Sissekäigu ühendamine
Postkast, skanner, üleslaadimine, integreeritud salvestus ja mobiiltelefon suunatakse sissekäiku. Klassifitseerimine eraldab arve, saadokirja, tuletise ja pakkumise ning paigutab iga dokumendi õigesse tööruumi.
Arve töötlemise protsess
Arved tulevad postkastist, skannerist ja e-arvena. Taga olev protsess on iga kord sama.
Registreerimine, kontrollimine, kinnitamine, raamatupidamine, salvestamine. Lauale jõuab see, mis reeglist kõrvale kaldub.
Usaldatud juhtivate ettevõtete poolt üle maailma
Kuidas see töötab
Töö arvega ei ole harva lugemine. See peitub kontrollimises, küsimises, kinnitamises ja edasiandmises.
Postkast, skanner, üleslaadimine, integreeritud salvestus ja mobiiltelefon suunatakse sissekäiku. Klassifitseerimine eraldab arve, saadokirja, tuletise ja pakkumise ning paigutab iga dokumendi õigesse tööruumi.
IDP Agent loeb päised, read, summad ja viited, ZUGFeRD ja Factur-X korral ka sisestatud XML, XRechnung ja PEPPOL korral XML-andmekogum ise. Seejärel käivituvad reeglid: arvutuskontroll, duplikaadiotsing, käibemaksukohustuslase number, IBAN-väli ja tellimuse viide.
Töövoog suunab summa, kulukoha või tarnija järgi edasi, tähtaja ja meeldetuletusega. Pärast kinnitamist tekivad üleandmine, eksport ja salvestamine säilitustähtajaga, maksetähtaeg ja soodustus on finantsanalüüsis.
Mida lahendus hõlmab
Väljavõetud väli säästab vähe, kui kontroll, heakskiitmine ja raamatupidamine toimuvad käsitsi. Selle lõigu hõlmab PaperOffice.
Postkast, skannimine, foto, üleslaadimine, kaust ja e-arve suunduvad samasse protsessi.
Päised, read, summad ja viited loetakse ilma mallita iga tarnija kohta eraldi.
Arvutuskontroll, duplikaadiotsing, käibemaksu identifitseerimisnumeri kontroll, IBAN-i väli ja võrdlus tellimuse ning saadetisega.
Suunamine summa, kulukohuse või tarnija põhjal, tähtaja, meeldetuletuse ja vastutusega vastavalt rollile.
Eksportige andmekogumina ja üleandmine teie raamatupidamissüsteemile ühendaja või REST-API kaudu.
Iga samm ajatäpsuse, reegli, isiku ja tulemusega protokollis ja auditikeskuses.
Duplikaadiotsing võrdleb tarnijat, arvenumbrit, summat ja kuupäeva olemasolevaga.
Makseetingimused ja soodustustähtajad muudetakse tähtaegadeks, avatud postitused on finantsanalüüsis nähtavad.
Mida PaperOffice selle lahendamiseks kasutab
Arveprotsess ei ole eraldi tarkvara, vaid moodulite ahel, mida saate kasutada ka teiste dokumentide puhul.
Turvalisus ja vastavus
Arved sisaldavad pangandusandmeid, tingimusi ja heakskiite. Tehke sissesaamisest raamatupidamiseni on dokumenteeritav.
Küsimused arveprotsessi kohta
Väljavõtmine on üks viiest sammust. Lisaks tuleb reeglite kontroll, heakskiitmine vastavalt teie kriteeriumidele, üleandmine raamatupidamisele ja salvestamine tähtajaga, kõik protokolli voos.
Reeglite kaudu töövoo kaudu: summa, kulukohuse, tarnija või tellimuse kõrvalekalde põhjal. Igal heakskiidul on saaja, tähtaeg ja meeldetuletus, meeskondi ja rolle saab määrata.
Arve ei lähe raamatupidamisse, vaid heakskiidule. Kontrollija näeb arvet, tellimust ja kõrvalekalduvat rida kõrvuti ning teeb otsuse, mis on protokolli kirjutatud.
Duplikaadiotsing võrdleb igat uut arvet olemasolevaga tarnija, arvenumbri, summa ja kuupäeva põhjal. Oskus peatab voogu ja esitab juhtumi kontrolliks.
Andmekogumi ekspordina, REST-API kaudu või töövoo sammuna, mis annab heakskiidetud arve teie süsteemile üle. Webhook teavitab igast heakskiidust ja raamatupidamisest teie ERP-süsteemi.
Jah. ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X ja PEPPOL läbivad sama tee mis PDF ja skannimine. Hübridvormingute puhul loetakse sisestatud XML ja võrreldakse seda nähtava dokumendiga, puhtad XML-vormingud töödeldakse andmekogumina.
Salvestus haldab versioone, säilitustähtaegu igale dokumendiliigile ja muutumatut audit-jälge. Nii saab jälgida, kes millal mida nägi, muutis ja heaks kiitis.
Mõõdetavad edukad tulemused meie klientidelt
"Ettevõtte dokumendihaldus kõigi meie kaevandamisoperatsioonide jaoks. Maailmatase."
