Encontrar e organizar: localize qualquer documento em segundos

Faça perguntas em vez de pesquisar

Olá e bem-vindo à Academia PaperOffice AI. Este vídeo trata de encontrar e organizar: como você localiza qualquer documento em segundos, sem precisar manter estruturas de pastas. Primeiro, o resultado. Simplesmente perguntamos: Quais faturas a Veldtmann enviou? A PaperOffice entende a pergunta, encontra os documentos relevantes e destaca exatamente onde está a resposta dentro do documento. Tudo continua bem organizado: em pastas virtuais que a própria IA sugere e com conexões entre documentos e fornecedores. Assim procedemos: primeiro a pesquisa, depois a pesquisa por significado, números e valores, filtros e agrupamentos, pastas virtuais, tipos de documento, conexões e, por fim, a Linha do Tempo e as versões.

Pesquisa

Você pesquisa na caixa de pesquisa no topo. À esquerda, você alterna entre Perguntar ao Agente e Pesquisar. Ficamos com Pesquisar e procuramos aqui neste Workspace por Veldtmann. A PaperOffice pesquisa simultaneamente em quatro lugares: no nome do arquivo e nos campos de dados, no texto reconhecido, nas empresas, pessoas e valores reconhecidos e por significado. Isso resulta em uma única lista. No topo, você vê a melhor correspondência. O indicador de relevância mostra de onde vem um resultado e o quanto ele se encaixa na sua pesquisa. Abra um resultado, e a visualização vai até o ponto encontrado, destacando-o no documento. Use as setas para passar à próxima ocorrência e percorrer todas as ocorrências. Com um único clique, você pesquisa não só neste Workspace, mas em todos os Workspaces. E suas pesquisas recentes ficam sempre à disposição.

Pesquisa por significado

Você não precisa saber qual palavra aparece no documento. Basta fazer uma pergunta, por exemplo: Quais contratos são renovados automaticamente e qual é o prazo de aviso prévio para a rescisão? Você encontra os contratos relevantes, mesmo que usem uma redação completamente diferente. O indicador de relevância mostra que se trata de correspondências baseadas no significado. A regra prática: uma ou duas palavras-chave são pesquisadas literalmente, em velocidade altíssima, pela PaperOffice. Frases completas e perguntas são compreendidas pelo seu significado. A pesquisa por significado está disponível em Workspaces com nível AI-DMS Premium ou superior. Você escolhe o nível individualmente para cada Workspace.

Números e valores

Você pode encontrar números diretamente: um número de fatura, um número de ordem de compra ou um número de guia de remessa, exatamente como aparecem no documento. A PaperOffice reconhece um valor com separadores e moeda como valor. Assim, você encontra imediatamente todos os documentos relacionados ao processo de 18.500 euros: pedido, fatura e pagamento. E ao digitar um IBAN sem espaços, aparecem todos os documentos que contêm esse número de conta bancária. Isso é especialmente útil quando um fornecedor envia de repente novos dados bancários.

Filtrar e agrupar

Os filtros reduzem a lista. Estamos mostrando apenas faturas adicionadas nos últimos 30 dias. Ainda mais rápido: clique em um valor da lista, como um tipo de documento ou uma palavra-chave, para filtrar a lista de acordo com ele. O agrupamento reorganiza a lista, por exemplo, por remetente. Assim, você vê de relance quais documentos vêm de qual fornecedor. Você pode salvar uma combinação que usa com frequência como visualização. E com um único clique, redefine todos os filtros.

Pastas virtuais

Se você prefere pensar em pastas, pode ativar a visualização de pasta. Ninguém cria pastas manualmente: durante o processamento, a IA sugere caminhos de armazenamento adequados para cada documento e os integra à sua estrutura existente. No documento, você vê as sugestões em Caminhos de Armazenamento. Você pode acrescentar caminhos adicionais, por exemplo, uma pasta para as demonstrações financeiras anuais. O melhor é que as pastas são virtuais. Um documento pode estar em várias pastas ao mesmo tempo, sem ser duplicado.

Tipos de documento

A IA identifica automaticamente o tipo de documento: fatura, nota de entrega, contrato e muitos outros. Você pode ver a lista em Tipos de documento. Se faltar um tipo, crie um, por exemplo, Relatório de manutenção. Com uma breve instrução para a IA, descreva como ela deve reconhecer esse tipo. Se o tipo estiver ativo para a classificação, a IA passará a atribuir automaticamente a ele os novos documentos. No vídeo sobre IDP Agents, mostramos qual agente lê os dados desse tipo.

Conexões

Todo documento sabe com quem está lidando. Em Conexões, você encontra o parceiro de negócios que a IA identificou no papel timbrado. Você pode vincular documentos arrastando-os: por exemplo, arraste a nota de entrega sobre a fatura e selecione “Pertence a” como tipo de conexão. A partir daí, você navega instantaneamente de um documento para o outro. E em Organizações, você vê cada fornecedor com todos os seus documentos em todos os Workspaces.

Linha do Tempo e versões

A Linha do Tempo organiza os documentos por data, por exemplo, pela data de vencimento. Assim, você vê o que vence neste mês. Se um contrato mudar, carregue o aditivo como uma nova versão. O documento permanece o mesmo, com todas as suas conexões intactas, e a versão anterior é preservada. Comparar versões mostra o quanto duas versões são semelhantes, quais páginas foram alteradas e resume as mudanças em poucas frases. E se a versão antiga for de fato a correta, você pode restaurá-la como uma nova versão: nada se perde.

Resumo

Foi isso encontrar e organizar: pesquisa para tudo, perguntas em vez de palavras-chave, filtros e agrupamentos, pastas virtuais, tipos de documento personalizados, conexões, Linha do Tempo e versões. Nos próximos episódios, veremos os IDP Agents e como você pode compartilhar documentos com segurança pelo navegador e por telefone. Até a próxima, na Academia PaperOffice AI.