À medida que o mundo inteiro se torna mais "digital", cada vez mais empresas, especialmente as SMEs, precisam de um "empurrão" para começar. Porque muitos já estão horrorizados com o mero pensamento de dedicar-se ao tema ou lidar com ele.
No artigo atual, mostraremos que a transição de documentos em papel para documentos digitais é muito mais fácil do que parece em seus pesadelos. Siga nosso conselho que vai pagar pelo seu negócio.
Até certo ponto, o arquivo analógico ainda é uma necessidade até hoje. No entanto, 99% das vezes não há necessidade de trabalhar com ele.
Pelo contrário, o papel impresso é um anacronismo que é mantido fora de hábito ou puramente tecnicamente porque certos documentos devem ser preservados na forma em que foram feitos, como escrituras ou contratos. Mas estes também podem ser digitalizados para trabalhar com seus respectivos conteúdos no computador.
A viagem real ao arquivo, a busca em prateleiras ou armários de arquivo, a remoção do documento, trabalhando com ele e trazendo-o de volta e organizando-o novamente no arquivo. Apenas descrever e ler esse processo leva muito tempo. Ligar para o arquivo digital, por outro lado, leva alguns cliques e nada mais.
Antes de entrarmos nos benefícios, vamos responder a seguinte pergunta:
Por que é importante não ficar para trás quando se trata de digitalização?
Como uma pessoa responsável, você certamente está ciente de que os documentos analógicos simplesmente não estão mais atualizados. No entanto, você também vê as complicações envolvidas na conversão do arquivo analógico existente em dados digitais. Porque digitalizar documentos é mais do que apenas uma tendência. Na verdade, agora é o pré-requisito para se manter competitivo e atualizado com todas as outras empresas do mesmo setor.
A digitalização traz muitas vantagens, mas digitalizar todos os arquivos dos últimos anos, folha por folha, é um processo que é particularmente demorado e intensivo em pessoal e desencoraja.
10 vantagens de digitalizar documentos em papel:
- Flexibilidade
Trabalho flexível, não importa onde você esteja - Eficiência
Otimização de todos os fluxos de trabalho - Rápido
Recebimento e expedição digital - Economia de custos
Redução de custos em todas as áreas - Fiabilidade
Manipulação simplificada de prazos - Junto
Comunicação interna e externa mais rápida - Perfeita
Integração no software de escritório - Pesquise "semelhante ao Google"
Pesquise conteúdo usando palavras-chave - Poupança de tempo
Economizando horas de trabalho - Para a eternidade
Arquivamento a longo prazo em formato PDF/A
Considere isso um investimento em uma nova máquina!
A lista acima dos 10 pontos listados não está completa, mas apenas limita sua própria criatividade e profissionalismo, dependendo da área de aplicação! Se a digitalização do arquivo analógico for vista a partir desses pontos de vista e um contra-cálculo for feito, fica claro que o esforço vale a pena e como, por exemplo, um investimento em uma máquina nova, mais moderna e mais rápida deve ser visto.
Certifique-se de evitar este erro
Embora as grandes empresas tenham nomeado há muito tempo oficiais de digitalização que lidam com o tema da conversão de documentos analógicos em tempo integral, as pequenas e médias empresas geralmente carecem de recursos humanos, especialmente porque são necessárias qualificações profissionais adequadas.
No entanto, este é um erro comum e leva a maus investimentos, pois muitos fabricantes se aproveitam dessa ignorância.
Conclusão provisória 1/3
Você não precisa de um especialista em TI ou um bibliotecário treinado!
Tudo que você realmente precisa é
Às vezes o hardware já está lá, tem mais potencial do que antes e pode ser usado imediatamente.
- o software certo
- parceiro de TI confiável
- hardware correspondente
Ponta
Aliás, há um artigo especial sobre o tema do "processamento de faturas digitais", que relatou as vantagens da digitalização ou do processamento de faturas digitais:
O que significa a digitalização dos documentos em detalhes?
Simplificando, é o processo de substituição de um documento físico, no sentido de papel, por um formato digital.
A maioria das pessoas deve estar familiarizada com o processo, pelo menos de forma rudimentar. Um documento é digitalizado ou fotografado, para o qual os scanners são geralmente usados. No entanto, depende da respectiva interface. Um documento também pode ser digitalizado usando uma câmera de celular.
Para muitas empresas, a mudança de papel e pastas para formatos eletrônicos é uma das medidas mais importantes e também significativas no processo de digitalização.
