No artigo abaixo, mostraremos como você pode aumentar sua eficiência operacional, reduzir erros humanos por meio de maior precisão, diminuir seus custos atuais, maximizar seu espaço de escritório, manter a integridade dos dados e melhorar a segurança dos dados.
Enumeramos para si as vantagens do sistema de gestão documental PaperOffice e como pode garantir a sua redução de custos até 92% graças à utilização de um DMS.
Também explicamos o que são expressões regulares (regex) e listamos exemplos concretos de aplicativos REGEX na segunda parte deste artigo.
Você aprenderá como eles podem ajudá-lo a extrair os dados necessários de seus documentos de forma rápida, eficiente e sem inserir esses dados manualmente.
Técnica das três letras mágicas - OCR
O que realmente significa OCR e para que é usado?
O reconhecimento óptico de caracteres (OCR) agora é amplamente usado para extrair informações de vários documentos, como recibos, para digitalizar documentos físicos em papel e simplificar o fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos.
O uso do reconhecimento de texto OCR oferece uma enorme vantagem às empresas, pois pode ajudar a automatizar o processamento de documentos, um processo que desempenha um papel significativo em qualquer setor.
OCR, abreviação de Optical Character Recognition, permite que um produto de software reconheça e extraia texto de uma imagem digital. É essencial para leitura e análise de documentos digitalizados, por exemplo.
Embora o OCR de recibo seja útil quando as empresas lidam com lotes de recibos diariamente, um scanner de recibo OCR sozinho não é suficiente para fornecer resultados suficientemente precisos.
Para isso, deve ser utilizado um sistema de gerenciamento de documentos, que já possui uma ampla função de OCR a bordo como padrão, como o PaperOffice DMS.
O PaperOffice realiza o reconhecimento de texto OCR para cada documento, indexa todo o conteúdo do texto e, graças à pesquisa avançada integrada, fornece o que é provavelmente a ferramenta de pesquisa DMS mais poderosa do mundo. Sem nenhum trabalho!
Vantagens da digitalização
Quase todo mundo que já tratou do tema redução de custos em uma empresa certamente já tratou do termo técnico "digitalização".
Normalmente, todos os recibos da empresa são mantidos em um só lugar. O processamento dos documentos só começará depois de alguns dias. Digitalizá-los manualmente envolve localizar as informações relevantes, inseri-las em uma planilha, verificar se as entradas estão corretas, antes de passar para a próxima, até que você finalmente tenha digitalizado pilhas de faturas e outros documentos.
Você pode até precisar fazer uma etapa extra para carregar a planilha em diferentes sistemas para fins operacionais ou contábeis.
Parece horrível, certo?
Com um sistema de gerenciamento de documentos que já possui reconhecimento de texto automatizado integrado, você pode reduzir o processo de horas ou mesmo dias para apenas alguns minutos.
Depois de configurar o modelo e os campos de dados específicos desejados, as informações são extraídas de documentos individuais ou lotes de documentos.
Extensas informações do documento são armazenadas adequadamente, o documento é marcado e, graças às informações lidas, pode ser vinculado automaticamente a um contato armazenado, se necessário.
Tudo o que você precisa fazer é digitalizar os arquivos digitalizando-os ou enviando-os digitalmente desde o início, como por e-mail, e salvando-os no PaperOffice.
O sistema de gerenciamento de documentos fará o resto por você.
Dica
A propósito, há um artigo especial sobre o tema "As 10 vantagens mais importantes da digitalização de documentos em papel":
Reduza o erro humano com maior precisão
Realizar tarefas repetitivas, como entrada manual de dados, por exemplo, pode ser bastante tedioso e degradar a qualidade de seus dados, pois os funcionários ficam cansados ou distraídos e todos os números e palavras são esquecidos ou misturados.
Além disso, o fator "acesso e direitos do usuário" também representa um grupo limitado, pois nem todos os funcionários da sua empresa têm o direito de visualizar os dados e informações da sua empresa.
Para um software que inclui reconhecimento de texto automatizado, nunca é difícil manter o foco e ele pode reconhecer os textos, ver dados confidenciais, extraí-los e organizar as saídas com alta precisão sem "derramar" os segredos da empresa.
Especialmente nestes tempos difíceis, é muito importante para todas as empresas fortalecer a competitividade da empresa, tornando-a sem papel. Configure o digital e garanta que os funcionários também possam trabalhar com flexibilidade em casa no escritório doméstico. Em última análise, a empresa precisa acompanhar a era digital e trilhar o caminho para o escritório sem papel.
Reduza custos e maximize o espaço do escritório
A entrada manual de dados pode ser muito trabalhosa e quanto mais recibos você tiver que processar, maiores serão os custos de pessoal. Além disso, pode haver alguns custos adicionais relacionados a imprecisões de dados devido a erro humano.
Através do processamento automatizado e leitura dos dados com inteligência artificial (IA), um sistema de gestão documental como o PaperOffice DMS pode ajudá-lo a reduzir esses custos e ao mesmo tempo liberar espaço no escritório, já que você não precisa contratar equipe adicional para digitalizar recibos manualmente ou armazenar pilhas de recibos em seu escritório.
Mantenha a integridade dos dados e melhore a segurança dos dados.
Embora os arquivos digitais e os documentos físicos em papel possam ser perdidos ou danificados devido a riscos físicos, ambientais ou tecnológicos, a maioria das organizações ainda perde tempo armazenando tudo em arquivos físicos e usando armazenamento local ou em nuvem para registros digitais.
Dica
A propósito, existe um artigo especial sobre como salvar na nuvem e por que não recomendamos esse método de armazenamento:
Graças ao PaperOffice, todos os seus documentos são armazenados diretamente no servidor de banco de dados do seu próprio servidor, dando a você controle total e irrestrito sobre todos os dados. Você não precisa configurar um servidor, porque o PaperOffice cuida de todas as outras etapas para você após a instalação.
