IDP Agents: udtræk præcis de data, du har brug for, fra dine dokumenter

Resultatet først: ti felter fra en scannet faktura

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. Denne video handler om IDP Agents. Med dem udtrækker PaperOffice præcis de data, du har brug for, fra dine dokumenter, og lægger dem konsekvent i de samme felter for hvert dokument. Fakturanummer, indkøbsordernummer, beløb, IBAN: Hvis du taster sådanne data ind dokument for dokument, spilder du tid og laver fejl. Først resultatet. Denne faktura fra Veldtmann kom ind som en scanning. Vores IDP Agent udtrak ti felter fra den: fakturanummer, fakturadato, leverandør, indkøbsordernummer, netto-beløb, skattemængde, samlet beløb, valuta, IBAN og forfaldsdato. Før musen hen over et felt, og visningen til venstre springer til det sted i dokumentet, som værdien stammer fra. Her er IBAN’en fra betalingsoplysningerne. På den måde kan du kontrollere hver værdi med et blik. Og fordi hver faktura får de samme felter, gør en eksport dem til en Excel-tabel med én faktura pr. række. Sådan gør du det selv: Opret en agent ud fra et eksempeldokument og en skabelon, definér felterne og test dem, tildel agenten en dokumenttype, behandl bagefter eksisterende dokumenter, gennemgå resultaterne og eksportér dem.

Kapitel 1: Oversigt over IDP Agents

PaperOffice læser allerede data ud af hvert dokument automatisk, når du uploader det, afhængigt af AI-DMS niveauet for Workspace’et. En IDP Agent er din egen gemte udtrækning til gentagne dokumenter: Du bestemmer, hvilke felter du har brug for, hvad de hedder, og i hvilket format værdierne kommer ud. Dine IDP Agents finder du under Document AI. Listen er i øjeblikket tom. En IDP Agent oprettes altid ud fra et eksempeldokument. Der er tre trin: Vælg dokumentet i Workspace’et, opret en ny IDP Agent og vælg en skabelon fra kataloget. Bagefter justerer du felterne og prompts i agent-editoren.

Kapitel 2: Opret agent ud fra eksempeldokument og skabelon

I Workspace’et IDP-Demo ligger fem leverandørfakturaer. Som eksempeldokument tager vi fakturaen fra Veldtmann: Vælg den, derefter Handlinger, Agenter og arbejdsfløje, IDP og Opret ny agent. Skabelonkataloget åbner nu, sorteret efter kategorier: Finans og bogføring, Logistik, Juridisk, ID’er og meget mere, også til e-fakturaer som XRechnung, ZUGFeRD og Factur-X. Med Vis kun anbefalede ser du kun de skabeloner, der passer til dette dokument. Til indgående leverandørfakturaer bruger vi Invoice Quick Capture Plus. Skabelonen indeholder de vigtigste felter: fakturanummer, fakturadato, beløb, leverandør og valuta. Den har også den anbefalede model. Opret agent. PaperOffice læser nu eksempeldokumentet helt igennem: tekstgenkendelse, felter, færdiggørelse. Det tager et øjeblik; jeg spoler frem. Dette er agent-editoren. Til venstre ligger eksempeldokumentet, og til højre kommer først analysen: hvilken type dokument det er, og hvad skabelonen fandt i det.

Kapitel 3: Definer felterne

Med Fortsæt og gennemgå de opdagede felter går vi videre til felterne. PaperOffice starter straks en første testkørsel med eksempeldokumentet. Hvert felt viser den fundne værdi, og ved siden af et lille uddrag fra dokumentet, så du med det samme kan se, hvor den stammer fra. Udvid et felt for at se dets prompt, som er en kort instruktion til AI’en om, hvor man finder hvad. Du kan redigere denne tekst direkte her. Øverst i editoren ser du modellen. Skabelonen anbefaler Basic Pro Max, tekstgenkendelse uden billedanalyse. Da vi også modtager mobilfotos og scanninger med pletter, vælger vi Premium Pro Max: Den undersøger desuden sidens billede og læser dermed også vanskelige scanninger. Til betalingen mangler vi stadig felter. Nyt felt: Etiket IBAN, samt en teknisk Nøgle, og under Felttype findes en dedikeret IBAN-felttype. I Prompt står, hvor IBAN’en findes. I samme dialog angiver du, hvilke sider der skal søges, og hvordan værdien valideres, med et mønster eller en liste over tilladte værdier. IBAN er et obligatorisk felt. Mangler det i et dokument, markerer PaperOffice feltet som manglende, og du kan finde dokumentet med filteret Manuel gennemgang kræves. Der oprettes en gennemgangsopgave til dit team, når du opsætter en HITL-agent til dette formål. Dernæst kommer forfaldsdatoen, af typen Dato. Her er Tjekvejledning — blid HITL nok, hvis den nogensinde mangler. Test agenten igen efter hver ændring; først så kan du gemme den. Og nu vises de nye felter også.

