Revision og karantæne: Stop mistænkelige fakturaer, før nogen betaler

Resultatet først: Fakturaen er blevet stoppet

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. Denne film handler om revision og karantæne: hvordan PaperOffice opdager mistænkelige dokumenter og stopper dem, før nogen betaler en falsk faktura. Først resultatet. Denne faktura påstås at komme fra Veldtmann, en velkendt leverandør, og kræver, at du betaler til en ny bankkonto med øjeblikkelig virkning. PaperOffice gennemgik den, klassificerede den som kritisk og placerede straks dokumentet i sikkerhedskarantæne. Redigering, download og sletning er låst, indtil en administrator træffer en beslutning. Vi går det igennem trin for trin: Workspace’ets AI-DMS-niveau, karantæne, dårlige scanninger og felter, Audit Control Center, gennemgangsopgaven, duplikater og til sidst revisionssikker opbevaring.

Kapitel 1: Workspace’ets AI-DMS-niveau

Hvor meget PaperOffice gør med dine dokumenter, indstilles pr. Workspace med AI-DMS-niveauet. Kun lagring gemmer filerne uden automatisk behandling. Basic omdanner dem til et søgbart arkiv med tekstgenkendelse, klassificering og nøgleord. Premium læser også forretningsfelterne, opdager sammenhænge mellem dokumenter og rapporterer duplikater. Ultra går dybere: Vision-genkendelse læser tabeller, formularer og stregkoder, suppleret med Knowledge Graph og tværdokumentalt ræsonnement. Og i Ultra er revisionen inkluderet: PaperOffice tjekker hvert dokument med tolv kontroller og placerer mistænkelige dokumenter i karantæne. Til denne video opretter vi Workspace Audit-Demo med Ultra. Før oprettelsen viser PaperOffice igen de vigtigste indstillinger til din gennemgang. Hvis alt ser korrekt ud, opretter vi Workspace.

Kapitel 2: Bankskifte: fakturaen går i karantæne

Nu til det seriøse tilfælde. Vi uploader en faktura fra Veldtmann, en velkendt leverandør. Nederst på fakturaen står der en note: Brug venligst kun de nye bankoplysninger fremover; de tidligere er ikke længere gyldige. Du kan allerede se i listen, at der er noget galt: sikkerhedskarantæne, høj revision og HITL påkrævet, hvilket betyder, at en person skal gennemgå den. I fanen Revision kan du se hvorfor. Revisionen markerer en svindelrisiko: fakturaen udtrykkeligt siger, at du skal bruge en ny bankkonto og at den tidligere ikke længere er gyldig. Det er et klassisk tegn på e-mail-svindel, for eksempel når nogen har overtaget en postboks. Alvorlighedsgrad otte ud af ti, kritisk. Hvert fund kommer med en anbefaling. Her: behandel ikke betalingen baseret på dokumentet alene, og kontakt leverandøren ved hjælp af verificerede kontaktoplysninger fra tidligere korrespondance for at bekræfte ændringen. Der er også et andet fund: en betalingsrisiko, fordi fakturaen fortæller dig at bruge en ny IBAN og ignorere de tidligere bankoplysninger. Fra alvorlighedsgrad syv og opefter placerer PaperOffice straks dokumentet i karantæne. Redigering, flytning, download og sletning er låst; de resterende faner er inaktive. Du kan stadig se sammenhængene, men kun i skrivebeskyttet tilstand.

Kapitel 3: Dårlige scanninger

I hverdagen ankommer dokumenter sjældent i perfekt stand. Vi uploader tre typiske eksempler: en fragtfaktura med en kaffeplet, en leveringsnota fra en prikprinter og en faktura, der er fotograferet med mobiltelefonen. PaperOffice udtrækker også disse dokumenter. Hvert dokument får et beskrivende navn, et kort resumé og sine datafelter: dokumentnummer, afsender, modtager, reference og beløb. På fragtfakturaen fra Britannia Freight sidder kaffepletten midt på siden. Dokumentnummeret, afsenderen og det samlede beløb fra begge linjeartikler bliver stadig korrekt fanget i deres respektive felter. Hold musen over et felt, og visningen til venstre hopper direkte til det sted i dokumentet, hvor værdien stammer fra. På den måde kan du straks se, om det er korrekt. Leveringsnotaen fra prikprinteren har blege, prikkede tegn på gråt kontinuerligt papir. Følgesedelsnummeret, ordrenummeret og adresserne kommer stadig tydeligt igennem. Og mobiltelefonfotoet: taget i en vinkel på et træbord. PaperOffice læser det som en scanning med fakturanummer, afsender, momsnummer og beløbet på 1.900 euro. En dårlig scanning er endnu ikke et revisionsfund. Alle tre dokumenter har bestået revisionen uden kritiske signaler.

Kapitel 4: Tjek og rediger felter

Hvis en værdi er forkert, eller bør være anderledes, kan du ændre den direkte i feltet: klik blot ind i det, ret værdien, og så er du færdig. PaperOffice gemmer ændringen øjeblikkeligt, og oversigten viser derefter, hvem der sidst ændrede dokumentet, og hvornår. En manipulationssikker ændringshistorik følger med revisionssikker opbevaring. Mere om dette til sidst.

