollisse.
peidetud tekst, katted, sisestatud failid ja mitu salvestusvarianti tehakse nähtavaks.
leiud tulevad ülesandena: võtke üle, kinnitage, keelduge või eskaleerige, kommentaariga jälgimises.
madal kuni kriitiline, filtreeritud kasutaja, tööruumi ja perioodi järgi, avatud kontrollid ühe pilguga.
standard, äri ja kohustuslikud nõuded prügikasti, WORM-i, parooli, IP-loendi ja riistvaralise krüpteerimisega.
saatmine PDF-parooli, tagasivõtmise, sündmuste protokoll ja tõendav PDF pärast allalaadimist.
millega PaperOffice seda lahendab
tõendid ei teki kohustuslike nõuete moodulis, vaid seal, kus dokumendid tekivad, asuvad ja majast lahkuvad.
turvalisus ja kohustuslikud nõuded
pakkuja sertifikaadid ei asenda oma dokumentatsiooni. Need annavad aluse, millele teie tõendid tekivad.
küsimused kohustuslike nõuete riskide kohta
Ei. PaperOffice annab tehnilised tõendid: protokoll, tähtajad, versioonid ja aruanded. Teie protsesside kirjeldus jääb teie ülesandeks, süsteem annab selleks tõendid.
Sertifikaadid kehtivad PaperOffice-i käitamise kohta, mitte automaatselt teie protsesside kohta. Need hõlbustavad teie kontrolli, sest töötlus, salvestuskoht ja protokollimine on dokumenteeritud.
Ei. Maskitud alad eemaldatakse PDF-ist ja mitte ainult ei kata. Enne lõplikku sammu näete iga leitu eelvaates ja annate selle heaks või võtate välja.
Äri ja kohustuslike nõuete puhul läheb see prügikasti ja seda saab taastada. Kustutamine ise on sissekanne jälgimises, kasutaja ja ajaga. WORM-kaitse all ei ole see enne tähtaja lõppu võimalik.
Trust Agent võrdleb nähtavat sisu tekstitasemega ja teatab peidetud tekstist, kattetest, sisestatud failidest ja mitmest salvestusvariandist, märgitud tõendava PDF-ga.
audit-aruandena iga dokumendi kohta PDF-na, jälgimine CSV või JSON-vormingus, valitav ulatus ja periood. REST-API kaudu saab sissekandeid ka oma GRC-süsteemi üle kanda.
Jah. Saatmine DMS-ist kasutab soovi korral PDF-parooli ja turvalist linki, protokollib iga sammu kuni allalaadimiseni ja seda saab tagasi võtta. Tõendav PDF dokumenteerib sündmuse.
mõõdetavad edusammud meie klientidelt
"Ettevõtte dokumendihaldus kõigi meie kaevandamisoperatsioonide jaoks. Maailmatase."
"FDA-reguleeritud farmaatsiaetiketid nõuavad täielikku dokumentatsiooni. PaperOffice on vähendanud meie kinnitusprotsessi päevadelt tundidele."
"Tehniline dokumentatsioon ja tellimuste töötlemine toimivad nüüd täisautomaatselt."
"Digiteerimine on meie haldust revolutsioneerinud. Kodanike päringud töödeldakse nüüd minutitega, mitte päevadega."
"Patsiendikaardid, leiud ja saatekirjad salvestatakse ja klassifitseeritakse automaatselt. Meie meeskonnal on lõpuks aega patsientide jaoks."
"8000 töötajat, tuhandeid külalisdokumente päevas. PaperOffice on meie kontoriprotsessid täielikult digitaliseerinud."
"Lainataotlused ja vastavusdokumendid vaadatakse nüüd läbi minutite, mitte tundidega. Regulatiivne kontroll on täisautomaatne."
"Ehitusprojektide dokumentatsioon ja vastavus on nüüd digitaalsed ja jälgitavad."
"Sisseregistreerimisvormid, arved ja külaliste suhtlus on täielikult digitaalsed. Meie concierge-meeskond keskendub nüüd suurepärasele teenindusele."
"Rohkem kui 250 tankla arveldused, tarnijate dokumendid ja vastavusdokumendid töödeldakse ja arhiivitakse automaatselt."
"Farmaatsiatööstuse etikettide GMP-vastav dokumentatsioon on nüüd täisautomaatne. Auditijäljed on täielikud ja koheselt kättesaadavad."
