Workflow Agents: Descreva os fluxos de trabalho em suas próprias palavras e execute-os automaticamente

Resultado primeiro: A grande fatura está aguardando aprovação

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Este vídeo trata sobre Workflow Agents. Com ele, você descreve um processo em suas próprias palavras, e o PaperOffice o executa automaticamente para cada documento correspondente. Ninguém deve pagar uma fatura de doze mil euros antes que ela tenha sido aprovada. Mas enviar cada fatura manualmente consome tempo. Primeiro, o resultado. Agora mesmo, duas faturas chegaram da Veldtmann. Nosso Workflow Agent já marcou a menor, de dois mil trezentos e cinquenta euros, como revisada, sem nenhuma outra consulta. Para o valor grande de mais de doze mil euros, ele parou. Agora, uma tarefa de aprovação com fornecedor, número da fatura e valor está aguardando. Após você aprová-la, o agente continua e também marca esta fatura como revisada. Veja como você pode construí-lo: crie um Workflow Agent, selecione o evento inicial, descreva o processo no Prompt Studio, teste-o com segurança, ative a automação e revise as execuções.

Capítulo 1: Visão geral do Workflow Agents

Um Workflow Agent é um agente de IA que processa seus documentos de acordo com uma instrução. Você escreve a instrução não como um programa, mas em linguagem clara. Seus Workflow Agents podem ser encontrados em Workflow AI. A lista mostra para cada agente quando ele inicia, se a automação está ativada e qual inteligência de documento ele requer.

Capítulo 2: Criando o agente e o evento de início

Para o teste, precisaremos do POFID de uma fatura pequena, que é o identificador do documento. Isso é feito com um clique na lista: selecione a fatura, vá para Ações e escolha POFID. Agora o novo Workflow Agent. Ele recebe um nome, Aprovação de fatura, e uma descrição em frases claras: faturas acima de cinco mil euros devem aguardar aprovação; as menores são marcadas como revisadas. Em Inteligência de documento, você define quão detalhadamente um documento deve ser lido anteriormente. O Premium está pré-selecionado e já lê o valor, o fornecedor e o número da fatura automaticamente. Você determina exatamente quais campos são lidos usando os IDP Agents; há um episódio separado para isso. Em seguida, o evento de início. Existem seis deles. Apenas manual significa: O agente inicia apenas quando você o aciona. Após a conclusão do AI-DMS, ele inicia com cada novo documento assim que este for lido. Além disso, pode iniciar quando um campo meta muda, quando alguém conclui uma tarefa, quando uma aprovação é finalizada ou assim que um documento está totalmente assinado. Após a conclusão do AI-DMS, o agente inicia assim que uma nova fatura tiver sido totalmente extraída. Em Filtros, especificamos a quais documentos isso se aplica: apenas no Workflow-Demo Workspace e apenas para o tipo de documento Fatura. Não precisamos nos preocupar com gatilhos repetidos aqui. Esta opção impede que o mesmo agente inicie várias vezes em rápida sucessão para o mesmo documento. Clique em Salvar, e o Prompt Studio será aberto.

Capítulo 3: O Prompt Studio

Este é o Prompt Studio. À esquerda, pode ver a nossa descrição. Ao clicar em Criar instrução do agente, PaperOffice gera uma instrução precisa para o agente. No centro, pode ver o que foi compreendido: a tarefa em uma frase, as regras reconhecidas e os campos envolvidos. Abaixo disso, verá por que a instrução está estruturada dessa maneira e como o agente sabe quando está concluído. Reserve um tempo para ler com atenção. Se algo diferir do que pretendia, edite a descrição e regenere a instrução. O fluxo de ferramentas mostra quais ferramentas o agente utiliza: ele lê o documento e, se necessário, altera um campo. Ele não recebe nenhuma ferramenta além daquelas especificadas em suas instruções. À direita está a instrução concluída em inglês para que o agente a compreenda claramente. Tudo parece correto; salve e teste.

