Funktionsgennemgang: dokumenttyper

Betydning

Forestil dig en faktura, der ankommer i PaperOffice uden en etiket. Det er blot en fil — svær at finde, svær at dirigere og let at overse i hverdagsarbejdet.

Med dokumenttypen ‘Faktura’ ved PaperOffice, hvad der er tale om. Teams kan søge med tillid, agenter kan udtrække de rigtige felter, og arbejdsgange kan dirigere den til den korrekte proces uden at gætte ud fra selve filnavnet.

Samme princip gælder for kontrakter, fragtsedler, tilbud og kvitteringer. Hver dokumenttype har en klar betydning i hverdagen — ikke blot et filnavn, der ligger gemt uden kontekst for mennesker eller automatisering.

Den etiket er udgangspunktet for alt det, der følger i Document AI.

Hvorfor

Her er hvorfor det betyder noget i hverdagsarbejdet.

En fakturatype hjælper med at genkende leverandør, beløb og forfaldsdato, så tjekker og betalingsforberedelse kan starte automatisk i stedet for at begynde fra en tom fil.

En kontrakttype kan udløse andre regler end en fragtseddel. Godkendelser, tilbageholdelse og opfølgende trin forbliver i overensstemmelse med det rigtige dokument og ikke med en generisk upload.

Og tilbageholdelse kan forberedes per kategori — for eksempel længere opbevaring af fakturaer end af udkast — så politikken følger typen fra det øjeblik dokumentet klassificeres og gemmes.

Idp-agent

I dokumenttypeditoren kan en standard IDP Agent bindes direkte til typen.

Når AI-DMS automatisk har genkendt typen — f.eks. en faktura — køes denne agent ud over Workspace-pipelinen med deduplikering, så den samme agent ikke kører to gange for ét dokument.

Klassificering og udtræk fungerer som én flow: AI-DMS finder typen, og den bundne IDP Agent starter uden manuel overlevering fra brugeren eller et separat triggertrin.

Idp-funktioner

En IDP Agent gør langt mere end blot at tilføje et mærke til en fil.

Den kan udtrække målrettede data fra siden — leverandørens navn, beløb, datoer, linjevarer, skatte-ID’er og andre felter, der er konfigureret specifikt til den pågældende dokumenttype.

Den kan udføre visuelle tjek: bekræfte, at nøgleområder er til stede, fremhæve felter på siden og understøtte gennemgang, når noget ser ufuldstændigt, manglende eller usikkert ud.

Den kan validere værdier mod forretningsregler, forberede menneskelig gennemgang med menneske i løkken, når tilliden er lav, og overføre strukturerede resultater til næste workflowtrin uden at skulle taste data ind igen.

Så agenten omdanner genkendelse til brugbar data — klar til routing, tjekke, godkendelser og automatisering på tværs af organisationen.

Knyttet til en dokumenttype starter disse funktioner automatisk efter AI-DMS-genkendelse.

Systemets egen

Start med systemtyper — færdiglavede etiketter til almindeligt arbejde som fakturaer og kontrakter, som holdene allerede kender på tværs af regioner.

Opret kun en egen type, når forretningsprocessen er virkelig forskellig — for eksempel et klinikskema, en toldpakke eller en intern godkendelsespakke, der kræver sin egen betydning og regler.

Filtrer efter region, så kataloglet matcher den gældende jurisdiktion uden at blande juridiske krav fra andre regioner ind i samme liste.

Opret

For at oprette en ny dokumenttype skal du åbne Dokumenttyper og vælge Ny dokumenttype.

Indtast et klart visningsnavn, en kort beskrivelse til brugere i lister og værktøjstip, samt et AI-hint, der forklarer, hvordan klassificeringsmodulet skal genkende denne type — typisk på engelsk med typiske træk og hvordan man skelner mellem lignende dokumenter.

Angiv den jurisdiktion, hvor typen gælder. Du kan eventuelt tilknytte en standard IDP Agent, så udtrækning og visuelle tjek starter efter genkendelse af AI-DMS. Konserveringsregler kan konfigureres, når dokumenter af denne type skal underkastes en WORM- eller bevarelsesregel for overholdelse af krav.

Gem typen. Den vises i kataloget og kan straks bruges til klassificering og automatisering — uden at skulle genopbygge hele processen fra bunden.

Brug kun denne sti, når den forretningsmæssige betydning er helt ny — ikke ved hver mindre ændring af navngivningspræferencer.

Opbevaring

En dokumenttype kan overføre en opbevaringsregel til reelle dokumenter, så snart de er klassificeret.

Når en faktura uploades eller genkendes, kan denne regel anvendes — herunder WORM-beskyttelse (Write Once, Read Many) i den krævede periode, så filerne forbliver uændrede, indtil opbevaringsperioden udløber.

Bekræft altid de juridiske grundlag med specialister før håndhævelse. PaperOffice hjælper med at forberede opbevaringen på typeniveau — det erstatter ikke professionel juridisk eller compliance-rådgivning til din organisation.

Afsnit

Gennemkataloget, prøv at søge efter ‘Faktura’, og start med systemtyper, der allerede matcher hverdagsarbejdet.

Tilknyt en standard IDP Agent, så udtræk, visuelle tjek og validering følger automatisk AI-DMS-genkendelsen.

Opret en egen type kun for en reel forretningsmæssig forskel, konserver bevaringsreglerne omhyggeligt, og lad derefter klassificering og automatisering fungere med klar mening.

Sådan sikrer Dokumenttyper, at hverdagsfiler forbliver forståelige i PaperOffice AI — fra det første upload til langtidslagring.