Workflow Agents. Beskriv arbejdsgange i dine egne ord og udfør dem automatisk

Resultatet først: Den store faktura afventer godkendelse

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. Denne video handler om Workflow Agents. Her beskriver du en proces med dine egne ord, og PaperOffice udfører den automatisk for alle matchende dokumenter. Ingen bør betale en faktura på tolv tusind euro, før den er blevet godkendt. Men at indsende hver enkelt faktura manuelt tager tid. Først resultatet: For nylig modtog vi to fakturaer fra Veldtmann. Vores Workflow Agent har allerede markeret den mindre på to tusind tre hundrede halvtreds euro som gennemgået, uden yderligere forespørgsel. For det store beløb på over tolv tusind euro stoppede den. Nu venter en godkendelsesopgave med leverandør, fakturanummer og beløb. Når du har godkendt den, fortsætter agenten og markerer også denne faktura som gennemgået. Sådan bygger du det selv: Opret en Workflow Agent, vælg startbegivenheden, beskriv processen i Prompt Studio, test den sikkert, tænd for automatisering, og gennemgå eksekutionerne.

Kapitel 1: Oversigt over Workflow Agents

En Workflow Agent er en AI-agent, der behandler dine dokumenter i henhold til en instruktion. Du skriver instruktionen ikke som et program, men i almindeligt sprog. Dine Workflow Agents finder du under Workflow AI. Listen viser for hver agent, hvornår den starter, om automatisering er tændt, og hvilken dokumentintelligens den kræver.

Kapitel 2: Oprettelse af agenten og startbegivenheden

Til testen har vi brug for POFID’en på en lille faktura, som er dokumentidentifikatoren. Dette gøres med et enkelt klik i listen: Vælg fakturaen, gå til Handlinger, og vælg POFID. Nu den nye Workflow Agent. Den får navnet ‘Faktura godkendelse’ og en beskrivelse i almindelige sætninger: Fakturaer over fem tusind euro skal vente på godkendelse, mens mindre fakturaer markeres som gennemgået. Under Dokumentintelligens definerer du, hvor grundigt et dokument skal læses ud først. Premium er forvalgt og læser allerede beløb, leverandør og fakturanummer ud af sig selv. Du bestemmer præcis, hvilke felter der læses ud ved hjælp af IDP Agents; der er et afsnit specifikt til dette. Derefter startbegivenheden. Der findes seks forskellige typer. Kun manuel betyder: Agenten starter kun, når du udløser den manuelt. Efter AI-DMS er fuldført, starter den med hvert nyt dokument, så snart det er blevet læst ud. Derudover kan den starte, når et metafelt ændres, når nogen fuldfører en opgave, når en godkendelse er afsluttet, eller så snart et dokument er fuldt underskrevet. Efter AI-DMS er fuldført, starter agenten, så snart en ny faktura er blevet fuldt udtrukket. Under filtre angiver vi, hvilke dokumenter dette gælder for: kun i Workspace Workflow-Demo og kun for dokumenttypen Faktura. Vi behøver ikke at bekymre os om gentagne udløsninger her. Denne indstilling forhindrer, at den samme agent starter flere gange hurtigt efter hinanden for det samme dokument. Klik på Gem, og Prompt Studio åbnes.

Kapitel 3: Prompt Studio

Dette er Prompt Studio. Til venstre ser du vores beskrivelse. Ved at klikke på Opret agentinstruktion genererer PaperOffice en præcis instruktion til agenten. I midten ser du, hvad der er blevet forstået: opgaven i én sætning, de genkendte regler og de involverede felter. Herunder vil du se, hvorfor instruktionen er struktureret på denne måde, og hvordan agenten ved, hvornår den er færdig. Tag dig tid til at læse det grundigt igennem. Hvis noget afviger fra din hensigt, kan du redigere beskrivelsen og generere instruktionen igen. Værktøjsflowet viser, hvilke værktøjer agenten bruger: den læser dokumentet og ændrer eventuelt et felt. Den modtager ingen andre værktøjer end dem, der er angivet i dens instruktion. Til højre ses den færdige instruktion på engelsk, så agenten forstår den tydeligt. Alt ser godt ud; gem og test.

