IDP Agents: extraia exatamente os dados de que você precisa dos seus documentos

Resultado imediato: dez campos de uma fatura digitalizada

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Este vídeo trata de IDP Agents. Com eles, a PaperOffice extrai exatamente os dados de que você precisa dos seus documentos, sempre nos mesmos campos para cada documento. Número da fatura, número da ordem de compra, valores, IBAN: se você digita esses dados documento por documento, perde tempo e comete erros. Primeiro, o resultado. Esta fatura da Veldtmann chegou digitalizada. Nosso IDP Agent extraiu dez campos dela: número da fatura, data da fatura, fornecedor, número da ordem de compra, valor líquido, valor do imposto, valor total, moeda, IBAN e data de vencimento. Passe o mouse sobre um campo, e a visualização à esquerda vai até o local do documento de onde o valor provém. Aqui está o IBAN das informações de pagamento. Assim, você confere cada valor de relance. E, como cada fatura recebe os mesmos campos, uma exportação transforma tudo em uma tabela do Excel, com cada fatura em uma linha. Veja como você mesmo pode fazer: crie um agente a partir de um documento de exemplo e de um modelo, defina os campos e teste-os, atribua o agente a um tipo de documento, processe os documentos existentes depois, revise os resultados e exporte-os.

Capítulo 1: Visão geral dos IDP Agents

A PaperOffice já lê os dados de cada documento automaticamente ao carregá-lo, dependendo do nível AI-DMS do Workspace. Um IDP Agent é a sua própria extração salva para documentos recorrentes: você decide quais campos precisa, como eles se chamam e em qual formato os valores são exibidos. Seus IDP Agents podem ser encontrados em Document AI. A lista está vazia no momento. Um IDP Agent é sempre criado a partir de um documento de exemplo. São três etapas: selecionar o documento no Workspace, criar um novo IDP Agent e escolher um modelo do catálogo. Depois, você ajusta os campos e os prompts no editor de agentes.

Capítulo 2: Criar agente a partir de documento de exemplo e modelo

No nosso Workspace IDP-Demo há cinco faturas de fornecedores. Como documento de exemplo, usamos a fatura da Veldtmann: selecione-a e depois Ações, Agentes e fluxos de trabalho, IDP e Criar novo agente. Agora abre-se o catálogo de modelos, ordenado por categorias: Finanças e Contabilidade, Logística, Jurídico, IDs e mais, também para faturas eletrônicas como XRechnung, ZUGFeRD e Factur-X. Com Mostrar apenas recomendados, você vê somente os modelos que correspondem a este documento. Para faturas de fornecedores recebidas, usamos Invoice Quick Capture Plus. O modelo já traz os campos mais importantes: número da fatura, data da fatura, valores, fornecedor e moeda. Ele também traz o modelo recomendado. Criar Agente. A PaperOffice agora lê o documento de exemplo por completo: reconhecimento de texto, campos, conclusão. Isso leva um momento; vou avançar rapidamente. Este é o editor de agentes. À esquerda está o documento de exemplo, e à direita aparece primeiro a análise: que tipo de documento é e o que o modelo encontrou nele.

Capítulo 3: Definir os campos

Com Continuar e revisar campos detectados, passamos aos campos. A PaperOffice inicia imediatamente um primeiro teste com o documento de exemplo. Cada campo mostra o valor encontrado e, ao lado, um pequeno trecho do documento, para que você veja de imediato de onde ele vem. Expanda um campo para ver o seu prompt, que é uma instrução curta para a IA sobre onde encontrar cada coisa. Você pode editar este texto diretamente aqui. No topo do editor, você vê o modelo. O modelo recomenda Basic Pro Max, reconhecimento de texto sem análise de imagem. Como também recebemos fotos de celular e digitalizações com manchas, escolhemos Premium Pro Max: ele examina adicionalmente a imagem da página e, assim, lê também digitalizações difíceis. Para o pagamento, ainda precisamos de campos. Novo campo: Rótulo IBAN, mais uma Chave técnica, e para Tipo de campo existe um tipo de campo IBAN específico. No Prompt, está indicado onde encontrar o IBAN. No mesmo diálogo, você especifica em quais páginas buscar e como o valor é validado, usando um padrão ou uma lista de valores permitidos. O IBAN é um campo obrigatório. Se ele estiver ausente em um documento, a PaperOffice marca o campo como ausente, e você pode encontrar o documento com o filtro Revisão manual necessária. Uma tarefa de revisão para a sua equipe é criada quando você configura um agente HITL para esse fim. Em seguida vem a data de vencimento, do tipo Data. Aqui, Indicador de verificação — HITL suave basta caso ela esteja ausente. Após cada alteração, teste o agente novamente; só então você pode salvá-lo. E agora os novos campos também são exibidos.