Ou use seu Synology ou QNAP NAS e gerencie todos os seus recibos em seu próprio dispositivo NAS! Listamos 7 medidas para aproveitar ao máximo seu Synology NAS aqui saiba mais sobre isso.
A segurança da revisão deve ser garantida
Além disso, a segurança dos dados e a gestão de acessos tornam-se mais fáceis assim que os recibos são digitalizados com o PaperOffice, uma vez que os dados são encriptados de forma altamente segura e arquivados na sua base de dados à prova de auditoria, à qual ninguém além de si pode aceder.
O PaperOffice verifica automaticamente cada documento alterado, cria uma cópia de sombra e a salva separadamente para que você sempre possa abrir a versão desejada novamente.
Descrevemos como você pode garantir o controle de versão e o arquivamento de documentos à prova de auditoria.
Dica
No tópico "Versão de documentos à prova de revisão e compatível com GoBD com gerenciamento de documentos PaperOffice", há também um vídeo no YouTube que explica esse processo de maneira compreensível:
Quais são os desafios ao digitalizar documentos com OCR?
Ao extrair dados com um reconhecimento de texto OCR, existem alguns desafios que precisam ser considerados. Os layouts das faturas variam muito, pois cada empresa tem seu próprio formato.
Para que seus recibos possam ser lidos com precisão, o PaperOffice possui reconhecimento automático de documentos usando inteligência artificial (AI) chamada PIA.
A PIA usa algoritmos especiais e tecnologias de reconhecimento.
O PIA possui um dicionário extenso e integrado que reconhece automaticamente os termos reconhecidos incorretamente, os compara e os substitui pelos corretos. Você sempre pode ter certeza de que o reconhecimento de texto correto foi armazenado para o seu documento.
Lendo informações relevantes do documento
O conteúdo relevante do documento, como datas, valores, tipos de documento, palavras-chave e dados do documento, são reconhecidos, extraídos e usados de forma inteligente para indexação. Além disso, as informações do documento relevantes para o documento, como total líquido, total bruto, taxa de IVA e moeda do documento, são pesquisadas e depois extraídas. Este reconhecimento inteligente dos dados é totalmente automático com o PaperOffice.
Infelizmente, durante o processo de digitalização de documentos em papel, muitos fatores podem afetar a qualidade da imagem, como: B. Alinhamento, dobras, tamanhos de fonte, brilho, textos manuscritos e muito mais. Isso prejudica a qualidade do reconhecimento do texto e dos dados lidos. Isso pode significar que os modelos de documento que já foram ensinados não são reconhecidos ou que o conteúdo do documento não é armazenado corretamente.
É aqui que entram as expressões regulares.
As expressões regulares (regex) são uma maneira fantástica de pesquisar valores exatos no texto.
Explicamos em detalhes como você pode usar expressões regulares usando exemplos explícitos em a segunda parte do artigo.
Começar é mais fácil do que você pensa.
Você ainda está preocupado em não conseguir? Leia os estudos de caso de nossos clientes sobre a integração do PaperOffice em sua vida empresarial e convença-se da simplicidade ou simplesmente solicite uma instalação de teste.
Para quem é adequado um escritório sem papel?
A resposta rápida e fácil para a pergunta é: para todas as empresas. Todos os setores e tamanhos de negócios se beneficiam de um escritório sem papel, desde PMEs e start-ups até grandes empresas. No entanto, a conversão é particularmente valiosa para pequenas e médias empresas: A redução no esforço de processamento e nos custos libera o orçamento necessário para novos impulsionadores do crescimento.
Posso usar um provedor DMS baseado em nuvem para meu escritório sem papel?
Não. Outro fator que está na boca de todos desde que o GDPR entrou em vigor em 2018, o mais tardar, é a proteção de dados. As soluções DMS e o software DMS são usados para processar, gerenciar e armazenar documentos que geralmente contêm dados pessoais confidenciais. Em caso de violação do RGPD, o legislador prevê multas elevadas.
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Os benefícios justificam o esforço e os custos
Trabalhar digitalmente e trazer documentos antigos para a nova era será o melhor investimento chave para economizar uma incrível quantidade de tempo, dinheiro e nervosismo no futuro. -
Você precisa de alguém que saiba
Você não precisa do seu próprio especialista em TI para aproveitar todas as vantagens da digitalização.
O que você precisa é do parceiro certo ao seu lado que, graças à sua experiência, possa implementar exatamente o que você precisa. Evite o alarmismo e escolha posições de teste em vez de apresentações sofisticadas do PowerPoint sem realmente testá-lo. -
O hardware geralmente já está disponível
A experiência mostra que quase todas as operações, empresas e empresas possuem uma copiadora de grande porte que não utiliza seu potencial. Esses dispositivos adoram digitalizações em massa, toleram clipes de papel e podem ser a base para um início digital sem investimento em scanner. -
Mais barato do que o esperado com o DMS certo
Evite armadilhas de custo com sistemas DMS / ECM onde você está impiedosamente à mercê dos fabricantes. Não faça concessões quando se trata de suas próprias opções de administração, como documentos de ensino e configurações você mesmo. Se precisar de ajuda, o fabricante ficará feliz em ajudá-lo, mas permaneça independente. -
Automação digital é o futuro
Os procedimentos serão completamente idênticos no futuro, mas totalmente automatizados.
Fatura chegando? O fluxo de trabalho é acionado e tudo segue seu caminho definido.
Pesquisar em todas as 1000 pastas? Sem problemas, porque você tem seu próprio Google!