Vídeo "Arquiva automaticamente documentos em papel do scanner"
No PaperOffice você tem todas as ferramentas necessárias para digitalizar seus documentos.
Com o PaperOffice, tudo o que você precisa fazer é digitalizar seu documento com seu scanner (PaperOffice funciona com todos), e o PaperOffice cria uma versão digital.
Ponta
Sobre o tema "Arquivamento automatizado de documentos em papel" há um vídeo no YouTube que explica esse processo de forma compreensível:
Como digitalizar documentos em papel
Os documentos de digitalização são adicionados através do módulo de scanner integrado ScanConnect, que, entre outras coisas, permite a captura de documentos de todos os scanners, dispositivos multifuncionais, aplicativos móveis e também grandes copiadoras, como a empresa Konica Minolta, Develop, Canon, Xerox e outros.
A versão automática para documentos existentes é levada em conta, e o método de digitalização graças às páginas separadores é suportado para varreduras em massa de pilhas de documentos e, em seguida, subdivisão em documentos individuais.
Se você digitalizar um monte de documentos, o PaperOffice é particularmente útil porque reconhece folhas separadores e separa os documentos para arquivamento. Um grande recurso que é particularmente útil se sua empresa trabalha regularmente com documentos de formato complexo é que o PaperOffice usa uma IA para reconhecer o conteúdo em seus documentos, tais como: totais, tipos de documentos, datas, detalhes de contato, etc.
OCR ou como os documentos em papel são pesquisáveis?
Agora, o texto em um documento não deve apenas ser legível, mas também estar disponível de tal forma que você pode facilmente procurar um trecho de texto.
Arquivamento totalmente automático e sem esforço manual.
Assim que os documentos são inseridos no PaperOffice, a PIA cuida de tudo o que está segurando você.
PIA é a IA (PaperOffice Intelligent Filing) integrada no PaperOffice e cada documento adicionado é:
- Analisar e dividir as chamadas cadeias de blocos usando a "visão computacional" integrada
- Reconheça o texto usando o reconhecimento de texto OCR e compare-o com dicionários usando PaperOffice SmartSpell
- Índice e catálogo visualmente e por palavra-chave para o mecanismo de pesquisa integrado PaperOffice
- Não importa o que e não importa de qual fonte do scanner!
Isso significa que o PIA fornece seu próprio poderoso mecanismo de busca para todas as suas informações, que podem pesquisar e encontrar mecanismos de busca clássicos como o Google, mas também podem fazer a coisa toda visualmente, ou seja, comparar e reconhecer um documento visualmente pode.
O PaperOffice reconhecerá automaticamente todos os documentos que foram ensinados pela PIA a partir deste momento, que, por sua vez, podem acionar regras automáticas e arquivar máscaras.
O armazenamento e o reconhecimento de documentos podem ser automatizados?
Para armazenar automaticamente seus documentos e recibos, o documento é ensinado pela primeira vez no PaperOffice. As máscaras de arquivamento no PaperOffice cuidam do local de indexação e arquivamento.
Assim que um modelo de documento ensinado é reconhecido, uma máscara de armazenamento é acionada automaticamente, responsável pela palavra-chave automatizada e pelo local de armazenamento.
As máscaras de armazenamento não só podem ser acionadas automaticamente por modelos de documentos ensinados - elas também podem ser selecionadas manualmente na caixa de diálogo PIA.
O PIA torna-se completamente autônomo, sem qualquer interação do usuário e para um número ilimitado de documentos de acordo com as máscaras de armazenamento definidas:
- Leia automaticamente
- Tag totalmente
- Torne pesquisável
- Adicionar e monitorar tarefas e fluxos de trabalho que precisam ser feitos
- Índice
- Criar novas estruturas de pastas de destino
- Salvar para a pasta alvo
- Criar miniaturas
- Preencha os campos necessários você mesmo
- Link para contatos e otimizar para pesquisa de contato
- Salvar notas
- Versão
- E outras possibilidades quase ilimitadas!
Conclusão provisória 2/3
A digitalização de documentos não é um trabalho extra com o software certo!
Tudo o que você realmente precisa é de um software que
- capture automaticamente documentos digitalizados
- documentos digitalizados indexar e ler
- e o mais importante: pode armazenar documentos digitalizados automaticamente dependendo do conteúdo!
