V následujícím článku vám ukážeme, jak zvýšit efektivitu vašeho podnikání, snížit lidské chyby pomocí vyšší přesnosti, snížit náklady, maximalizovat prostor v kanceláři, zachovat integritu dat a zlepšit zabezpečení dat.Vymezujeme výhody systému pro správu dokumentů PaperOffice DMS, takže pomocí nasazení DMS můžete zajistit snížení nákladů až o 92%.Dále vám vysvětlíme, co jsou regulární výrazy (Regex) a v druhé části tohoto článku uvedeme konkrétní příklady použití REGEX.Dovíte se, jak vám tyto výrazy mohou pomoci extrahovat požadovaná data ze svých dokumentů rychle, efektivně a bez ručního zadávání těchto údajů.Technologie s třemi magickými písmeny - OCRCo vlastně znamená OCR a k čemu se používá?Optické rozpoznávání písma (OCR) se dnes často používá k extrakci informací z různých dokumentů, jako jsou například doklady, ke zdigitálnění fyzických papírových dokumentů a optimalizaci toku dokumentů.Používání rozpoznávání textů pomocí OCR přináší společnostem obrovskou výhodu, protože přispívá k automatizaci zpracování dokumentů, což je důležitý proces ve všech odvětvích.OCR, zkratka z termínu "Optical Character Recognition", umožňuje softwarovému produktu rozpoznat a extrahovat text z digitálního obrázku. Je například nezbytný pro čtení a analýzu skenovaných dokumentů.Nicméně, OCR skener dokladů sám o sobě nestačí pro dosažení dostatečně přesných výsledků.To je důvod, proč by se měl použít systém pro správu dokumentů, který již standardně obsahuje rozsáhlou funkci OCR, jako je PaperOffice DMS.PaperOffice provádí OCR rozpoznání textu pro každý dokument, indexuje celý text obsahu a poskytuje vám pomocí integrovaného rozšířeného vyhledávání nejvýkonnější nástroj pro vyhledávání v DMS na světě. A to vše bez práce!Výhody digitalizaceTéměř každý, kdo se zabýval snižováním nákladů ve firmě, se jistě setkal s termínem „digitalizace“.Obvykle jsou všechny doklady v podniku uchovávány na jednom místě. Teprve po několika dnech se začne s jejich zpracováním. Aby se ručně digitalizovaly, musí se vyhledat relevantní informace, zaznamenat je do tabulky, zkontrolovat, zda jsou údaje správné, a teprve potom se může pokračovat dále k dalším dokladům, až máte nakonec digitalizované hromady faktur a dalších dokumentů.Možná budete muset provést další krok, abyste tabulku nahráli do různých systémů pro obchodní nebo účetní účely.Zní to hrozně, že?Systém pro správu dokumentů, který již obsahuje automatizované rozpoznávání textu, vám umožní zkrátit proces z hodin nebo dokonce dnů na pouhých několik minut.Po nastavení šablony a požadovaných specifických datových polí jsou informace extrahovány z jednotlivých dokumentů nebo hromad dokumentů.Rozsáhlé údaje o dokladech jsou uloženy, dokument je otagován a díky extrahovaným informacím může být automaticky spojen s příslušným kontaktem, pokud je to nutné.Vše, co musíte udělat, je digitalizovat soubory skenováním nebo přijetím v digitálním formátu, například e-mailem, a uložit je do PaperOffice.Dokumentový systém pro vás provede všechno ostatní.
Snížení lidských chyb zvýšenou přesností
Vykonávání opakujících se úkolů, jako je manuální zadávání dat, může být docela nudné a může ovlivnit kvalitu vašich dat, pokud se zaměstnanci unaví nebo jsou rozptýleni a zapomenou nebo zamění čísla a slova.
Kromě toho, faktor "přístup a uživatelská práva" také tvoří omezený okruh, protože ne všichni zaměstnanci vaší společnosti mají právo přistupovat k firmovým datům a informacím.
