Opret Workspaces: Standard, Business, Compliance

Lad os komme i gang. I Workspaces-oversigten klikker jeg på Opret ny Workspace. En Workspace er som et dedikeret arkivskab, for eksempel til en virksomhed, et projekt eller en kunde. Jeg navngiver det Northstar Industrial og vælger typen: Virksomhed. Sproget til behandling indstilles til engelsk. AI’en vil bruge dette sprog senere til sammendrag, navne og felter. For lagerplaceringen kan du vælge mellem PaperOffice EU Datacenter og dit eget lager, BYOS (Bring Your Own Storage). Dine filer befinder sig derefter på din egen server eller NAS, som du har opsat på forhånd under Connectors. Vigtigt: Lagerplaceringen kan ikke ændres efter oprettelsen. I fanen Workspace-type handler det om beskyttelse og bevismateriale. Der er tre niveauer. Standard er indgangsniveauet: gem og find. Business er til dagligt arbejde: del, beskyt, gendan. Dette er vores anbefaling, og kun Workspaces af typen Business kan deles eksternt. Compliance er det højeste niveau, til bevismateriale og revisionsklarhed, for eksempel med strenge krav til opbevaringstid. Compliance koster ekstra, understøtter ikke dit eget lager og kan ikke deles eksternt. Opgradering er mulig når som helst; nedgradering er ikke muligt. I fanen AI-DMS definerer du, hvor grundigt AI’en forstår dine dokumenter. Kun lagring uden AI egner sig til ren arkivering. Du kan stadig behandle filerne senere. Basic gør din arkiv søgbart: tekstgenkendelse, klassificering og nøgleord. Premium er den bedste standardindstilling for forretningsdokumenter med semantisk søgning, forretningsfelter og relationer. Ultra udtrækker det maksimale: tabeller, formularer og billeder læses, dokumenter linkes sammen, og hvert dokument gennemgår en sikkerhedstjek. Til vores demo bruger jeg Ultra. Under Dokumenttype vælger jeg Automatisk genkendelse. AI’en tildeler derefter hvert dokument til den rigtige type, såsom faktura, leveringsnote eller kontrakt. Under Adgangsbeskyttelse kan du yderligere sikre en Workspace med et adgangskode, en SMS-kode eller fire-øjenes princippet. Til vores demo springer vi dette over. Og under Deling kan du senere dele Workspace eksternt: via e-mail for adgang i browseren eller via telefon. Det viser jeg dig detaljeret om et øjeblik. Jeg gemmer, tjekker sammendraget og opretter Workspace.