E evite esse erro comum
Em qualquer caso, certifique-se de que sua escolha de software recaia sobre um DMS com o qual você mesmo possa realizar a gravação automática (por exemplo, monitoramento de diretório) e o ensino dos documentos para não cair em uma armadilha de custos incontrolável e não ser dependente do fabricante!
Conformidade com as regulamentações legais e de digitalização compatíveis com o GoBD
Um dos aspectos mais importantes ao armazenar documentos através de um sistema de gerenciamento de documentos é o cumprimento das normas legais ou dos requisitos do GoBD.
A abreviação GoBD significa os "Princípios para o manejo e armazenamento adequados de livros, registros e documentos em forma eletrônica e para acesso a dados".
Em particular, devido ao armazenamento de documentos altamente criptografado e à prova de auditoria diretamente em um banco de dados central do SQL PaperOffice atende a todos os requisitos para padrões de documentos e diretrizes legais ou o gobd padrão alemão mais alto do mundo.
O termo versioning não é uma palavra estrangeira dentro de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS). A necessidade de usar um sistema de gerenciamento de documentos que tenha controle de versão compatível com GoBD e versão à prova de auditoria é mais clara do que nunca.
Versionar torna todas as alterações rastreáveis
O termo versioning pode ser explicado com muita facilidade: No geral, trata-se da funcionalidade usada para registrar alterações em documentos ou arquivos. A alteração do documento pode ser detectada e salva como uma cópia de sombra como uma nova versão do documento.
Garantir a imutabilidade
Cada alteração de documento coloca uma versão "mais recente" do documento em um arquivo correspondente. O registro torna as alterações transparentes e rastreáveis o tempo todo. Neste ponto, o espectador subsequente sabe quando e por qual editor a mudança para o documento foi feita. Isso lhe dá uma visão geral de todo o ciclo de vida do documento. A versão pode ser feita automaticamente ou manualmente.
Para garantir a segurança da revisão, todos os detalhes de uma alteração em documentos e arquivos devem ser claramente rastreáveis. Deve-se garantir que apenas funcionários autorizados possam fazer tal mudança. Mas é tão importante saber anos depois quais funcionários mudaram o que e quando.
PaperOffice excede todos os requisitos legais
O desenvolvimento do PaperOffice DMS é compatível com o GoBD, para que você possa usar o software sem qualquer preocupação em ter que fazer você quebrar uma regra. Por exemplo, toda vez que alguém altera um documento, uma nova versão desse documento é criada. Desta forma, você pode acompanhar o conteúdo que o documento tinha em que momento.
A estratégia certa para digitalizar:
"Passo a passo" e "Last in<>First out"
O fato de a digitalização de documentos analógicos ter vantagens é claramente demonstrado.
Mas como as desvantagens de curto prazo podem ser reduzidas?
A variante mais cara da digitalização é encomendar uma empresa especializada nisso. Dependendo das circunstâncias, os arquivos e pastas do arquivo são enviados para a empresa como frete, onde são digitalizados e enviados de volta. O formato dos dados a serem digitalizados foi previamente determinado. Mas dar dados importantes da empresa? Embora todas as empresas que lidam com arquivamento digital garantam o mais alto nível de confidencialidade, não há garantias.
A pedido, as empresas também podem levar um caminhão com scanners de tambores e digitalizar diretamente no local, no estacionamento de suas próprias instalações da empresa. No entanto, isso aumenta tremendamente a conta. O serviço caro fora de casa, que pode levar vários dias dependendo do tamanho do arquivo, tem que ser pago separadamente.
Felizmente para todas as empresas, embora os arquivos devem ser arquivos, as informações que elas contêm, sejam analógicas ou digitais, não precisam estar todas disponíveis ao mesmo tempo. Isso permite que as empresas digitalizem arquivos passo a passo, de acordo com o princípio logístico do último em <> primeiro lugar. Digitalize primeiro os documentos analógicos recebidos mais recentemente.
A razão é simples
Documentos contemporâneos são geralmente necessários muito mais do que documentos distantes no fluxo de trabalho diário. Portanto, você deve digitalizar esses documentos oportunos primeiro, o que acelera o processo de trabalho graças à sua melhor disponibilidade. Na melhor das hipóteses, há um equilíbrio entre o esforço envolvido na digitalização (remoção do arquivo, digitalização, economia digital, trazendo de volta o documento analógico) e a aceleração do processo que já está disponível, já que não há necessidade de ir ao arquivo e você pode fazer todos os processos no computador.
