Tour de recursos: tipos de documentos

Significado

Imagine uma fatura chegando em PaperOffice sem um rótulo. É apenas um arquivo — difícil de encontrar, difícil de rotear e fácil de perder no trabalho do dia a dia.

Com o tipo de documento Fatura, PaperOffice sabe o que é. As equipes podem procurá-lo com confiança, os agentes podem extrair os campos corretos e os fluxos de trabalho podem roteá-lo para o processo correto sem precisar adivinhar apenas pelo nome do arquivo.

A mesma ideia funciona para contratos, notas de entrega, orçamentos e recibos. Cada tipo de documento tem um significado claro no dia a dia — não apenas um nome de arquivo armazenado sem contexto para pessoas ou automação.

Esse rótulo é o ponto de partida para tudo o que se segue em Document AI.

Por quê

Aqui está por que isso importa no trabalho do dia a dia.

Um tipo de fatura ajuda o reconhecimento a preencher fornecedor, valor e data de vencimento — para que os cheques e a preparação do pagamento possam começar automaticamente em vez de partir de um arquivo em branco.

Um tipo de contrato pode acionar regras diferentes das de uma nota de entrega. Aprovações, retenção e etapas de acompanhamento permanecem alinhadas com o documento real e não com um upload genérico.

E a retenção pode ser preparada por categoria — por exemplo, armazenamento mais longo para faturas do que para rascunhos — para que a política acompanhe o tipo desde o primeiro momento em que o documento é classificado e armazenado.

Agente Idp

No editor de tipos de documento, um Default IDP Agent pode ser vinculado diretamente ao tipo.

Após o AI-DMS reconhecer automaticamente o tipo — por exemplo, Fatura — esse agente é enfileirado adicionalmente na pipeline Workspace, com deduplicação para que o mesmo agente não seja executado duas vezes para um único documento.

A classificação e a extração funcionam como um único fluxo: o AI-DMS identifica o tipo, e o IDP Agent vinculado inicia-se sem uma transferência manual por parte do usuário ou uma etapa de acionamento separada.

Capacidades de Idp

Um IDP Agent faz muito mais do que apenas anexar um rótulo a um arquivo.

Ele pode extrair dados direcionados da página — nomes de fornecedores, valores, datas, itens da linha, IDs fiscais e outros campos configurados especificamente para esse tipo de documento.

Ele pode realizar verificações visuais: confirmar que as regiões-chave estão presentes, destacar os campos na página e apoiar a revisão quando algo parecer incompleto, ausente ou incerto.

Ele pode validar valores contra regras de negócios, preparar a revisão com intervenção humana quando a confiança for baixa e transferir os resultados estruturados para a próxima etapa do fluxo de trabalho sem a necessidade de digitar os dados novamente.

Assim, o agente transforma o reconhecimento em dados utilizáveis — prontos para roteamento, verificações, aprovações e automação em toda a organização.

Vinculado a um tipo de documento, essas capacidades começam automaticamente após o reconhecimento de AI-DMS.

Do próprio sistema

Comece com os tipos do sistema — rótulos prontos para tarefas comuns, como faturas e contratos, que as equipes já reconhecem em diferentes regiões.

Crie um tipo próprio apenas quando o processo de negócio for realmente diferente — por exemplo, um formulário clínico, uma embalagem aduaneira ou um pacote de aprovação interna que exija seu próprio significado e regras.

Filtre por região para que o catálogo corresponda à jurisdição sem misturar requisitos legais de outras regiões na mesma lista.

Criar

Para criar um novo tipo de documento, abra Tipos de Documentos e escolha Novo tipo de documento.

Insira um nome de exibição claro, uma breve descrição para os usuários em listas e dicas de ferramentas, e uma dica de IA que explique como o classificador deve reconhecer esse tipo — tipicamente em inglês, com características típicas e como distinguir documentos semelhantes.

Defina a jurisdição para onde o tipo se aplica. Opcionalmente, vincule um Padrão IDP Agent para que a extração e as verificações visuais comecem após o reconhecimento de AI-DMS. Configure a retenção quando os documentos deste tipo devem conter uma regra WORM ou de retenção para conformidade.

Salve o tipo. Ele aparece no catálogo e pode ser usado na classificação e automação imediatamente — sem reconstruir todo o processo do zero.

Use este caminho apenas quando o significado comercial for realmente novo — não para cada preferência de nomenclatura menor.

Retenção

Um tipo de documento pode incorporar uma regra de retenção em documentos reais assim que eles são classificados.

Quando uma fatura é carregada ou reconhecida, essa regra pode ser aplicada — incluindo proteção WORM pelo período exigido, garantindo que os arquivos permaneçam à prova de adulterações até o vencimento da janela de retenção.

Sempre confirme as bases legais com especialistas antes da aplicação. O PaperOffice ajuda a preparar a retenção no tipo — ele não substitui o aconselhamento jurídico ou de conformidade profissional para sua organização.

Seção

Navegue pelo catálogo, tente pesquisar por ‘Fatura’ e comece com os tipos do sistema que já correspondem ao trabalho cotidiano.

Vincule um padrão IDP Agent para que a extração, as verificações visuais e a validação sigam o reconhecimento de AI-DMS automaticamente.

Crie um tipo próprio apenas para uma diferença real de negócios, configure a retenção com cuidado e deixe que a classificação e a automação funcionem com significado claro.

É assim que os Tipos de Documentos mantêm os arquivos do dia a dia compreensíveis em PaperOffice AI — desde o primeiro upload até a retenção de longo prazo.