Kapitel 4: Test pålideligheden og gem

Giver agenten også præcis det samme resultat? Til det formål har vi den gentagne test. Vi lader den køre fem gange. En kørsel regnes kun som vellykket, hvis hvert felt har en værdi. Efter fem vellykkede kørsler står der: Produktion: sikker. Under Uddata og gennemgang kan du indstille, hvordan værdierne skrives, og hvornår en person skal kontrollere dem. Under fanen Udtrukne data kan du se resultaterne af testkørslerne som træ, JSON eller tabel og downloade dem. Og med Eksportér som delbar skabelon sender du agenten videre som en fil. Et andet team importerer den så i skabelonkataloget. Gem nu. Agenten hedder »Supplier invoices« og er straks aktiv.

Kapitel 5: Tildel agenten til en dokumenttype

For at agenten kører automatisk i fremtiden, forbinder vi den med en dokumenttype. Under Dokumenttyper åbner vi typen Faktura. På fanen Standard IDP Agent vælger vi Supplier invoices og gemmer. Fra nu af gælder følgende: Hvis AI-DMS-behandlingen genkender et nyt dokument som en faktura, sætter PaperOffice automatisk agenten i kø, i alle Workspaces med AI-DMS.

Kapitel 6: En ny faktura læses automatisk

Lad os prøve. En ny faktura kommer ind, denne gang fra Iberica i Bilbao, på spansk. I øvrigt: I upload-dialogen kan du også vælge en agent direkte til netop disse dokumenter. Her lader vi PaperOffice selv afgøre det. Først genkender AI-DMS-behandlingen fakturatypen, og derefter kører vores agent. Jeg spoler frem. Her er resultatet: de samme ti felter som for Veldtmann, selvom fakturaen er på spansk. Pedido cliente bliver til indkøbsordernummeret, Vencimiento bliver til forfaldsdatoen, og den spanske IBAN står i IBAN-feltet.

Kapitel 7: Eksisterende dokumenter på én gang

Og hvad med de fem fakturaer, der allerede lå i Workspace’et? Tildelingen gælder ikke for dem med tilbagevirkende kraft. Vi behandler dem på én gang: Vælg alle, derefter Handlinger, Agenter og arbejdsfløje, IDP, Anvend eksisterende agent. Vælg en agent og start IDP Agent. PaperOffice sætter alle dokumenter i kø og behandler dem i baggrunden. Du kan se status under Behandling. Jeg spoler frem.

Kapitel 8: Gennemgå resultaterne

I selve dokumentet findes værdierne under Datafelter, og hvert felt er ledsaget af et lille uddrag fra dokumentet. Her er fakturaen, som nogen har fotograferet med mobiltelefonen. Alle felter er også til stede her, og når du holder musen over dem, springer visningen til kildestedet. Hvis en værdi er forkert, kan du rette den direkte i feltet, og PaperOffice gemmer med det samme. For et enkelt dokument er der en knap Anvend agent øverst her. Og fragtfakturaen med kaffepletten: fakturanummer, referencen til indkøbsordren, beløbene og den britiske IBAN er korrekte.

Kapitel 9: Eksport til Excel

Til sidst listen til bogholderiet: Vælg alle fakturaerne, derefter Handlinger, Del og eksportér, Eksporter data. Som kolonner vælger vi felterne i vores agent, i Excel-format. Hver faktura står på en egen række i filen, med de samme kolonner. Og nu springer én ting i øjnene: tre fakturaer fra Veldtmann henviser til samme tyske IBAN, mens den fjerde angiver en konto i Litauen. Hvordan PaperOffice automatisk kontrollerer og stopper dette, vises i episoden Revision og karantæne. Sammenfattet: En IDP Agent er din egen udtrækningsopsætning til gentagne dokumenter. Du starter med et eksempeldokument og en skabelon, tilføjer de felter, du har brug for, og tester, indtil agenten leverer pålideligt. Når den er knyttet til en dokumenttype, kører den automatisk for hvert nyt dokument, mens eksisterende dokumenter behandles på én gang. Du gennemgår hver værdi ved dens kildested, og med en eksport ender alt i Excel. Vores n8n-video viser dig, hvordan du kalder en IDP Agent fra din egen software eller fra n8n. Den næste video handler om Workflow Agents. Indtil næste gang i PaperOffice AI Academy.