Outro efeito positivo dessa abordagem é que os períodos de retenção podem ser usados de forma ideal para reduzir o estoque de arquivo analógico e não digitalizar arquivos cujos períodos de retenção expiram seis meses depois.
É essencial fornecer hardware ou uma conexão fácil e determinar o escopo da digitalização internamente!
O número de funcionários administrativos em uma empresa ou o número de empregos de VDU que entram em questão às vezes variam muito, por isso é impossível dizer quantos dos funcionários você deve encomendar com digitalização em relação ao tamanho da empresa.
No mínimo, cada funcionário deve ter acesso a um dispositivo com uma função de scanner, de preferência um scanner de documentos que permite que vários feeds sejam digitalizados, bem como formatos diferentes.
O escopo de cada digitalização é tão complicado quanto o número de pessoas envolvidas na digitalização, pois com esse sistema, a digitalização é quase incidental. Isso pode ser implementado, por exemplo, na forma de que o funcionário Z processe um processo em conexão com a empresa XYZ. Ao mesmo tempo, este pode ser o gatilho para digitalizar todo o arquivo analógico arquivado na empresa XYZ.
No entanto, uma relação comercial de longo prazo, por exemplo, pode se manifestar em um número bastante grande de arquivos. Outra variante seria digitalizar apenas determinados segmentos da relação empresarial, justamente aqueles que estão sujeitos ao processamento mais frequente. Por exemplo, faturamento ou notas de entrega. Com o software certo, a digitalização que acompanha processos pode ser implementada sem problemas.
O Guia Final de 5 Passos
Ponta
Criamos o guia final de 5 passos para ir sem papel e digitalizar seu negócio, detalhando cada 5 passos e quanto tempo leva:
Criar software DMS você mesmo ou código aberto?
Qualquer um que, como empreendedor ou responsável, quer dificultar a vida para si e seus colaboradores em termos de digitalização, monta o software:
Um programa para coletar os dados do processo de digitalização.
Um software OCR para reconhecimento de texto.
Um programa de banco de dados.
Um software de pesquisa e assim por diante.
No final, tudo acaba em alguma nuvem.
Resumindo: os jovens pesquisam sem rima ou razão.
Qual software combina comigo?
A composição de software de muitas empresas se assemelha à história de sua empresa, uma estrutura que tem crescido lentamente. É tão complexo que apenas alguns funcionários de longa data entendem isso.
A melhor solução é o software que realiza todos os processos, desde a digitalização até a provisão até o arquivamento e, ao mesmo tempo, oferece interfaces para conectar outros softwares. Um software com navegação de menu autoexplicativo que, em última análise, dá aos documentos digitais de uma empresa uma casa que também atende a todos os requisitos em termos de manuseio e processamento de dados, bem como segurança.
Isso soa um pouco patético?
Isso mesmo, mas algo simples e funcional pathos é melhor do que uma torrente de jargão técnico de TI que faz os funcionários suarem.
PaperOffice é perfeito para digitalizar documentos.
O software de gerenciamento de documentos certo resolve o problema analógico-digital
DMS significa software de gerenciamento de documentos e destina-se a gerenciar documentos, especialmente documentos digitais, o que inclui a conversão do analógico para o digital. PaperOffice DMS é esse software. Sua gama de funções é tão notável quanto sua navegação de menu intuitivamente projetada, que requer apenas treinamento menor. Você não precisa de consultores caros no local. Tutoriais de vídeo bem explicados no PaperOffice DMS podem fazer isso tão bem quanto mais barato, gratuitamente.
Digitalização, OCR, arquivamento com palavras-chave automáticas, fusão de documentos controlados por IA, mecanismo de busca integrado, função de fluxo de trabalho, criptografia com 1024Mbit, integração direta no MS Office, proteção contra ransomware, criação automatizada de modelos, função de carimbo, gerenciamento de tarefas e notas.
Estas são algumas das funções mais importantes do PaperOffice DMS e, como eu disse, nem você nem seus funcionários têm que completar um diploma de TI.
Onde é o melhor lugar para salvar os documentos de digitalização?
Recomendamos que nossos clientes arquivem os dados digitalizados em um banco de dados localizado em um dispositivo NAS, como Synology ou QNAP ou em um servidor dedicado. Com seu próprio servidor externo (dedicado) PaperOffice, você recebe todas as vantagens de uma nuvem com proteção de dados perfeita e economiza dinheiro e muito trabalho todos os meses.
Com um servidor PaperOffice você tem todas as vantagens de uma solução em nuvem com apenas uma enorme diferença: É seu próprio servidor de banco de dados dedicado e ninguém o acessa além de você.