Capítulo 4: Testar a confiabilidade e salvar

O agente também produz sempre o mesmo resultado de forma confiável? Para isso, existe o teste múltiplo. Deixamos que ele execute cinco vezes. Uma execução é considerada bem-sucedida somente se cada campo tiver um valor. Após cinco execuções bem-sucedidas, aparecerá: Produção: seguro. Em Saída e revisão, você define como os valores são gravados e quando uma pessoa precisa conferi-los. Na aba Dados extraídos, você pode ver os resultados do teste como árvore, JSON ou tabela e baixá-los. E com Exportar como modelo compartilhável, você repassa o agente como arquivo. Outra equipe então o importa no catálogo de modelos. Agora salve. O agente se chama “Supplier invoices” e fica ativo imediatamente.

Capítulo 5: Atribuir o agente a um tipo de documento

Para que o agente seja executado automaticamente no futuro, nós o vinculamos a um tipo de documento. Em Tipos de documento, abrimos o tipo Fatura. Na aba IDP Agent padrão, escolhemos Supplier invoices e salvamos. A partir de agora vale o seguinte: se o processamento AI-DMS reconhecer um novo documento como fatura, a PaperOffice coloca o agente automaticamente na fila, em todo Workspace com AI-DMS.

Capítulo 6: Uma nova fatura é lida automaticamente

Vamos testar. Chega uma nova fatura, desta vez da Iberica em Bilbao, em espanhol. A propósito: no diálogo de carregamento, você também pode selecionar diretamente um agente para exatamente esses documentos. Aqui deixamos a PaperOffice decidir por conta própria. Primeiro, o processamento AI-DMS reconhece o tipo de fatura e, depois, nosso agente é executado. Vou avançar rapidamente. Aqui está o resultado: os mesmos dez campos da fatura da Veldtmann, mesmo que a fatura esteja em espanhol. Pedido cliente se torna o número da ordem de compra, Vencimiento se torna a data de vencimento, e o IBAN espanhol está no campo IBAN.

Capítulo 7: Documentos existentes de uma só vez

E as cinco faturas que já estavam no Workspace? Essa atribuição não vale retroativamente para elas. Processamos todas de uma vez: selecione todas e depois Ações, Agentes e fluxos de trabalho, IDP, Aplicar agente existente. Selecione um agente e clique em Iniciar agente IDP. A PaperOffice coloca todos os documentos na fila e os processa em segundo plano. Você vê o status em Processando. Vou avançar rapidamente.

Capítulo 8: Revisar os resultados

No próprio documento, os valores estão em Campos de Dados, e cada campo vem acompanhado de um pequeno trecho do documento. Aqui está a fatura que alguém fotografou com o celular. Todos os campos também estão presentes aqui, e, ao passar o mouse sobre eles, a visualização vai até o local de origem. Se um valor estiver incorreto, você pode alterá-lo diretamente no campo, e a PaperOffice salva imediatamente. Para um único documento, há aqui no topo o botão Aplicar agente. E a fatura de frete com a mancha de café: número da fatura, referência da ordem de compra, valores e o IBAN britânico estão corretos.

Capítulo 9: Exportar para o Excel

Por fim, a lista para a contabilidade: selecione todas as faturas e depois Ações, Compartilhar e exportar, Exportar dados. Como colunas, escolhemos os campos do nosso agente, em formato Excel. Cada fatura aparece em uma linha separada do arquivo, com as mesmas colunas. E agora algo chama a atenção: três faturas da Veldtmann se referem ao mesmo IBAN alemão, enquanto a quarta indica uma conta na Lituânia. Como a PaperOffice verifica e bloqueia isso automaticamente, é mostrado no episódio Auditoria e Quarentena. Em resumo: um IDP Agent é a sua própria configuração de extração para documentos recorrentes. Você começa com um documento de exemplo e um modelo, acrescenta os campos de que precisa e testa até que o agente entregue resultados de forma confiável. Vinculado a um tipo de documento, ele é executado automaticamente para cada novo documento, enquanto os documentos existentes são processados de uma vez. Você revisa cada valor no seu local de origem e, com uma exportação, tudo acaba no Excel. Nosso vídeo sobre n8n mostra como chamar um IDP Agent a partir do seu próprio software ou do n8n. O próximo vídeo trata de Workflow Agents. Até a próxima, na Academia PaperOffice AI.