"FDA-reguleeritud farmaatsiaetiketid nõuavad täielikku dokumentatsiooni. PaperOffice on vähendanud meie kinnitusprotsessi päevadelt tundidele."
"Tehniline dokumentatsioon ja tellimuste töötlemine toimivad nüüd täisautomaatselt."
"Digiteerimine on meie haldust revolutsioneerinud. Kodanike päringud töödeldakse nüüd minutitega, mitte päevadega."
"Patsiendikaardid, leiud ja saatekirjad salvestatakse ja klassifitseeritakse automaatselt. Meie meeskonnal on lõpuks aega patsientide jaoks."
"8000 töötajat, tuhandeid külalisdokumente päevas. PaperOffice on meie kontoriprotsessid täielikult digitaliseerinud."
"Lainataotlused ja vastavusdokumendid vaadatakse nüüd läbi minutite, mitte tundidega. Regulatiivne kontroll on täisautomaatne."
"Ehitusprojektide dokumentatsioon ja vastavus on nüüd digitaalsed ja jälgitavad."
"Sisseregistreerimisvormid, arved ja külaliste suhtlus on täielikult digitaalsed. Meie concierge-meeskond keskendub nüüd suurepärasele teenindusele."
"Rohkem kui 250 tankla arveldused, tarnijate dokumendid ja vastavusdokumendid töödeldakse ja arhiivitakse automaatselt."
"Farmaatsiatööstuse etikettide GMP-vastav dokumentatsioon on nüüd täisautomaatne. Auditijäljed on täielikud ja koheselt kättesaadavad."
"Meie puumajade ehitusplaanid, load ja klienditoimikud on nüüd keskselt hallatud. Kuuendas põlvkonnas oleme lõpuks paberivabad."
"Sasadest maailma röstimisettevõtetest pärit tarnijalepingud, sertifikaadid ja tollidokumendid salvestatakse automaatselt ja seostatakse õige tootega."
"Temperatuuritõendid, CMR-saatelehed ja toidusertifikaadid skannitakse automaatselt ja seostatakse tellimusega. Valed seosed on minevik."
"Eriveolubade, marsruudiplaanide ja projektidokumentatsiooni juurde pääseb nüüd kohe digitaalselt. Kaustades tuhnimine on lõppenud."
"Meie Ida-Euroopa võrgustiku tollidokumendid, laolehed ja ekspediitorikorraldused klassifitseeritakse automaatselt. Neli põlvkonda logistikat on lõpuks digitaalne."
"Trükispetsifikatsioonid, kliendikinnitused ja materjalisertifikaadid on nüüd keskselt kättesaadavad. Tootmise vigade arv on langenenud peaaegu nullini."
"Jätkusuutlikkuse sertifikaadid, tarnijalepingud ja kliendispetsifikatsioonid töödeldakse automaatselt. Šveitsi täpsus, nüüd ka digitaalselt."
"Meie ärikinnisvara ehitusload, alltöövõtulepingud ja vastuvõtuaktid on nüüd täielikult digitaalselt dokumenteeritud."
"Enam kui 30 aasta pikkuse turuliidri positsiooni müügilepingud, eksponeeringud ja klienditoimikud on nüüd digitaalselt otsitavad. Iga maakler leiab kaikki vajaliku sekunditega."
"Meretranspordi dokumendid, tollideklaratsioonid ja konossemendid tuvastatakse automaatselt. Läänemere logistika pole kunagi ollut nii tõhus."
"Tuhanded eritellimusel pakendamise tellimused nädalas koos disaini kinnituste, trükiandmete ja tarnedokumentidega. PaperOffice hoiab seda kõike koos."
"Patoloogia labori dokumentatsioon ja seadmete sertifitseerimine on nüüd täisautomaatne. Iga preparaadi täielik jälitatavus."
"Laenudokumendid, tagatisdokumendid ja kliendikirjavahetus töödeldakse tundide asemel minutitega. Regulatiivne kontroll on täielik."
"Meie terasetootmise tehnilised kirjeldused, kvaliteedisertifikaadid ja ringlussevõtu protokollid on tsentraalselt ja koheselt kättesaadavad."
"Farmaatsia- ja kosmeetikatoodete etikettide spetsifikatsioonid koos regulatiivsete nõuetega vaadatakse läbi ja kinnitatakse automaatselt. Ei mingeid käsitsi täidetavaid kontrollnimekirju enam."
"KYC-dokumendid, investeerimisaruanded ja regulatiivsed aruanded klassifitseeritakse sekunditega. MAS-i poolt reguleeritud robo-nõustajana on täielik vastavus hädavajalik."
"Kemikaalilogistika ohutuskaardid, transpordiload ja ADR-dokumendid määratakse automaatselt. Vigade suhtes on nulltolerants."
"Meie pärlikollektsioonide autentsussertifikaadid, tarnijate tõendid ja kliendi garantiid arhiveeritakse automaatselt ja need on koheselt kättesaadavad."
"VKE-de laenutaotlused, tagatisdokumendid ja regulatiivsed aruanded klassifitseeritakse automaatselt. Meie nõustajatel on rohkem aega kliendinõustamiseks."
