Visite guidée : types de documents

Signification

Imaginez une facture arrivant dans PaperOffice sans étiquette. Il s’agit simplement d’un fichier — difficile à trouver, difficile à acheminer et facile à égarer dans le travail quotidien.

Avec le type de document Facture, PaperOffice sait ce qu’il est. Les équipes peuvent le rechercher en toute confiance, les agents peuvent extraire les bons champs et les workflows peuvent l’acheminer vers le bon processus sans deviner à partir du seul nom de fichier.

La même idée s’applique aux contrats, bons de livraison, devis et reçus. Chaque type de document a une signification claire au quotidien — pas seulement un nom de fichier stocké sans contexte pour les personnes ou l’automatisation.

Cette étiquette est le point de départ de tout ce qui suit dans Document AI.

Pourquoi

Voici pourquoi cela compte dans le travail quotidien.

Un type de facture aide la reconnaissance à remplir le fournisseur, le montant et la date d’échéance — afin que les chèques et la préparation du paiement puissent démarrer automatiquement au lieu de partir d’un fichier vierge.

Un type de contrat peut déclencher des règles différentes d’un bon de livraison. Les approbations, la rétention et les étapes de suivi restent alignées sur le document réel et non sur un téléchargement générique.

Et la rétention peut être préparée par catégorie — par exemple une conservation plus longue pour les factures que pour les brouillons — afin que la politique accompagne le type dès le premier moment où le document est classé et stocké.

Agent Idp

Dans l’éditeur de type de document, un Default IDP Agent peut être lié directement au type.

Après que AI-DMS a automatiquement reconnu le type — par exemple Facture — cet agent est mis en file d’attente en plus du pipeline Workspace, avec une déduplication afin que le même agent ne s’exécute pas deux fois pour un même document.

La classification et l’extraction fonctionnent ensuite comme un seul flux: AI-DMS identifie le type, et le IDP Agent lié démarre sans transfert manuel de la part de l’utilisateur ni étape de déclenchement séparée.

Capacités d’identification des documents

Un IDP Agent fait bien plus qu’ajouter une étiquette à un fichier.

Il peut extraire des données ciblées de la page — noms de fournisseurs, montants, dates, lignes de détail, numéros d’identification fiscale et autres champs configurés spécifiquement pour ce type de document.

Il peut effectuer des vérifications visuelles : confirmer que les zones clés sont présentes, mettre en surbrillance les champs sur la page et soutenir la revue lorsque quelque chose semble incomplet, manquant ou incertain.

Il peut valider les valeurs par rapport aux règles métier, préparer une revue avec intervention humaine lorsque la confiance est faible, et transmettre les résultats structurés à l’étape suivante du flux de travail sans retaper les données.

L’agent transforme ainsi la reconnaissance en données exploitables, prêtes à être routées, vérifiées, approuvées et automatisées au sein de l’ensemble de l’organisation.

Lié à un type de document, ces capacités s’activent automatiquement après la reconnaissance AI-DMS.

Propre au système

Commencez par les types système — des étiquettes toutes prêtes pour les tâches courantes telles que les factures et les contrats, que vos équipes reconnaissent déjà à travers les régions.

Créez un type personnalisé uniquement lorsque le processus métier est véritablement différent — par exemple, un formulaire clinique, un colis douanier ou un dossier d’approbation interne nécessitant sa propre signification et ses propres règles.

Filtrez par région afin que le catalogue corresponde à la juridiction sans mélanger les exigences légales d’autres régions dans la même liste.

Créer

Pour créer un nouveau type de document, ouvrez Types de documents et choisissez Nouveau type de document.

Saisissez un nom d’affichage clair, une brève description pour les utilisateurs dans les listes et les infobulles, ainsi qu’une indication IA qui explique comment le classificateur doit reconnaître ce type — généralement en anglais, avec ses traits typiques et la manière de distinguer les documents similaires.

Définissez la juridiction pour laquelle le type s’applique. Liez éventuellement un IDP Agent par défaut afin que l’extraction et les vérifications visuelles démarrent après la reconnaissance du AI-DMS. Configurez la conservation lorsque les documents de ce type doivent être soumis à une règle WORM ou de conservation pour la conformité.

Enregistrez le type. Il apparaît dans le catalogue et peut être utilisé immédiatement dans la classification et l’automatisation — sans avoir à reconstruire l’ensemble du processus depuis zéro.

Utilisez ce chemin uniquement lorsque la signification métier est véritablement nouvelle — pas pour chaque préférence de nommage mineure.

Conservation

Un type de document peut intégrer une règle de conservation dans les documents réels dès qu’ils sont classifiés.

Lorsqu’une facture est téléchargée ou reconnue, cette règle peut être appliquée — y compris la protection WORM pendant la période requise afin que les fichiers restent inviolables jusqu’à l’expiration de la fenêtre de conservation.

Confirmez toujours les bases légales avec des spécialistes avant l’application. PaperOffice aide à préparer la conservation au niveau du type — il ne remplace pas les conseils juridiques ou de conformité professionnels pour votre organisation.

Section

Parcourez le catalogue, essayez de rechercher « Facture » et commencez par les types système qui correspondent déjà à votre travail quotidien.

Lie un type par défaut IDP Agent afin que l’extraction, les vérifications visuelles et la validation suivent automatiquement la reconnaissance de AI-DMS.

Créez un type propre uniquement pour une réelle différence commerciale, configurez soigneusement la conservation, puis laissez le classement et l’automatisation fonctionner avec un sens clair.

C’est ainsi que les types de documents rendent les fichiers quotidiens compréhensibles dans PaperOffice AI — du premier téléchargement à la conservation à long terme.