"Meie puumajade ehitusplaanid, load ja klienditoimikud on nüüd keskselt hallatud. Kuuendas põlvkonnas oleme lõpuks paberivabad."
"Sasadest maailma röstimisettevõtetest pärit tarnijalepingud, sertifikaadid ja tollidokumendid salvestatakse automaatselt ja seostatakse õige tootega."
"Temperatuuritõendid, CMR-saatelehed ja toidusertifikaadid skannitakse automaatselt ja seostatakse tellimusega. Valed seosed on minevik."
"Eriveolubade, marsruudiplaanide ja projektidokumentatsiooni juurde pääseb nüüd kohe digitaalselt. Kaustades tuhnimine on lõppenud."
"Meie Ida-Euroopa võrgustiku tollidokumendid, laolehed ja ekspediitorikorraldused klassifitseeritakse automaatselt. Neli põlvkonda logistikat on lõpuks digitaalne."
"Trükispetsifikatsioonid, kliendikinnitused ja materjalisertifikaadid on nüüd keskselt kättesaadavad. Tootmise vigade arv on langenenud peaaegu nullini."
"Jätkusuutlikkuse sertifikaadid, tarnijalepingud ja kliendispetsifikatsioonid töödeldakse automaatselt. Šveitsi täpsus, nüüd ka digitaalselt."
"Meie ärikinnisvara ehitusload, alltöövõtulepingud ja vastuvõtuaktid on nüüd täielikult digitaalselt dokumenteeritud."
"Enam kui 30 aasta pikkuse turuliidri positsiooni müügilepingud, eksponeeringud ja klienditoimikud on nüüd digitaalselt otsitavad. Iga maakler leiab kaikki vajaliku sekunditega."
"Meretranspordi dokumendid, tollideklaratsioonid ja konossemendid tuvastatakse automaatselt. Läänemere logistika pole kunagi ollut nii tõhus."
"Tuhanded eritellimusel pakendamise tellimused nädalas koos disaini kinnituste, trükiandmete ja tarnedokumentidega. PaperOffice hoiab seda kõike koos."
"Patoloogia labori dokumentatsioon ja seadmete sertifitseerimine on nüüd täisautomaatne. Iga preparaadi täielik jälitatavus."
"Laenudokumendid, tagatisdokumendid ja kliendikirjavahetus töödeldakse tundide asemel minutitega. Regulatiivne kontroll on täielik."
"Meie terasetootmise tehnilised kirjeldused, kvaliteedisertifikaadid ja ringlussevõtu protokollid on tsentraalselt ja koheselt kättesaadavad."
"Farmaatsia- ja kosmeetikatoodete etikettide spetsifikatsioonid koos regulatiivsete nõuetega vaadatakse läbi ja kinnitatakse automaatselt. Ei mingeid käsitsi täidetavaid kontrollnimekirju enam."
"KYC-dokumendid, investeerimisaruanded ja regulatiivsed aruanded klassifitseeritakse sekunditega. MAS-i poolt reguleeritud robo-nõustajana on täielik vastavus hädavajalik."
"Kemikaalilogistika ohutuskaardid, transpordiload ja ADR-dokumendid määratakse automaatselt. Vigade suhtes on nulltolerants."
"Meie pärlikollektsioonide autentsussertifikaadid, tarnijate tõendid ja kliendi garantiid arhiveeritakse automaatselt ja need on koheselt kättesaadavad."
"VKE-de laenutaotlused, tagatisdokumendid ja regulatiivsed aruanded klassifitseeritakse automaatselt. Meie nõustajatel on rohkem aega kliendinõustamiseks."
"Üle 135 aasta pikkuse pangandusajaloo klienditoimikud digitaliseeritakse järk-järgult. 5000 töötajat pääsevad nüüd koheselt ligi kõikidele dokumentidele."
"Miljonite klientide mikrokrediidi taotlused ja vastavusdokumendid töödeldakse nüüd päevade asemel minutitega. See on rahalise kaasatuse seisukohalt murranguline muutus."
"Sadu tuhandeid saatelehti ja tagastusdokumente päevas töödeldakse automaatselt. Vietnami juhtiv e-kaubanduse logistik on nüüd paberivaba."
"CNC-tootmisprotokollid, materjalisertifikaadid ja kliendi spetsifikatsioonid nafta-, gaasi- ja lennundusprojektide jaoks on nüüd täielikult digitaalselt dokumenteeritud."