Pro software, který obsahuje automatické rozpoznávání textu, není problém zůstat soustředěný a může rozpoznávat texty, zobrazovat citlivá data, extrahovat je a organizovat výstupy s vysokou přesností, aniž by "vyzradil" firemní tajemství.
Zvláště v těchto obtížných časech je velmi důležité pro všechny společnosti posílit konkurenceschopnost společnosti tím, že ji nastavíte jako bezpapírovou nebo digitální a zajistíte, že zaměstnanci mohou pracovat flexibilně z domova v home office. Nakonec musí společnost držet krok s digitální dobou a uskutečnit cestu k bezpapírové kanceláři.
Snížení nákladů a maximalizace kancelářského prostoru
Manuální zadávání dat může být velmi pracné a čím více dokladů musíte zpracovat, tím vyšší budou vaše personální náklady. Navíc se mohou vyvinout některé dodatečné náklady spojené s nepřesnostmi dat způsobenými lidskými chybami.
Díky automatizovanému zpracování a čtení dat pomocí umělé inteligence (AI) vám systém pro správu dokumentů, jako je PaperOffice DMS, může pomoci snížit tyto náklady a současně uvolnit kancelářský prostor, protože nemusíte najímat další personál na ruční digitalizaci dokladů nebo ukládání hromad papírových dokladů ve vaší kanceláři.
Uchovávejte integritu dat a zlepšujte zabezpečení dat.
I když jak digitální, tak tištěné papírové dokumenty mohou být ztraceny nebo poškozeny fyzickými, environmentálními nebo technologickými riziky, většina společností stále tráví čas ukládáním všeho do fyzického archivu nebo používáním místních nebo cloudových úložišť pro digitální dokumenty.
Rada
Na téma Ukládání do cloudu a proč nedoporučujeme tuto metodu ukládání, existuje speciální článek:
Díky PaperOffice jsou všechny vaše dokumenty uloženy přímo na databázovém serveru vašeho vlastního serveru a poskytují vám tak plnou neomezenou kontrolu nad všemi daty. Nemusíte si ale nastavovat vlastní server, PaperOffice po instalaci provede všechny další kroky za vás.
Nebo použijte své NAS Synology nebo QNAP a spravujte všechny své doklady na svém vlastním NAS zařízení! V seznamu vám ukážeme 7 kroků, jak vytěžit maximum ze svého Synology NAS, zde se dozvíte více zde.
Je třeba zaručit revizní bezpečnost
Dále se zvýší zabezpečení dat a řízení přístupu poté, co jsou doklady digitalizovány pomocí PaperOffice, protože data jsou vysoce bezpečně šifrována a archivována v revizním režimu v databázi, ke které nemá přístup nikdo kromě vás.
PaperOffice automaticky verzuje každý změněný dokument, vytváří stínovou kopii a ukládá ji samostatně, abyste mohli kdykoli otevřít požadovanou verzi.
Ukážeme vám, jak zaručit verzování a revizní bezpečnost archivace dokumentů.
Rada
K tématu "Revizní a konzistentní vydaní dokumentů v souladu s GoBD se správou dokumentů PaperOffice" existuje také video na YouTube, které vysvětluje tento postup srozumitelně:
Jaké jsou výzvy digitálního zpracování dokladů pomocí OCR?
Při extrahování dat pomocí rozpoznávání textu OCR existuje několik výzev, které je třeba zohlednit. Rozvrhy faktur se liší, protože každá společnost má vlastní formát.
Aby bylo možné správně číst vaše doklady, PaperOffice používá automatické rozpoznávání dokladů pomocí umělé inteligence (AI) nazývané PIA.
PIA využívá speciální algoritmy a technologie rozpoznávání.
PIA obsahuje rozsáhlý integrovaný slovník, který automaticky rozpoznává špatně rozpoznané termíny, porovnává je a nahrazuje správnými. Můžete se vždy spolehnout na to, že správné rozpoznání textu bylo uloženo pro váš dokument.
