Find og ordne: Find ethvert dokument på få sekunder

Stil spørgsmål i stedet for at søge

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. Denne film handler om at finde og ordne: hvordan du kan finde ethvert dokument på få sekunder uden at skulle vedligeholde mappestrukturer. Først resultatet. Vi stiller blot spørgsmålet: Hvilke fakturaer har Veldtmann sendt? PaperOffice forstår spørgsmålet, finder de relevante dokumenter og markerer præcis, hvor svaret står i dokumentet. Alt er stadig godt ordnet: i virtuelle mapper, som AI selv foreslår, og med forbindelser mellem dokumenter og leverandører. Sådan går vi frem: først søgningen, derefter søgning efter betydning, tal og beløb, filtre og grupper, virtuelle mapper, dokumenttyper, forbindelser og til sidst tidslinjen og versionerne.

Søg

Du søger i søgefeltet øverst. Til venstre skifter du mellem Spørg agent og Søg. Vi bliver ved Søg og søger her i dette Workspace efter Veldtmann. PaperOffice søger samtidig de fire steder: i filnavnet og datafelterne, i den genkendte tekst, i de genkendte virksomheder, personer og beløb og efter betydning. Det giver én samlet liste. Allerøverst ser du den bedste match. Relevansindikatoren viser, hvor et resultat kommer fra, og hvor godt det passer til din søgning. Åbner du et resultat, springer forhåndsvisningen til træffets sted og markerer det i dokumentet. Med pilene går du videre til næste træf og gennemgår alle forekomster. Med ét klik søger du ikke kun i Workspace’et, men på tværs af alle Workspaces. Og dine seneste søgninger ligger altid klar til dig.

Søgning efter betydning

Du behøver ikke vide, hvilket ord der står på dokumentet. Stil blot et spørgsmål, for eksempel: Hvilke kontrakter fornyes automatisk, og hvad er opsigelsesfristen? Du finder de relevante kontrakter, også selv når de bruger helt andre formuleringer. Relevansindikatoren viser, at det er træf baseret på betydning. Tommelfingerreglen: Et eller to nøgleord søges bogstaveligt og lynhurtigt af PaperOffice. Hele sætninger og spørgsmål forstås ud fra deres betydning. Søgning efter betydning er tilgængelig i Workspaces på niveauet AI-DMS Premium eller højere. Du vælger niveauet individuelt for hvert Workspace.

Tal og beløb

Du kan finde tal direkte: et fakturanummer, et indkøbsordernummer eller et følgesedelsnummer, præcis som det står på dokumentet. PaperOffice genkender et beløb med tusindtalsseparatorer og valuta som et beløb. Sådan kan du med det samme finde alle dokumenter, der hører til sagen på 18.500 euro: ordre, faktura og betaling. Og indtaster du et IBAN-nummer uden mellemrum, får du frem alle dokumenter, der indeholder dette bankkontonummer. Det er især nyttigt, hvis en leverandør pludselig sender dig nye kontooplysninger.

Filtrér og gruppér

Filtre indsnævrer listen. Vi viser kun fakturaer, der er tilføjet inden for de sidste 30 dage. Endnu hurtigere: Klik på en værdi i listen, for eksempel en dokumenttype eller et nøgleord, for at filtrere listen tilsvarende. Gruppering omorganiserer listen, for eksempel efter afsender. Sådan ser du med ét blik, hvilke dokumenter der kommer fra hvilken leverandør. Du kan gemme en kombination, som du ofte har brug for, som en visning. Og med ét klik nulstiller du alle filtre.

Virtuelle mapper

Hvis du foretrækker at tænke i mapper, kan du slå mappevisningen til. Ingen opretter mapper manuelt: Under behandlingen foreslår AI passende lagringsveje for hvert dokument og integrerer dem i din eksisterende struktur. I dokumentet kan du se forslagene under Lagringsveje. Du kan tilføje yderligere veje, for eksempel en mappe til årsregnskaberne. Det fine er, at mapperne er virtuelle. Et dokument kan ligge i flere mapper samtidig uden at blive duplikeret.

Dokumenttyper

AI identificerer automatisk dokumenttypen: faktura, leveringsnota, kontrakt og mange flere. Du kan se listen under Dokumenttyper. Mangler du en type, kan du oprette en, for eksempel Vedligeholdelsesrapport. Med en kort instruktion til AI beskriver du, hvordan den skal genkende denne type. Er typen til klassificering aktiv, tildeler AI fra nu af automatisk nye dokumenter til den. Hvilken agent der læser data fra den, viser vi i filmen om IDP Agents.

Forbindelser

Hvert dokument ved, hvem man har med at gøre. Under Forbindelser finder du forretningspartneren, som AI har identificeret ud fra brevhovedet. Du kan forbinde dokumenter ved at trække dem: for eksempel trækker du leveringsnotaen hen på fakturaen og vælger »Hører til« som forbindelsestype. Fra nu af kan du hurtigt navigere fra det ene dokument til det andet. Og under Organisationer ser du hver leverandør med alle dens dokumenter på tværs af alle Workspaces.

Tidslinje og versioner

Tidslinjen organiserer dokumenter efter dato, for eksempel efter forfaldsdato. Sådan ser du, hvad der er på vej denne måned. Ændres en kontrakt, uploader du ændringen som en ny version. Dokumentet forbliver det samme med alle sine forbindelser intakte, og den forrige version bevares. Sammenlign versioner viser, hvor ens to versioner er, hvilke sider der er ændret, og opsummerer ændringerne i få sætninger. Og hvis den gamle version faktisk var den rigtige, kan du gendanne den som en ny version. Intet går tabt.

Opsummering

Det var at finde og ordne: en søgning efter alt, spørgsmål i stedet for nøgleord, filtre og grupper, virtuelle mapper, egne dokumenttyper, forbindelser, tidslinje og versioner. I de næste afsnit ser vi på IDP Agents, og hvordan du sikkert deler dokumenter via browseren og pr. telefon. Indtil næste gang i PaperOffice AI Academy.