"Visioon 2030 nõuab täielikku digitaliseerimist. PaperOffice töötleb valitsuse dokumente Saudi Araabia digitaalse selgroo jaoks."
"Materjalisertifikaadid, karastusprotokollid ja kliendi spetsifikatsioonid määratakse automaatselt õigele tellimusele. Austraalia ainus Q&T tootja on nüüd paberivaba."
"Keevitusprotokollid, staatikaarvutused ja projektiplaanid on digitaalselt hallatavad. Meie töökoja meeskondadel on ligipääs reaalajas."
"Lennunduse sertifikaadid, CNC-programmid ja klientide tolerantsid klassifitseeritakse automaatselt. AS9100 vastavus pole kunagi olnud nii lihtne."
"Kaupmeeste lepingud, KYC-dokumendid ja tehingukviitungid sadade tuhandete PKV-de jaoks töödeldakse sekunditega. Mehhiko maksete revolutsioon on paberivaba."
"Meie kõrgmäestiku Malbeci saagidokumentatsioon, ekspordisertifikaadid ja kvaliteediprotokollid arhiveeritakse automaatselt. 120 aastat veinivalmistamise traditsiooni on nüüd digitaalne."
"Miljonid kasutajate kinnitused ja regulatiivsed dokumendid töödeldakse täisautomaatselt. Skaleerimine ilma paberita."
"Aafrika juhtiva makseteenuse pakkuja kaupmeeste liitumisdokumendid ja vastavustõendid töödeldakse minutite, mitte päevadega."
"Tuhandete loodustoodete mahesertifikaadid, tarnijate auditid ja tootesildid kontrollitakse ning arhiveeritakse automaatselt."
"33 Aafrika riigi regulatiivsed dokumendid, partnerlepingud ja auditeerimisjäljed on täisautomaatselt hallatavad. Ettevõtte DMS 3 miljardi dollari suurusele fintechile."
"Retseptid ja ravimihaldus töötavad nüüd täisautomaatselt. Rohkem aega meie patsientidele."
"Sajanditevanused dokumendid on nüüd digitaalselt otsitavad. Verstapost meie ajalooliste arhiivide jaoks."
"Meie hooldajatel on lõpuks rohkem aega elanike jaoks paberitöö asemel."
"500 000+ toimikut digiteeritud. Meie ametnikud leiavad nüüd kogu teabe koheselt."
"Patsiendikaartide haldamine on nüüd imelihtne. Kõik salvestatakse ja arhiveeritakse automaatselt."
"Pärandi dokumentatsioon on nüüd tõhus ja veatu."
"Digitaalne kinnisvarahaldus kõigile meie elamukompleksidele. Üürnikud ja omanikud on vaimustuses."
"PaperOffice'iga oleme kiirendanud oma arvete töötlemist 99%. Tehisintellekt tuvastab automaatselt kaikki olulised andmed ja määrab need õigesti."
"PaperOffice on muutunud meie igapäevatöös asendamatuks. Tellimused, pakkumised ja arved liiguvad nüüd automaatselt."
"Meie hooldusteenuste dokumentatsioon on nüüd digitaalne ja automatiseeritud. Rohkem aega meie patsientidele."
"Tehnilised joonised, osade loendid ja kvaliteediprotokollid on koheselt leitavad. Otsing, mis varem võttis 30 minutit, võtab nüüd 30 sekundit."
"Klientide kviitungid, maksuteated ja majandusaasta aruanded sorteeritakse automaatselt ja määratakse õigele kliendile. Dokumentide kaos kuulub minevikku."
"Projekti dokumentatsioon, SLA-d ja kliendisuhtlus meie IT-nõustamisprojektide jaoks klassifitseeritakse ja arhiveeritakse automaatselt."
Kus soovite PaperOffice’i proovida?
Teie prooviperiood on valmis
Kus soovite alustada?
Täielik töölaud on arvutiga optimeeritud. Mobiiliversioon sobib dokumentide salvestamiseks, kontrollimiseks ja heakskiitmiseks.
app.paperoffice.aiAlusta arvutis
Saadame teie isikliku ligipääsulingi teie e-posti aadressile.
Ava PaperOffice Mobile
Salvestage ja töötlege dokumente otse nutitelefoni kaudu.
Ava mobiiliversioon