Capítulo 4: Teste com confiança: a execução em modo de simulação

Testamos com uma execução em modo de simulação: o agente trabalha em um documento real, mas não altera nada. Inserimos o POFID da pequena fatura e iniciamos. Execução simulada bem-sucedida. O agente encontrou o valor de mil novecentos e oitenta euros, abaixo do limite, e marcaria a fatura como revisada. Abaixo pode ver cada etapa: primeiro, ele leu o documento, depois preparou a alteração. Ela não foi executada; isso foi apenas uma simulação. Somente após um teste bem-sucedido é possível ativar a automação. Dessa forma, nenhum agente processa seus documentos que você não tenha testado primeiro.

Capítulo 5: Ativar o modo de automação

Assim, ativamos o modo de Automação. A partir de agora, o agente reage ao evento de início automaticamente. Há também a configuração de Aprovação de Execução. Se estiver ativada, o agente solicita a aprovação de uma pessoa antes de cada alteração, para cada documento. Desejamos ser consultados apenas para faturas grandes, por isso incluímos essa aprovação na descrição.

Capítulo 6: Duas faturas chegaram

Agora, para o verdadeiro teste. Duas novas faturas da Veldtmann estão chegando: uma no valor de dois mil trezentos e cinquenta euros e outra de doze mil oitocentos e vinte e cinco euros. Primeiro, o processamento AI-DMS lê os documentos, e em seguida nosso agente inicia automaticamente para cada fatura individualmente. Estou acelerando. Na coluna Status do Documento, você pode ver o resultado: a fatura menor já foi revisada. Para a maior, nada é exibido ainda porque o agente pausou aqui. A coluna Automação também mostra isso: a ampulheta ao lado de Workflow indica que está aguardando aprovação. Em Tarefas Human In The Loop, a aprovação da fatura agora aguarda com fornecedor, número da fatura e valor. Na tarefa, você pode ver a própria fatura à esquerda e os detalhes à direita. Ela está atualmente atribuída a nós. Se outra pessoa deve decidir, como a gerência, basta encaminhar a tarefa. Nós aprovamos com um breve comentário. O agente então continua seu trabalho. Vamos dar uma olhada na lista de documentos novamente: agora a fatura maior também foi revisada.

Capítulo 7: Ver execuções

Você pode ver o que o agente fez em suas execuções. A maneira mais rápida é através do menu em sua linha. Aqui você pode ver as execuções deste agente, todas concluídas, cada uma com um documento, evento de início e duração. Em detalhes, uma frase afirma o que o agente fez: aprovação recebida, status definido como revisado. Em seguida vem todo o processo: primeiro a instrução como etapa zero, depois cada etapa do agente com seu resultado e finalmente os campos que ele alterou. Dessa forma, você pode rastrear qualquer decisão posteriormente.

Capítulo 8: Dicas da prática

Algumas dicas adicionais. Escreva a descrição como se estivesse explicando o processo a um novo colega: com um limite claro, os campos envolvidos e o que o agente pode alterar. Defina o escopo do seu agente usando filtros para especificar a quais documentos ele se aplica. Teste toda descrição revisada primeiro no modo de simulação. Para fluxos de trabalho sensíveis, ative adicionalmente a aprovação de execução e verifique as execuções regularmente durante os primeiros dias. Em resumo: você descreve um Workflow Agent com suas próprias palavras. Você seleciona o evento de início e usa filtros para definir a quais documentos ele se aplica. Isso cria a instrução no Prompt Studio, você testa com segurança em modo de simulação e só então habilita a automação. Onde uma pessoa deve decidir, o agente pausa e aguarda aprovação. No próximo vídeo, conectaremos PaperOffice ao mundo externo: caixa de entrada de e-mail, armazenamento e scanner, seu próprio NAS, chaves de API e assistentes de IA como Claude e ChatGPT. Até a próxima na Academia PaperOffice AI.