Přečtení relevantních informací z dokumentů
Relevantní obsah dokumentů, jako je datum, částky, typy dokumentů, klíčová slova a údaje o dokladu, jsou inteligentně rozpoznávány, extrahovány a používány k indexování. Dále se hledají a následně extrahují dokumentové informace relevantní pro doklad, jako je čistá částka, hrubá částka, sazba daně z přidané hodnoty a měna dokladu. Toto inteligentní rozpoznání dat je v PaperOffice plně automatické.
Bohužel při skenování dokumentů v papírové formě existuje mnoho faktorů, které mohou ovlivnit kvalitu obrazu, jako je zarovnání, zmačkaný papír, velikost písma, jas, ručně psaný text a mnoho dalšího. To ovlivňuje kvalitu rozpoznávání textu a extrahovaných dat. To může znamenat, že již naučené šablony dokumentů nejsou rozpoznány nebo že informace z dokumentů nejsou správně uloženy.
Do hry vstupují regulární výrazy.
Regulární výrazy (regex) jsou úžasným způsobem, jak vyhledávat přesné hodnoty v textu.
Podrobně vysvětlujeme, jak přesně použít regulární výrazy na základě explicitních příkladů ve druhé části článku.
Začít je jednodušší, než si myslíte.
Máte stále obavy, že to nedokážete? Přečtěte si případové studie našich zákazníků o integrování PaperOffice do vašeho podnikání a sami se přesvědčte o jednoduchosti nebo si jednoduše vyžádejte testovací instalaci.
Pro koho je vhodný papírově nezávislý kancelářský systém?
Rychlá a jednoduchá odpověď na tuto otázku zní: pro každou firmu. Výhody papírově nezávislého kancelářského systému mají všechny odvětví a velikosti firem, od malých a středních podniků po start-upy a velké společnosti. Přechod na papírově nezávislý systém je však zvláště cenný pro malé a střední podniky: Díky snížení nákladů na zpracování se uvolňují finanční prostředky, které lze použít pro další podporu růstu.
Mohu pro svoji papírově nezávislou kancelář použít cloudového poskytovatele DMS?
Ne. Dalším faktorem, který je neustále na diskusi a který se stal zvláště důležitým po definitivním zavedení nařízení GDPR v roce 2018, je ochrana osobních údajů. DMS řešení a DMS software se používají k zpracování, správě a ukládání dokumentů, které často obsahují citlivé osobní údaje. Porušení nařízení GDPR může být sankcionováno vysokými pokutami ze strany zákonodárce.
- Výhody stojí za námahu a náklady
Práce s digitálními dokumenty a převedením starých dokumentů do nové doby bude nejlepší investiční krok, který vám ušetří neuvěřitelně mnoho času, peněz a nervů v budoucnosti. - Potřebujete někoho, kdo se v tom vyzná
Nepotřebujete vlastního IT specialistu, abyste mohli využívat všechny výhody digitalizace.
Co potřebujete, je správný partner na vaší straně, který má přesné zkušenosti s tím, co potřebujete. Vyhněte se strašení panikáři a zvolte testovací implementace místo chytlavých prezentací v PowerPointu, které nebyly opravdu otestovány. - Hardware je obvykle již k dispozici
Zkušenosti naznačují, že téměř každá společnost a podnik má velkoplošný kopír, který nevyužívá maximálně své možnosti. Tyto přístroje jsou skvělé pro masové skenování, jsou tolerantní k sponkám a mohou být základem pro digitální spuštění bez nutnosti investovat do skeneru. - Lacnější než očekáváte s odpovídajícím DMS
Vyhněte se pastem spojenými s DMS / ECM systémy, ve kterých jste zcela závislí na výrobcích. Nekompromisně se postavte k možnostem vlastní administrace, jako je např. samotné školení dokumentů a nastavení. Pokud potřebujete pomoc, výrobce vám rád pomůže, ale zůstaňte samostatní a nezávislí. - Digitalizovat a automatizovat je budoucnost
Budoucí procesy budou zcela stejné, ale plně automatizované.
Faktura přichází? Workflow je spuštěn a vše jde po stanovené cestě.
Máte 1000 složek? Žádný problém, máte své vlastní Google!