Kapitel 4: Test med tillid: tørkørsel

Vi tester med en tørkørsel: agenten arbejder på et rigtigt dokument, men ændrer intet. Vi indsætter POFID’en for den lille faktura og starter. Tørkørsel lykkedes. Agenten har fundet beløbet, et tusind ni hundrede og firs euro, under tærsklen, og ville markere fakturaen som gennemgået. Herunder kan du se hvert trin: Først læste den dokumentet, derefter forberedte den ændringen. Den blev ikke udført; det var blot en simulering. Først efter en succesfuld test kan du tænde for automatiseringen. På denne måde kører ingen agent på dine dokumenter, som du ikke har prøvet ud først.

Kapitel 5: Aktiver automatiseringstilstand

Så tænder vi for Automatiseringstilstand. Fra nu af reagerer agenten automatisk på startbegivenheden. Der er også indstillingen Udførelsesgodkendelse. Hvis den er slået til, spørger agenten en person, før hver ændring, for hvert dokument. Vi ønsker kun at blive spurgt om store fakturaer, så vi har placeret vores godkendelse i beskrivelsen.

Kapitel 6: To fakturaer er ankommet

Nu er det tid til den rigtige test. To nye fakturaer fra Veldtmann er på vej: en for to tusind tre hundrede halvtreds euro og en for tolv tusind otte hundrede femogtyve euro. Først læser AI-DMS-processen dokumenterne ind, hvorefter vores agent starter automatisk for hver faktura individuelt. Jeg hopper lidt frem i tiden. I kolonnen Dokumentstatus kan du se resultatet: den lille faktura er allerede gennemgået. For den store er der endnu ikke noget vist, fordi agenten er sat på pause her. I kolonnen Automatisering ses det også: timeglasset ved Workflow indikerer, at systemet venter på godkendelse. Under Opgaver i Human In The Loop (HITL) venter nu fakturagodkendelsen med leverandør, fakturanummer og beløb. I opgaven ser du selve fakturaen til venstre og detaljerne til højre. Den er i øjeblikket tildelt os. Hvis nogen anden skal træffe beslutningen, f.eks. ledelsen, kan du blot videresende opgaven. Vi godkender den med en kort kommentar. Agenten fortsætter derefter sit arbejde. Lad os kigge tilbage på dokumentlisten: nu er den store faktura også blevet gennemgået.

Kapitel 7: Læs eksekutioner

Du kan se, hvad agenten har lavet i sine eksekutioner. Den hurtigste måde er via menuen i dens række. Her ser du kørslerne for denne agent, alle fuldførte, hver med et dokument, startbegivenhed og varighed. I detaljen står der én sætning om, hvad agenten gjorde: godkendelse modtaget, status sat til gennemgået. Derefter følger hele processen: først instruktionen som trin nul, derefter hvert trin fra agenten med sit resultat, og til sidst de felter, den har ændret. På den måde kan du spore hver beslutning bagefter.

Kapitel 8: Tips fra praksis

Et par flere tips. Skriv beskrivelsen, som om du forklarede processen til en ny kollega: med en klar tærskel, de involverede felter og hvad agenten må ændre. Afgræns din agents område ved at bruge filtre til at specificere, hvilke dokumenter den gælder for. Test hver revideret beskrivelse først i tørkørselstilstand. For følsomme arbejdsgange skal du desuden aktivere udførelsesgodkendelse og tjekke eksekutionerne regelmæssigt i de første dage. Kort sagt: Du beskriver en Workflow Agent med dine egne ord. Du vælger startbegivenheden og bruger filtre til at definere, hvilke dokumenter den gælder for. Dette skaber instruktionen i Prompt Studio, du tester sikkert i tørkørsel, og først derefter aktiverer du automatiseringen. Hvor en person skal træffe beslutning, sætter agenten pause og venter på godkendelse. I næste video forbinder vi PaperOffice med omverdenen: e-mail-indbakke, lagring og scanner, dit eget NAS, API-nøgler og AI-assistenter som Claude og ChatGPT. Indtil videre på PaperOffice AI Academy.