Não quer usar um servidor? Não há problema.
Por que um NAS é ideal para arquivamento de documentos
Um NAS, um armazenamento conectado à rede, em alemão um dispositivo de armazenamento com conexão de rede, bem como o software compatível para PaperOffice DMS e a nuvem interna está pronto. Absolutamente seguro da curiosidade do estado e não-estado e, graças à função de backup, também a salvo de um acidente no disco rígido.
Conclusão provisória 3/ 3
1. Entre em contato com um fabricante com know-how e software que cumpra com o GOBD (e também o GDPR)!
2. Não há um software DMS adequado. Todo DMS tem sua justificativa e, em última análise, o produto tem que se adequar ao propósito.
3. Seja seu próprio servidor, o servidor dedicado do PaperOffice no data center do Strato AG em Berlim (Alemanha) ou nas - salve o seu documento NEVER no armazenamento em nuvem de terceiros que a) não é usado em uma base dedicada e b) não está localizado em um país seguro c) você não pode exportar com um clique
Ponta
Se você seguir o conselho e usar um NAS para armazenamento de documentos seguros internos - PaperOffice não é apenas perfeito para isso, mas é mesmo o único DMS oficial para o maior fabricante de NAS do mundo - QNAP www.qnap.com/PaperOffice:
Qual scanner usar para DMS?
Para digitalizar documentos vinculados, recomenda-se um scanner com pelo menos 300dpi. O scanner queria ter uma função scan-to-fodler e drivers WIA/TWAIN opcionais. Tivemos boas experiências com a Fujitsu Scansnap, que funcionam de forma muito confiável.
Qual é a melhor maneira de arquivar documentos?
Os documentos em papel geralmente devem ser digitalizados em formato PDF/A e, em seguida, salvos em um software de gerenciamento de documentos DMS - ou diretamente se o software suporta isso ou automatiza-lo, por exemplo, através do monitoramento.
Posso jogar fora documentos originais?
Se você estiver usando um software decente que recebe atualizações regulares e tem uma estratégia de backup de dados, a resposta é SIM para documentos não críticos. Tudo o que poderia legalmente exigir o original também deve ser mantido no original. Por exemplo, o PaperOffice DMS tem a opção de armazenar o local de armazenamento original nas propriedades do documento.
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Benefícios justificam o esforço e os custos
Trabalhar digitalmente e trazer documentos antigos para a nova era será o melhor investimento fundamental para economizar uma quantidade incrível de tempo, dinheiro e nervos no futuro. -
Você precisa de alguém que saiba
Você não precisa do seu próprio especialista em TI para aproveitar todas as vantagens da digitalização.
O que você precisa é do parceiro certo ao seu lado que, graças à sua experiência, pode implementar exatamente o que você precisa. Evite sustos e escolha posições de teste em vez de apresentações extravagantes do PowerPoint sem realmente tê-lo testado. -
O hardware geralmente já está disponível
A experiência mostrou que quase todas as operações, empresa e empresa têm uma grande copiadora que não usa seu potencial. Esses dispositivos adoram varreduras em massa, são tolerantes a clipes de papel e podem ser a base para um início digital sem um investimento em scanner. -
Mais barato do que o esperado com o DMS certo
Evite armadilhas de custos com sistemas DMS /ECM onde você está impiedosamente à mercê dos fabricantes. Não faça nenhum compromisso quando se trata de suas próprias opções de administração, como ensinar documentos e fazer configurações você mesmo. Se você precisar de ajuda, o fabricante ficará feliz em ajudá-lo, mas permaneça independente. -
Automação digital é o futuro
Os procedimentos serão completamente idênticos no futuro, mas totalmente automatizados.
Fatura chegando? O fluxo de trabalho é acionado e tudo segue seu caminho definido.
Pesquisar em todas as 1000 pastas? Sem problemas, porque você tem seu próprio Google!
Com a estratégia certa, a conversão de arquivos analógicos para digitais não será um processo caro. Todo empreendedor deve perceber que esse passo tem que ser dado em algum momento, melhor hoje do que amanhã.
Como mostrado aqui, com as ferramentas certas, a mudança pode levar à rápida amortização dos investimentos e reduzir significativamente os custos e o tempo necessários para processos futuros.
A mudança só tem que acontecer.
A equipe do PaperOffice está feliz em compartilhar 20 anos de experiência e protegê-lo de erros!
