Forbind alt: dokumenter fra indbakke, scanner og lager, samt API og AI-assistenter

Resultatet først: Dokumenterne ankommer af sig selv

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. I denne video forbinder vi PaperOffice med omverdenen: din e-mail-indbakke, din scanner, dine lagerplaceringer og AI-assistenter som Claude og ChatGPT. Fakturaer ankommer via e-mail, scanninger ligger ved kopimaskinen, og kontrakter ligger i skyen. At downloade og uploade alt individuelt koster dig tid hver dag. Først resultatet: Ingen har uploadet disse fakturaer manuelt. PaperOffice hentede dem selv fra e-mail-indbakken, og det sidste dokument kom direkte fra scanneren. Sådan opsætter du det: Først forbinder du kilden, derefter bestemmer en connector, hvor dokumenterne skal hen. Derefter vil vi dække dit eget lager, API-nøgler og AI-assistenter.

Kapitel 1: Princippet: Storage Mount og Connector

Hver forbindelse starter under Document AI, Storage Mounts. En Storage Mount er adgangen til en kilde, såsom en indbakke, en mappe på en server eller cloud-lagring. Ved oprettelsen vælger du først formålet. Som importkilde henter PaperOffice filer. Som dit eget lager gemmer PaperOffice dine dokumenter der. Dette valg kan ikke ændres bagefter.

Kapitel 2: E-mail-indbakken

Lad os starte med den mailboks, som dine leverandører sender deres fakturaer til. Vi vælger E-mail som forbindelsestype. Derefter indtaster du loginoplysningerne til mailboksen: server, brugernavn og adgangskode. Den krypterede forbindelse er allerede aktiveret, og indbakken bliver læst. Med Test forbindelse tjekker PaperOffice øjeblikkeligt, om alt er korrekt, og kun i skrivebeskyttet tilstand. Intet ændres i mailboksen under denne proces. Connectoren omdanner dette til en workflow. Den overvåger kilden og gemmer hvert nyt dokument i den Workspace, du angiver. Nu til Connector. Den får et navn, kilden er vores mailboks, og som destination vælger vi Workspace-indbakken. Under ‘Handling’ angiver du, hvor ofte mailboksen bliver tjekket, højst hvert femte minut. PaperOffice henter kun ulæste e-mails og markerer dem som læst bagefter. E-mailen selv forbliver i mailboksen. Med Start scanning henter vi fakturaerne med det samme i stedet for at vente på næste tjekning. Og her er de: tre fakturaer, lige fra din indbakke. AI-DMS-behandlingen vil læse dem med det samme.

Kapitel 3: Scanneren

For din scanner findes der en dedikeret indstilling kaldet Scanner-endepunkt. PaperOffice sikrer adgang til dette formål. Klik på ‘Aktivér Endpoint’, og PaperOffice viser legitimationsoplysningerne. Indtast disse i din scanner. Det anbefales at bruge SFTP. Ældre scannere, der kun understøtter FTP, modtager en dedikeret FTP-adgang til dette formål. Også her bringer en Connector scanningerne ind i Workspace-indbakken. Det er vigtigt at have planlagt polling aktiveret. Når denne funktion er slået til, tjekker PaperOffice scannerens mappe i det angivne interval og henter automatisk nye scanninger. For at demonstrere dette vil vi hente scanningen straks ved at klikke på ‘Start scanning’. Og der er den, uden behov for at gå gennem en computer.

Kapitel 4: Mapper og cloud-lagring

Forbind mapper på servere og i skyen på samme måde: via SFTP til f.eks. en NAS eller en Linux-server, samt Amazon S3 og kompatibel lagring og WebDAV, f.eks. Nextcloud. Vi forbinder en mappe på vores egen server via SFTP: adresse, brugernavn, adgangskode og den mappe, hvorfra PaperOffice læser. Test forbindelse udfører kun en læsekontrol her. Der sker ingen ændringer på serveren. En connector henter filerne ind i Workspace-indbakken. Filernes placering forbliver på serveren. Faktura, fragtseddel og fragtfaktura findes her, og AI-DMS læser dem ud med det samme.

Kapitel 5: Din egen lagring (BYOS)

Hvis du ønsker at opbevare dine dokumenter på dit eget hardware, skal du bruge din egen lagring, også kendt som BYOS. Til dette formål forbinder vi en anden mappe på vores server som din egen lagring. Derefter krypterer PaperOffice hver fil med din egen adgangskode. Hent den straks som en fil og opbevar den sikkert. Du vælger lagringsstedet ved oprettelsen af en Workspace, og dette valg er endeligt.

Kapitel 6: API-nøgler

Til dine egne programmer og automatiseringer findes der API-nøgler. Du finder dem til højre under ‘API og Udvikler’. Ved oprettelsen vælger du typen: en API-nøgle til servere og tjenester eller et personligt token, der giver AI-assistenter lov til at arbejde for dig via MCP. Du kan kopiere nøglen når som helst fra listen over API-nøgler. Behandl den som en adgangskode. Hvordan du forbinder n8n, for eksempel, vises i en separat video.

Kapitel 7: Claude og ChatGPT

Den hurtigste måde at tilslutte AI-assistenter er via ‘Opsæt PaperOffice’, som findes til højre under Hjælp og Læring. For Claude skal du kopiere serveradressen og oprette et personligt token. Tilføj derefter PaperOffice til Claude som en connector. I ChatGPT aktiverer du udvikler-tilstanden, hvilket typisk kræver en betalt ChatGPT-plan. Indtast herefter serveradressen og bekræft login. For Cursor og andre MCP-programmer vises de relevante trin direkte i dialogboksen. Kort sagt: En Storage Mount forbinder kilden, og en connector bringer dokumenterne ind i den rigtige Workspace. Fakturaer fra din mailboks og scanninger fra din scanner ankommer automatisk. Med egen lagring forbliver dine filer på dit hardware, og gennem API-nøgler og MCP arbejder dine programmer og AI-assistenter direkte med PaperOffice. Vi ses igen i PaperOffice AI Academy.