Innboksen der tænker med dig: PaperOffice AI i n8n, trin for trin

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. I denne episode bygger vi en smart indbakke i n8n, der tænker med dig. En batch-scanning kommer ind, og til sidst genkendes, arkiveres, tjekkes og matches hvert dokument med sin ordre. Hvor noget ikke passer, træffer en menneskelig bruger beslutningen.

Resultat først: Et rigt kørsel, hvor mennesker træffer beslutninger

Før vi bygger noget, lad os først se på resultatet. Et rigt kørsel. Derefter bygger vi det trin for trin. Vores eksempel er en batch-scanning med seks sider: én indkøbsordre, én leveringsnote og fire fakturaer. På den ene af dem dukker et nyt bankkontonummer pludseligt op. Jeg sender batch-scanningen til webhook’en. Seks sider i én PDF, præcis som de kommer ud af scanneren. I kørselslisten starter kørslen. Split adskiller dokumenterne, IDP læser felterne, og hver flaget faktura gennemgår Ultra-tjekket. Dette tager et par minutter, så jeg hurtigfremmer. Kørslen har genkendt seks dokumenter, arkiveret dem og matchet ordrerne. For hvert dokument med en årsag venter der nu en opgave. Og workflow’et sover og venter på os. I PaperOffice er opgaverne listet under Human in the Loop, hver med sin årsag. PaperOffice kender allerede denne faktura. Det er den anden kopi af Iberica-fakturaen med en kvitteringsstemple. Workflow’et rapporterer duplikaten, og gennemgangsvistningen angiver originalen. Jeg afviser den med en årsag. For denne faktura rapporterer tjekket en høj svigtrisiko: leverandøren oplyser en ny bankkonto. Fra en score på syv bliver et dokument automatisk karantæneret. Jeg afviser også denne. Fakturaen for fyrre tusinde fem hundrede euro er upåklagelig. Før jeg godkender den, bekræfter jeg de udtrukne felter. Derefter: Godkend. Jeg træffer beslutning om de resterende tre opgaver på samme måde. Hver beslutning vækker kørslen via den anden webhook. Efter den sidste er den færdig: cirka tredive minutter, og det meste af tiden ventede den på os. Resultatet i PaperOffice: de godkendte dokumenter er i Northstar Documents, og fakturaerne er revisions sikre indtil udgangen af 2036. Under Aktiviteter findes workflow’ets note. Duplikaten er i Quarantine Workspace med en juridisk hold og en note. Den kan ikke længere slettes. Og dette er præcis den indbakke, vi bygger nu, trin for trin, med almindelige HTTP-noder i n8n. Ti trin.

Stadie 1 af 10: Input

Stadie ét er inputtet. Jeg har forberedt noderne til hvert stadie. Jeg indsætter dem og flytter dem på plads. Webhook’en modtager filen via POST. Den er beskyttet af Header-Auth: Kun dem, der sender den korrekte nøgle i headeren, får adgang. Svar er ikke automatiske, men håndteres gennem dedikerede svar-noder. Hvis filen mangler, fortsætter processen direkte til svaret, og afsenderen modstraks en klar fejlmeddelelse.

Stadie 2 af 10: Split Agent

Trin to er Split Agent. Jeg tilslutter det til inputtet, specifikt til den gren, hvor filen er placeret. Et enkelt opkald til PaperOffice API’et, en POST til job-grænsefladen. Legitimationsoplysninger gemmes som Header-Auth i n8n, ikke inde i selve node’en. Brødteksten indeholder skabelonen pdf_ai_split, ultra-modellen, behandlingsbanen, en regel for filnavne, sprog og naturligvis selve filen. Opgaven kører i baggrunden. Derfor poller workflowet jobbet hvert sjette sekund, indtil det er fuldført. Når batch’en er blevet delt, returnerer workflowet 202 Accepted og fortsætter med resten uden at få afsenderen til at vente.

Trin 3 af 10: Dokument for dokument

Trin tre går dokument for dokument. Løkken henter altid præcis ét dokument fra Split Agent’s resultat. Derefter downloader workflowet dokumentfilen via dens downloadlink.

Trin 4 af 10: IDP Agent

Trin fire er IDP Agent. Igen et enkelt opkald, denne gang ved hjælp af skabelonen document_idp. For fakturaer, ordrer og leveringsedder returneres følgende felter: leverandør, nummer, dato, beløb og linjeitems samt deres tilsvarende placeringer i originaldokumentet.

Trin 5 af 10: Arkivering + Knowledge Graph

Trin fem: Arkivering og Knowledge Graph. document-put placerer dokumentet i Workspace n8n Indkøb. procurement_bind linker derefter fakturaen og leveringsnoten til deres ordre ved hjælp af det indkøbsordrenummer, som IDP Agent fandt.

Trin 6 af 10: AI-DMS Ultra

Trin seks er AI-DMS Ultra. Ikke alle dokumenter kræver fuld analyse; derfor er reglerne angivet her. Et beløb over 1.000 euro, en uoverensstemmelse i dokumenttypen, et manglende obligatorisk beløb eller en afvigelse i trevejsmatchningen. Hvis en regel finder anvendelse, bestiller workflowet Ultra for præcis dette dokument.

Trin 7 af 10: Revisions- og gennemgangsupgave

Trin syv: revisions- og gennemgangsupgave. Workflowet læser svigrisikoen og dens begrundelse fra dokumentet. Gennem opgavegrænsefladen opretter det derefter en opgave til et menneske: ved at angive, hvem der skal gennemgå den, fristen, urgentsniveauet og det tilknyttede dokument. Her når en parser sin grænse. LlamaParse og Mistral OCR leverer tekst og struktur. De inkluderer ikke en verifikationsproces med opgave, tildeling, frist og bevis. Du skal selv bygge dette.

Trin 8 af 10: Trevejsmatchning

Trin otte er den trevejs-match. Løkken har to outputs. Det første aktiveres, når alle dokumenter er færdige. Jeg tilslutter det til trevejs-matchet. procurement_review tjekker hver transaktion: Matcher købsordren, leveringsunderlaget og fakturaen med hensyn til hovedbeløb og linjeartikler? Hvis der er afvigelser, genereres der også en opgave.

Trin 9 af 10: Venter på mennesket

Trin ni: Venter på mennesket. Workflowet registrerer sig med sin wake-up-adresse hos PaperOffice og går derefter i dvale uden tidsbegrænsning. Når der træffes en beslutning i PaperOffice, rapporterer PaperOffice beslutningen til et andet webhook. Det ser op, hvilket køringsforløb der venter på denne opgave, og vækker det.

Trin 10 af 10: Anvend beslutningen

Trin ti anvender beslutningen. Ved godkendelse fjerner workflow’et en revisionslås ved hjælp af den godkendte opgave som bevis. Derefter flyttes dokumentet til Northstar Documents Workspace, og fakturaer gøres revisions sikre med en opbevaringsperiode, der starter ved årets udgang. Ved afvisning forbliver dokumentet låst og får tildelt en juridisk hold. I begge tilfælde skriver workflow’et en note til filen og venter derefter på næste beslutning. Ti trin, ét workflow, og alt kører på én platform: én kontrakt, data i EU, ingen underleverandører. Data ind, data ud. Og når dokumenterne først er i PaperOffice, er der endnu mere muligt uden en ny komponent: telefonagenten, spørgsmål fra Claude eller ChatGPT via MCP, søgning og workflow’er i appen. I de kommende afsnit vil vi se nærmere på individuelle agenter som Split, IDP og Redact. Indtil da: God byggelykke.