"Üle 135 aasta pikkuse pangandusajaloo klienditoimikud digitaliseeritakse järk-järgult. 5000 töötajat pääsevad nüüd koheselt ligi kõikidele dokumentidele."
"Miljonite klientide mikrokrediidi taotlused ja vastavusdokumendid töödeldakse nüüd päevade asemel minutitega. See on rahalise kaasatuse seisukohalt murranguline muutus."
"Sadu tuhandeid saatelehti ja tagastusdokumente päevas töödeldakse automaatselt. Vietnami juhtiv e-kaubanduse logistik on nüüd paberivaba."
"CNC-tootmisprotokollid, materjalisertifikaadid ja kliendi spetsifikatsioonid nafta-, gaasi- ja lennundusprojektide jaoks on nüüd täielikult digitaalselt dokumenteeritud."
"Visioon 2030 nõuab täielikku digitaliseerimist. PaperOffice töötleb valitsuse dokumente Saudi Araabia digitaalse selgroo jaoks."
"Materjalisertifikaadid, karastusprotokollid ja kliendi spetsifikatsioonid määratakse automaatselt õigele tellimusele. Austraalia ainus Q&T tootja on nüüd paberivaba."
"Keevitusprotokollid, staatikaarvutused ja projektiplaanid on digitaalselt hallatavad. Meie töökoja meeskondadel on ligipääs reaalajas."
"Lennunduse sertifikaadid, CNC-programmid ja klientide tolerantsid klassifitseeritakse automaatselt. AS9100 vastavus pole kunagi olnud nii lihtne."
"Kaupmeeste lepingud, KYC-dokumendid ja tehingukviitungid sadade tuhandete PKV-de jaoks töödeldakse sekunditega. Mehhiko maksete revolutsioon on paberivaba."
"Meie kõrgmäestiku Malbeci saagidokumentatsioon, ekspordisertifikaadid ja kvaliteediprotokollid arhiveeritakse automaatselt. 120 aastat veinivalmistamise traditsiooni on nüüd digitaalne."
"Miljonid kasutajate kinnitused ja regulatiivsed dokumendid töödeldakse täisautomaatselt. Skaleerimine ilma paberita."
"Aafrika juhtiva makseteenuse pakkuja kaupmeeste liitumisdokumendid ja vastavustõendid töödeldakse minutite, mitte päevadega."
"Tuhandete loodustoodete mahesertifikaadid, tarnijate auditid ja tootesildid kontrollitakse ning arhiveeritakse automaatselt."
"33 Aafrika riigi regulatiivsed dokumendid, partnerlepingud ja auditeerimisjäljed on täisautomaatselt hallatavad. Ettevõtte DMS 3 miljardi dollari suurusele fintechile."
"Retseptid ja ravimihaldus töötavad nüüd täisautomaatselt. Rohkem aega meie patsientidele."
"Sajanditevanused dokumendid on nüüd digitaalselt otsitavad. Verstapost meie ajalooliste arhiivide jaoks."
"Meie hooldajatel on lõpuks rohkem aega elanike jaoks paberitöö asemel."
"500 000+ toimikut digiteeritud. Meie ametnikud leiavad nüüd kogu teabe koheselt."
"Patsiendikaartide haldamine on nüüd imelihtne. Kõik salvestatakse ja arhiveeritakse automaatselt."
"Pärandi dokumentatsioon on nüüd tõhus ja veatu."
"Digitaalne kinnisvarahaldus kõigile meie elamukompleksidele. Üürnikud ja omanikud on vaimustuses."
"PaperOffice'iga oleme kiirendanud oma arvete töötlemist 99%. Tehisintellekt tuvastab automaatselt kaikki olulised andmed ja määrab need õigesti."
"PaperOffice on muutunud meie igapäevatöös asendamatuks. Tellimused, pakkumised ja arved liiguvad nüüd automaatselt."
"Meie hooldusteenuste dokumentatsioon on nüüd digitaalne ja automatiseeritud. Rohkem aega meie patsientidele."
"Tehnilised joonised, osade loendid ja kvaliteediprotokollid on koheselt leitavad. Otsing, mis varem võttis 30 minutit, võtab nüüd 30 sekundit."
"Klientide kviitungid, maksuteated ja majandusaasta aruanded sorteeritakse automaatselt ja määratakse õigele kliendile. Dokumentide kaos kuulub minevikku."
"Projekti dokumentatsioon, SLA-d ja kliendisuhtlus meie IT-nõustamisprojektide jaoks klassifitseeritakse ja arhiveeritakse automaatselt."
Kus soovite PaperOffice’i proovida?
Teie prooviperiood on valmis
Kus soovite alustada?
Täielik töölaud on arvutiga optimeeritud. Mobiiliversioon sobib dokumentide salvestamiseks, kontrollimiseks ja heakskiitmiseks.
app.paperoffice.aiAlusta arvutis
Saadame teie isikliku ligipääsulingi teie e-posti aadressile.
Ava PaperOffice Mobile
Salvestage ja töötlege dokumente otse nutitelefoni kaudu.
Ava mobiiliversioon