Criar Workspaces: Padrão, Business, Conformidade

Vamos começar. Na visão geral do Workspaces, clico em Criar Novo Workspace. Um Workspace é como um arquivo dedicado, por exemplo, para uma empresa, um projeto ou um cliente. Dê-lhe o nome Northstar Industrial e escolha o tipo: Empresa. O idioma de processamento é definido como inglês. A IA utilizará este idioma posteriormente para resumos, nomes e campos. Para o local de armazenamento, pode escolher entre o Centro de Dados da UE PaperOffice e o seu próprio armazenamento, BYOS (Bring Your Own Storage). Os seus ficheiros residirão então no seu próprio servidor ou NAS, que configura previamente em Connectors. Importante: o local de armazenamento não pode ser alterado após a criação. Na guia de tipo Workspace, trata-se de proteção e evidência. Existem três níveis. O Padrão é o nível de entrada: armazenar e encontrar. O Business destina-se ao trabalho diário: partilhar, proteger e restaurar. Esta é a nossa recomendação, e apenas os Workspaces do tipo Business podem ser partilhados externamente. A Conformidade é o nível mais elevado, para evidência e prontidão para auditoria, por exemplo, com requisitos rigorosos de retenção. A Conformidade tem um custo adicional, não suporta armazenamento próprio e não pode ser partilhada externamente. A atualização é possível a qualquer momento; a rebaixa não é. Na guia AI-DMS, define-se quão profundamente a IA compreende os seus documentos. Apenas armazenamento, sem IA, é adequado para arquivamento puro. Ainda poderá processar os ficheiros mais tarde. O Basic torna o seu arquivo pesquisável: reconhecimento de texto, classificação e palavras-chave. O Premium é a configuração padrão ideal para documentos comerciais, com pesquisa semântica, campos de negócios e relacionamentos. O Ultra extrai o máximo: tabelas, formulários e imagens são lidos, os documentos são vinculados e cada documento recebe uma verificação de segurança. Para a nossa demonstração, utilizo o Ultra. Em Tipo de documento, seleciono Reconhecimento automático. A IA atribuirá então cada documento ao tipo correto, como fatura, nota de entrega ou contrato. Em Proteção de acesso, pode proteger ainda mais um Workspace com uma palavra-passe, um código SMS ou o princípio dos quatro olhos. Para a nossa demonstração, omitiremos isto. E em Compartilhamento, poderá posteriormente partilhar o Workspace externamente: por e-mail para acesso no navegador ou por telefone. Mostrarei isso em detalhe daqui a pouco. Salvo, verifico o resumo e crio o Workspace.