Connectez tout : documents de la boîte de réception, du scanner et du stockage, ainsi que l'API et les assistants IA

Le résultat d’abord : Les documents arrivent tout seuls

Bonjour et bienvenue dans l’Académie PaperOffice AI. Dans cette vidéo, nous connectons PaperOffice au monde extérieur: votre boîte de réception e-mail, votre scanner, vos emplacements de stockage et des assistants IA comme Claude et ChatGPT. Les factures arrivent par e-mail, les numérisations se font au copieur, les contrats sont dans le cloud. Télécharger et téléverser chaque document individuellement vous fait perdre du temps chaque jour. D’abord, le résultat. Personne n’a téléversé ces factures. PaperOffice les a récupérées de la boîte de réception e-mail elle-même, et le dernier document est venu directement du scanner. Voici comment configurer cela: d’abord, connectez la source, puis un connecteur détermine où les documents vont. Ensuite, nous aborderons votre propre stockage, les clés API et les assistants IA.

Chapitre 1: Le principe: Storage Mount et connecteur

Chaque connexion commence sous Document AI, Storage Mounts. Un Storage Mount est l’accès à une source, telle qu’une boîte de réception, un dossier sur un serveur ou un stockage cloud. Lors de la création, vous sélectionnez d’abord l’objectif. En tant que source d’importation, PaperOffice récupère les fichiers. En tant que votre propre stockage, PaperOffice y enregistre vos documents. Ce choix ne peut pas être modifié par la suite.

Chapitre 2 : La boîte de réception e-mail

Commençons par la boîte de réception à laquelle vos fournisseurs envoient leurs factures. Nous sélectionnons E-mail comme type de connexion. Ensuite, les identifiants de connexion pour la boîte aux lettres: serveur, nom d’utilisateur et mot de passe. La connexion chiffrée est déjà activée, et la boîte de réception est en cours de lecture. Avec Tester la connexion, PaperOffice vérifie immédiatement si tout est correct, et uniquement en mode lecture seule. Rien ne change dans la boîte aux lettres pendant ce processus. Le connecteur transforme cela en un workflow. Il surveille la source et enregistre chaque nouveau document dans le Workspace que vous spécifiez. Passons maintenant au connecteur. Il reçoit un nom, la source est notre boîte aux lettres, et comme destination, nous sélectionnons la Boîte de réception du Workspace. Sous Action, vous spécifiez à quelle fréquence la boîte aux lettres est vérifiée, au plus toutes les cinq minutes. PaperOffice récupère uniquement les e-mails non lus et les marque comme lus par la suite. Les e-mails eux-mêmes restent dans la boîte aux lettres. Avec Lancer le scan, nous récupérons les factures immédiatement au lieu d’attendre la prochaine vérification. Et voici: trois factures, directement issues de votre boîte de réception. Le traitement AI-DMS les lira immédiatement.

Chapitre 3 : Le scanner

Pour votre scanner, il existe une option dédiée appelée Scanner Endpoint. PaperOffice fournit un accès sécurisé à cette fin. Cliquez sur Activer le point de terminaison, et PaperOffice affichera les identifiants. Saisissez-les dans votre scanner. Il est préférable d’utiliser SFTP. Les scanners plus anciens qui ne prennent en charge que le FTP reçoivent un accès FTP dédié à cet effet. Là aussi, un connecteur transfère les numérisations vers la boîte de réception du Workspace. Il est important d’activer le sondage planifié. Lorsqu’il est activé, PaperOffice vérifie le dossier du scanner à l’intervalle défini et récupère automatiquement les nouvelles numérisations. Pour démontrer cela, nous récupérerons la numérisation immédiatement en cliquant sur Lancer le scan. Et la voici, sans avoir à passer par un ordinateur.

Chapitre 4 : Dossiers et stockage cloud

Connectez les dossiers sur les serveurs et dans le cloud de la même manière: via SFTP par exemple pour un NAS ou un serveur Linux, ainsi qu’avec Amazon S3 et le stockage compatible, et WebDAV, par exemple Nextcloud. Nous connectons un dossier sur notre propre serveur via SFTP: adresse, nom d’utilisateur, mot de passe et le dossier à partir duquel PaperOffice lit. Tester la connexion ne fait également que lire ici. Rien ne change sur le serveur. Un connecteur récupère les fichiers dans la boîte de réception du Workspace. Les fichiers eux-mêmes restent sur le serveur. La facture, le bon de livraison et la facture de fret sont ici, et AI-DMS les lit immédiatement.

Chapitre 5 : Votre propre stockage (BYOS)

Si vous souhaitez que vos documents soient stockés sur votre propre matériel, utilisez votre propre stockage, également connu sous le nom de BYOS. Pour cela, nous connectons un deuxième dossier sur notre serveur comme votre propre stockage. Ensuite, PaperOffice chiffre chaque fichier avec votre propre mot de passe. Téléchargez-le immédiatement en tant que fichier et stockez-le en toute sécurité. Vous choisissez l’emplacement de stockage lors de la création d’un Workspace, et ce choix est définitif.

Chapitre 6 : Clés API

Pour vos propres programmes et automatisations, il existe des clés API. Vous les trouverez à droite sous API et Développeur. Lors de la création, vous sélectionnez le type: une clé API pour les serveurs et services ou un jeton personnel qui permet aux assistants IA de travailler pour vous via MCP. Vous pouvez copier la clé à tout moment depuis la liste des clés API. Traitez-la comme un mot de passe. Comment connecter n8n, par exemple, est montré dans une vidéo séparée.

Chapitre 7 : Claude et ChatGPT

Le moyen le plus rapide de connecter des assistants IA est via Configurer PaperOffice, situé à droite sous Aide et Apprentissage. Pour Claude, copiez l’adresse du serveur et créez un jeton personnel. Ajoutez ensuite PaperOffice à Claude en tant que connecteur. Dans ChatGPT, vous activez le mode développeur, ce qui nécessite généralement un plan payant de ChatGPT. Ensuite, saisissez l’adresse du serveur et confirmez la connexion. Pour Cursor et d’autres programmes MCP, la boîte de dialogue affiche les étapes appropriées immédiatement. En résumé: un montage de stockage connecte la source, et un connecteur amène les documents dans le bon Workspace. Les factures de votre boîte aux lettres et les numérisations de votre scanner arrivent automatiquement. Avec votre propre stockage, vos fichiers restent sur votre matériel, et grâce aux clés API et à MCP, vos programmes et assistants IA travaillent directement avec PaperOffice. À bientôt dans l’Académie PaperOffice AI.