Обход на функциите: видове документи

Значение

Представете си фактура, която пристига в PaperOffice без етикет. Тя е просто файл — трудно откриваем, труден за маршрутизиране и лесно изгубим в ежедневието.

С документа тип “Фактура” PaperOffice знае какво представлява. Екипите могат да го търсят с увереност, агентите да извличат правилните полета, а работните процеси да го маршрутизират към правилния процес без гадание само от името на файла.

Същата логика важи и за договори, товарителници, оферти и разписки. Всеки тип документ носи ясно ежедневие значение — не просто име на файл, съхранено в архив без контекст за хората или автоматизацията.

Този етикет е отправната точка за всичко, което следва в Document AI.

Защо

Ето защо това има значение в ежедневната работа.

Типът на фактурата помага за разпознаване на доставчика, сумата и падежа — така че проверките и подготовката за плащане да могат да започнат автоматично, вместо да стартират от празен файл.

Типът на договора може да задейства различни правила в сравнение с товарителницата. Утвърждаването, задържането и следващите стъпки остават съобразени с реалния документ, а не с общото качване.

Задържането може да се подготви за всяка категория — например по-дълго съхранение за фактури, отколкото за чернови — така че политиката се предава с типа от първия момент, в който документът бъде класифициран и съхранен.

Агент за IDP

В редактора на типовете документи, подразбиращият се IDP Agent може да бъде свързан директно с типа.

След като AI-DMS автоматично разпознае типа — например Фактура — този агент се поставя в опашката заедно с тръбата Workspace, с дедупликация, така че същият агент да не се изпълнява два пъти за един документ.

Класификацията и извличането работят като единен поток: AI-DMS определя типа, а свързаният IDP Agent започва без ръчно предаване от потребителя или отделна стъпка за задействане.

Възможности на IDP

Един IDP Agent прави много повече от просто поставяне на етикет върху файл.

Той може да извлича целеви данни от страницата — имена на доставчици, суми, дати, реда в фактурата, ДДС номера и други полета, конфигурирани специфично за този тип документ.

Той може да изпълнява визуални проверки: потвърждава присъствието на ключови зони, маркира полетата върху страницата и подпомага прегледа, когато нещо изглежда непълно, липсва или е неясно.

Той може да валидира стойностите спрямо бизнес правилата, да подготвя преглед с човешко участие при ниска увереност и да предава структурираните резултати в следващата стъпка на работния процес без повторно въвеждане на данни.

Така агентът превръща разпознаването в полезни данни — готови за маршрутизиране, проверки, одобрения и автоматизация в цялата организация.

Свързани с тип документ, тези възможности започват автоматично след разпознаването на AI-DMS.

Системно собствено

Започнете със системни типове — готови етикети за честа работа като фактури и договори, които екипите вече разпознават в различните региони.

Създавайте собствен тип само когато бизнес процесът е наистина различен — например форма за клиника, митническа пратка или вътрешен пакет за одобрение, който изисква собствено значение и правила.

Филтрирайте по регион, така че каталогът да съответства на юрисдикцията, без да смесва правни изисквания от други региони в един и същи списък.

Създаване

За да създадете нов тип документ, отворете „Типове документи“ и изберете „Нов тип документ“.

Въведете ясно име за показване, кратко описание за потребителите в списъците и подсказките, както и подсказка за AI, която обяснява как класификаторът трябва да разпознава този тип — обикновено на английски език, с типични характеристики и начини за различаване от подобни документи.

Задайте юрисдикцията, към която се прилага типът. По желание свържете подразбиращ се IDP Agent, за да започне извличането и визуалната проверка след разпознаването на AI-DMS. Конфигурирайте задържането, когато документите от този тип трябва да носят правило за WORM или задържане за съответствие.

Запазете типа. Той се появява в каталога и може да се използва веднага в класификацията и автоматизацията — без нужда от изграждане на целия процес отначало.

Използвайте този път само когато бизнес смисълът е наистина нов — не за всяка дребна предпочитана промяна в името.

Запазване

Тип документ може да прехвърли правило за запазване към реалните документи, веднага щом бъдат класифицирани.

Когато фактура бъде качена или разпозната, това правило може да се приложи — включително защита WORM за необходимия период, за да останат файловете непроменени до изтичане на срока за запазване.

Винаги потвърждавайте правните основи със специалисти преди прилагането. PaperOffice помага за подготовката на запазването на ниво тип — той не замества професионалния правен или съответствен съвет за вашата организация.

Раздел

Прегледайте каталога, опитайте да потърсите „Фактура“ и започнете с системни типове, които вече отговарят на ежедневната работа.

Свържете подразбиран IDP Agent, за да се извличането, визуалните проверки и валидацията следват автоматично разпознаването на AI-DMS.

Създайте собствен тип само за реална бизнес разлика, конфигурирайте задържането внимателно, след което позволете на класификацията и автоматизацията да работят с ясен смисъл.

По този начин документните типове поддържат ежедневните файлове разбираеми в PaperOffice AI — от първото качване до дългосрочното задържане.