Kapitel 5: Karantæne på et glimt

Tilbage til fakturaen med de nye bankoplysninger: du kan ikke blot slette den. En administrator skal først træffe en beslutning. Dette sikrer, at ingen beviser forsvinder, før sagen er blevet gennemgået. For at sikre, at ingen sag glipper igennem, skal du filtrere din søgning efter Revision: revisionskrav, høj revisionsrisiko, HITL påkrævet eller sikkerhedskarantæne. Med sikkerhedskarantæne forbliver præcis én faktura i vores Workspace. I dokumenthubben viser hver Workspace, hvor mange dokumenter der pt. er i karantæne. Filteret ‘With quarantine’ viser kun de Workspaces, der er underlagt dette. I indstillingerne kan du definere, om PaperOffice automatisk placerer dokumenter i karantæne ved et kritisk revisionsfund, og på hvilket niveau af alvorlighed. Som standard er dette sat til syv ud af ti.

Kapitel 6: Audit Control Center

Audit Control Center samler alt op: to fund, to åbne gennemgange, tolv kontrolpunkter og maksimal alvorlighed otte. Ved siden af ses en fuldstændig analyse af svindelrisiko i hele sætninger. Nedenfor ser du alle tolv kontrolpunkter: økonomisk integritet, skatteoverholdelse, svindelrisiko, geografisk uoverensstemmelse, datakonsistens, manglende data, plausibilitetskontrol, betalingsrisiko, visuel autenticitet, regulatorisk overholdelse, eksponering af følsomme data og truende indhold. To er markeret med høj risiko og uden grønt flueben. Nedenfor findes fundene med alvorlighed, begrundelse og anbefaling. Du kan markere hvert fund som gennemgået eller oprette en opgave fra det. Til dine egne optegnelser eller til din revisor kan du eksportere resultatet som en PDF-rapport, eventuelt sammen med det originale dokument.

Kapitel 7: Beslutning om gennemgangsopgaven

Med et enkelt klik omdanner du fundet til en gennemgangsopgave. Den lander hos opgaverne ‘Human in the Loop’, hvor dit team behandler den. Revisionsopgaver giver dig fire muligheder: Fuldfør gennemgang, når fundet er blevet tjekket; Ingen handling påkrævet, når der ingen risiko er; Ikke håndterbar, og fundet forbliver åbent; Eller videresend opgaven til en anden. Når en bankkonto ændres, er reglen at ringe tilbage til leverandøren med det nummer, du allerede kender, aldrig det fra den nye faktura. Registrer dine fund som en kommentar og afslut gennemgangen. Kun en administrator kan ophæve karantænen efter eksplicit bekræftelse. Her var bankændringen ikke ægte. Derfor annullerer vi, dokumentet forbliver i karantæne, og ingen betaler til den forkerte konto.

Kapitel 8: Dobbeltforekomster

Et klassisk tilfælde: samme faktura ankommer to gange, først som original og senere igen som scan. Ud fra AI-DMS Premium genkender PaperOffice dette. Over det andet dokument vises: mulig duplikat, sammen med navnet, Workspace, og datoen for originalen. Årsagerne står der: samme dokumentnummer, samme afsender, samme beløb og samme reference. Revisionen markerer også dobbeltforekomsten som et fund med alvorlighedsniveau fem. Dette er under tærsklen på syv. Derfor går dokumentet ikke i karantæne, men en person bør gennemgå det. Med ét klik åbner du originalen og sammenligner. Hvis det virkelig ikke er en dobbeltforekomst, markeres det som ‘Ingen duplikat’.

Kapitel 9: Revisionssikker opbevaring og legal hold

For dokumenter, der skal opbevares, findes der revisionssikker opbevaring. Over dokumentet står der stadig: ikke revisionssikker. Vi aktiverer dette i fanen Revision: vælg land og dokumenttype, hvilket fastsætter opbevaringsperioden; her er det seks år for en UK VAT-dokumentation. Det starter med det samme, og PaperOffice viser den beregnede slutdato. Derefter opbevares dokumentet uforanderligt og kan ikke slettes eller flyttes, før opbevaringsperioden udløber. PaperOffice logger alt, der sker med dokumentet, i fanen Revision; denne log er manipulationssikker. Dette er irreversibelt af design. Til enhver tid kan du derefter oprette et compliance-certifikat: en PDF med bevis for integritet, en QR-kode og et offentligt verificeringslink. Hvis der pågår en retssag eller skattekontrol, kan en administrator yderligere indstille en legal hold via API’en, f.eks. fra dit eget workflow. Dokumentet vil straks vise dette og blive opbevaret ud over fristen, indtil holdet ophæves. Opsummeret: vælg AI-DMS Ultra for vigtige dokumenter, og revisionskontrollen tjekker hvert dokument med tolv kontrolpunkter. Kritiske fund placerer dokumentet i karantæne med det samme, og kun en administrator kan frigive det efter en gennemgang. PaperOffice læser også dårlige scanninger; du tjekker hver værdi ved dens kilde, PaperOffice rapporterer duplikater automatisk, og du opbevarer vigtige dokumenter revisionssikkert. Indtil næste gang i PaperOffice AI Academy.