Workflow Agents. Опишете работните процеси със свои думи и ги изпълнявайте автоматично

Резултатът първо: Голямата фактура очаква одобрение

Здравейте и добре дошли в академията на PaperOffice AI. Това видео е за Workflow Agents. С него Вие описвате процес със свои думи, а PaperOffice го изпълнява автоматично за всеки съвпадащ документ. Никой не трябва да плаща фактура за дванадесет хиляди евро, преди тя да бъде одобрена. Но ръчното подаване на всяка фактура отнема време. Първо, резултатът. Току-що получихме две фактури от Veldtmann. Нашият Workflow Agent вече е маркирал по-малката за две хиляди триста петдесет евро като прегледана, без допълнителни въпроси. За големия размер над дванадесет хиляди евро той спря. Сега чака задача за одобрение с доставчик, номер на фактура и сума. След като Вие я одобрите, агентът продължава и също маркира тази фактура като прегледана. Ето как можете да я изградите сами: създайте Workflow Agent, изберете стартовото събитие, опишете процеса в Prompt Studio, тествайте го безопасно, включете автоматизацията и прегледайте изпълненията.

Глава 1: Преглед на Workflow Agents

Workflow Agent е AI агент, който обработва вашите документи според инструкция. Вие пишете инструкцията не като програма, а на обикновен език. Вашите Workflow Agents се намират под Workflow AI. Списъкът показва за всеки агент кога започва, дали автоматизацията е включена и каква документна интелигентност изисква.

Глава 2: Създаване на агента и началното събитие

За теста ще ни трябва POFID на малка фактура, който е идентификаторът на документа. Това става с едно кликване в списъка: изберете фактурата, отидете на Действия и изберете POFID. Сега новият Workflow Agent. Той получава име, Одобрение на фактура, и описание с обикновени изречения: фактури над пет хиляди евро трябва да чакат одобрение, по-малките се маркират като прегледани. Под Документна интелигентност Вие дефинирате колко подробно трябва да се прочете документът предварително. Premium е предварително избран и вече чете сам сумата, доставчика и номера на фактурата. Вие определяте точно кои полета се извличат чрез IDP Agents; за това има отделен епизод. Следва стартовото събитие. Има шест от тях. Само ръчно означава: Агентът започва само когато Вие го задействате. След като AI-DMS завърши, той започва с всеки нов документ, щом той бъде извлечен. Освен това, той може да започне при промяна на метаполе, когато някой завърши задача, когато одобрението е приключило или щом документът е напълно подписан. След като AI-DMS завърши, агентът започва веднага щом нова фактура бъде напълно извлечена. Под Филтри ние указваме към кои документи се отнася това: само в Workspace Workflow-Demo и само за типа документ Фактура. Тук не трябва да се притесняваме за повторни задействания. Тази опция предотвратява един и същи агент да започва многократно в кратък срок за един и същи документ. Кликнете Запазване и Prompt Studio ще се отвори.

Глава 3: Студиото за промпти

Това е Студиото за промпти. Отляво виждате нашето описание. Като кликнете върху „Създаване на инструкция за агента“, PaperOffice генерира прецизна инструкция за агента. В центъра виждате какво е разбрано: задачата с едно изречение, разпознатите правила и включените полета. Под тях ще видите защо инструкцията е структурирана по този начин и как агентът знае кога е приключил. Уделете си време да я прочетете внимателно. Ако нещо се различава от вашето намерение, редактирайте описанието и регенерирайте инструкцията. Потокът на инструментите показва кои инструменти използва агентът: той чете документа и, ако е необходимо, променя поле. Не получава никакви други инструменти освен тези, посочени в неговите инструкции. Отдясно е завършената инструкция на английски език, за да я разбере агентът ясно. Изглежда всичко е наред; запазете и тествайте.

Глава 4: Тествайте с увереност: сухият пробег

Тестваме със сухо изпълнение: агентът работи върху реален документ, но не променя нищо. Поставяме POFID на малката фактура и стартираме. Сухото изпълнение е успешно. Агентът е открил сумата, хиляда деветстотин и осемдесет евро, под прага, и би маркирал фактурата като прегледана. Подолу виждате всяка стъпка: Първо, той прочете документа, след това подготви промяната. Тя не беше изпълнена; това беше само симулация. Само след успешен тест можете да включите автоматизацията. По този начин никой агент не работи върху вашите документи, които първо не сте изпробвали.

Глава 5: Активиране на режим на автоматизация

Така превключваме в Режим на автоматизация. Отсега нататък агентът реагира автоматично на събитието за стартиране. Съществува също настройката за одобрение на изпълнението. Ако е включена, агентът пита човек преди всяка промяна, за всеки документ. Ние искаме да ни питат само за големите фактури, така че сме поставили нашето одобрение в описанието.

Глава 6: Постъпили са две фактури

Сега идва истинското изпитание. Постъпват две нови фактури от Veldtmann: една за два хиляди триста петдесет евро и една за дванадесет хиляди осемстотин двадесет и пет евро. Първо, обработката на AI-DMS прочита документите, а след това нашият агент започва автоматично за всяка фактура поотделно. Пропускам част от времето. В колоната „Статус на документа“ виждате резултата: малката фактура вече е прегледана. За голямата все още не се показва нищо, тъй като агентът е спрял тук. В колоната „Автоматизация“ също се вижда това: пясъчният часовник до Workflow означава, че чака одобрение. В раздела „Задачи за човешки контрол (HITL)“ одобрението на фактурата сега очаква с данни за доставчика, номер на фактурата и сума. В задачата виждате самата фактура отляво и детайлите отдясно. В момента тя е назначена на Вас. Ако някой друг трябва да реши, например ръководството, просто препратете задачата. Ние я одобряваме с кратко коментар. Агентът след това продължава работата си. Нека погледнем обратно към списъка с документи: сега и голямата фактура е вече прегледана.

Глава 7: Преглед на изпълненията

Можете да видите какво е направил агентът в своите изпълнения. Най-бързият начин е чрез менюто в неговия ред. Тук виждате изпълненията на този агент, всички завършени, всяко с документ, начално събитие и продължителност. В детайлите едно изречение посочва какво е направил агентът: получено одобрение, статусът е променен на „прегледан“. След това следва целият процес: първо инструкцията като стъпка нула, след това всяка стъпка на агента с нейния резултат и накрая полетата, които е променил. По този начин можете да проследите всяко решение по-късно.

Глава 8: Съвети от практиката

Няколко допълнителни съвета. Напишете описанието, сякаш обяснявате процеса на нов колега: с ясна граница, включените полета и какво е разрешено да променя агентът. Дефинирайте обхвата на Вашия агент, като използвате филтри, за да посочите към кои документи се отнася. Тествайте всяко преработено описание първо в режим на сухо изпълнение. За чувствителни работни потоци допълнително активирайте одобрението на изпълненията и проверявайте изпълненията редовно през първите дни. Обобщено: Вие описвате Workflow Agent със свои думи. Избирате стартовото събитие и използвате филтри, за да дефинирате към кои документи се отнася. Това създава инструкцията в Prompt Studio, тествате безопасно в сухо изпълнение и едва след това активирате автоматизацията. Където човек трябва да реши, агентът спира и чака одобрение. В следващото видео ще свържем PaperOffice с външния свят: имейл кутия, съхранение и скенер, Вашия собствен NAS, API ключове и AI асистенти като Claude и ChatGPT. До следващия път в Академия PaperOffice AI.