Търсене и подреждане: намерете всеки документ за секунди

Задаване на въпроси вместо търсене

Здравейте и добре дошли в Академията на PaperOffice AI. Този филм е за търсенето и подреждането: как можете да намерите всеки документ за секунди, без да поддържате структури от папки. Първо резултатът. Просто питаме: Кои фактури е изпратил Veldtmann? PaperOffice разбира въпроса, намира съответните документи и показва точно къде се намира отговорът в документа. Всичко остава подредено: във виртуални папки, които ИИ предлага сам, и с връзки между документи и доставчици. Ето как ще продължим: първо търсенето, после търсенето по значение, числата и сумите, филтрите и групите, виртуалните папки, типовете документи, връзките и накрая хронологията и версиите.

Търсене

Търсите в полето за търсене най-горе. Отляво превключвате между Попитайте агента и Търсене. Ние оставаме при Търсене и търсим тук, в този Workspace, за Veldtmann. PaperOffice търси едновременно на четири места: в името на файла и полетата с данни, в разпознатия текст, в разпознатите фирми, лица и суми и по значение. Резултатът е един общ списък. Най-горе виждате най-добрия резултат. Индикаторът за значимост показва откъде идва даден резултат и колко добре съвпада с търсенето ви. Отворите ли резултат, прегледът отива направо до мястото на попадението и то се маркира в документа. Със стрелките преминавате към следващото попадение и се движите през всички срещания. С едно щракване търсите не само в Workspace, а във всички Workspaces. А последните ви търсения винаги са на разположение.

Търсене по значение

Не е нужно да знаете коя дума е в документа. Просто задайте въпрос, например: Кои договори се подновяват автоматично и какъв е срокът за предизвестие при прекратяване? Ще намерите съответните договори, дори когато използват съвсем различни думи. Индикаторът за значимост показва, че това са съвпадения по значение. Правилото е просто: една или две ключови думи PaperOffice търси буквално и мълниеносно. Пълните изречения и въпросите се разбират по значението си. Търсенето по значение е налично в Workspaces с ниво AI-DMS Premium или по-високо. Нивото се избира поотделно за всеки Workspace.

Числа и суми

Числата можете да търсите директно: номер на фактура, номер на поръчка за покупка или номер на стокова разписка, точно както са написани в документа. PaperOffice разпознава сума с разделители и валута като сума. Така веднага намирате всички документи, свързани с процеса за 18 500 евро: поръчка, фактура и плащане. А ако въведете IBAN без интервали, ще се покажат всички документи, които съдържат тази банкова сметка. Това е особено полезно, когато доставчик внезапно ви изпрати нови банкови данни.

Филтриране и групиране

Филтрите стесняват списъка. Тук показваме само фактури, добавени през последните 30 дни. Още по-бързо: щракнете върху стойност в списъка, например тип документ или ключова дума, за да филтрирате списъка съответно. Групирането пренарежда списъка, например по изпращач. Така с един поглед виждате кои документи от кой доставчик идват. Комбинация, която често ви е нужна, можете да запазите като изглед. А с едно щракване нулирате всички филтри.

Виртуални папки

Ако предпочитате да мислите в папки, можете да включите изгледа на папки. Никой не създава папки ръчно: при обработката ИИ предлага подходящи пътища за съхранение за всеки документ и ги вписва в съществуващата ви структура. В документа виждате предложенията под Пътища за съхранение. Можете да добавите и други пътища, например папка за годишните финансови отчети. Хубавото е, че папките са виртуални. Един документ може едновременно да е в няколко папки, без да бъде дублиран.

Типове документи

ИИ автоматично определя вида на документа: фактура, товарен лист, договор и много други. Списъка виждате под Типове документи. Ако някой тип липсва, създайте си такъв, например Доклад за поддръжка. С кратка инструкция към ИИ опишете как трябва да го разпознава. Ако типът за класификация е активен, ИИ оттук нататък автоматично присвоява новите документи към него. Ще ви покажем кой агент чете данните от него във филма за IDP Agents.

Връзки

Всеки документ знае с кого има работа. Под Връзки ще намерите бизнес партньора, когото ИИ е разпознал от бланката. Документите можете да свързвате, като ги плъзгате: например плъзнете товарния лист върху фактурата и изберете „Принадлежи към“ като тип връзка. От този момент нататък можете мигновено да преминавате от единия документ към другия. А под Организации виждате всеки доставчик с всичките му документи във всички Workspaces.

Хронология и версии

Хронологията подрежда документите по дата, например по краен срок. Така виждате какво предстои този месец. Ако даден договор се промени, качете допълнението като нова версия. Документът остава същият, всичките връзки са запазени, а предишната версия се съхранява. Сравняването на версии показва колко си приличат две версии, кои страници са променени и обобщава промените в няколко изречения. А ако старата версия все пак е била правилната, възстановете я като нова версия: нищо не се губи.

Резюме

Това беше търсенето и подреждането: търсене на всичко, въпроси вместо ключови думи, филтри и групи, виртуални папки, персонализирани типове документи, връзки, хронология и версии. В следващите епизоди ще разгледаме IDP Agents и как можете сигурно да споделяте документи през браузъра и по телефона. До следващия път в Академията на PaperOffice AI.