Q1 Energie AG
Q1 Energie AG opereerib Saksamaal üle 250 tankla. PaperOffice AI-ga on tarnijate arvete, vastavusdokumentide ja jaamaarvete kviitungute töötlemine kiirenenud 78%.
Usaldatud juhtivate ettevõtete poolt üle maailma
Ainus ametlik DMS
Olukord
Q1 Energie AG haldab üle 250 tankla võrgustikku, millel on igapäevane kviitungute voog tarnijate arvetest, hooldusprotokollidest, kalibreerimistõenditest ja vastavusdokumentidest.
Iga jaam genereerib keskmiselt 40-60 dokumenti nädalas. Käsitsi sisestamine ja jaotamine nõudis keskkontoris märkimisväärseid personaliallikaid.
Energiasektori regulatiivsed nõuded nõuavad kõigi kviitungute täielikku jälgitavust, säilitustähtajaga kuni 10 aastat.
Rohkem kui 250 jaama ja 60 dokumenti nädalas jaama kohta tähendab üle 15 000 kviitungi kuus. Selle käsitsi töötlemine ei olnud enam jätkusuutlik.
Väljakutse & Lahendus
Väljakutsed
- Üle 15 000 kviitungi kuus 357+ tanklast
- Heterogeensed dokumenditüübid: arved, kalibreerimistõendid, hooldusaruanded
- Regulatiivsed säilituskohustused kuni 10 aastat
- Kviitungite käsitsi jaotamine üksikutele jaamadele ja kulukohtadele
- Kuuaruande viivitused puuduvate kviitungite tõttu
Lahendused PaperOffice'iga
- AI-põhine automaatne klassifitseerimine ja andmete eraldamine
- Automaatne jaotamine jaamadele OCR-iga tuvastatud jaamanumbrite kaudu
- Auditeeritav pikaajaline arhiveerimine GoBD-i vastavusega
- Reaalajas armatuurlaud kõigi jaamade kviitungite oleku jaoks
- Integratsioon SAP-i raamatupidamise ja sisemise ERP-iga
Rakendusprotsess
Mõõdetavad tulemused
Enne vs. Pärast
PaperOffice on muutnud meie kviitungute töötlemise püsivast kitsaskohast sujuvaks automatiseerimisprotsessiks. 250 jaama, üks süsteem.
Miks PaperOffice?
Optimeerige oma tanklavõrk
Avastage, kuidas PaperOffice muudab energiasektori dokumendiprotsesse.