Kom i gang med PaperOffice AI: Workspace, dokumenter, agent og søgning

Hej og velkommen til PaperOffice AI Academy. I dag vil vi dække de første skridt: Vi opretter en Workspace, uploader dokumenter og undersøger, hvad AI’en gør ved dem. Derefter finder vi dokumenter igen, stiller spørgsmål til agenten, deler Workspace endda via telefon og forbinder PaperOffice med Claude. Alt hvad du behøver til dette er en browser. Bare for at afklare på forhånd: PaperOffice AI er et dokumenthåndteringssystem, der forstår dine dokumenter. Det kører i browseren, som en app på din mobiltelefon og via et interface. Dine dokumenter gemmes i Workspaces, for eksempel ét pr. virksomhed, projekt eller kunde. Og AI’en læser hvert dokument: den identificerer typen, tildeler et beskrivende navn, nøgleord og et resumé. Derudover findes der en agent, som du kan stille spørgsmål om dine dokumenter til, en søgning, der finder indhold, muligheder for ekstern deling og forbindelsen til Claude.

Kom i gang: Guiden

Efter login lander du på din oversigtsside: opgaver, notifikationer, et par hurtige værktøjer og stien til Claude og ChatGPT. Til venstre ser du alle appens områder. Til at begynde med vil du primært bruge Document AI: Her finder du dine Workspaces og dokumenter. Øverst finder du agent- og søgefunktionen. Begge er tilgængelige fra enhver side. Og gennem din profil kan du få adgang til Hjælp og Læring: til introduktionsguiden, Problemløseren og support. Dine læringsenheder vises også øverst.

Trin 1: Opret en Workspace

Lad os komme i gang. I Workspaces-oversigten klikker jeg på Opret ny Workspace. En Workspace er som et dedikeret skab, for eksempel til en virksomhed, et projekt eller en kunde. Jeg navngiver den Northstar Industrial og vælger typen: Virksomhed. Sprogbehandling er indstillet til engelsk. AI’en vil bruge dette sprog senere til resuméer, navne og felter. For lagerpladsen vælger du mellem PaperOffice EU Datacenter og dit eget lager, BYOS, forkortelse for Bring Your Own Storage. Dine filer lever derefter på din egen server eller NAS, som du opsætter på forhånd under Connectors. Vigtigt: Lagerpladsen kan ikke ændres efter oprettelsen. I fanen Workspace type handler det om beskyttelse og bevismateriale. Der er tre niveauer. Standard er indgangsniveauet: gem og find. Business er til dagligt arbejde: del, beskyt, gendan. Dette er vores anbefaling, og kun Business Workspaces kan deles eksternt. Compliance er det højeste niveau, til bevismateriale og revisionsklarhed, for eksempel med strenge krav til beholdelse. Compliance koster ekstra, understøtter ikke dit eget lager og kan ikke deles eksternt. Opgradering er mulig når som helst; nedgradering er ikke mulig. I fanen AI-DMS definerer du, hvor grundigt AI’en forstår dine dokumenter. Kun lagring uden AI er velegnet til ren arkivering. Du kan stadig behandle filerne senere. Basic gør din arkiv søgbart: tekstgenkendelse, klassificering og nøgleord. Premium er den bedste standardindstilling for forretningsdokumenter med semantisk søgning, forretningsfelter og relationer. Ultra udtrækker det maksimale: tabeller, formularer og billeder læses, dokumenter linkes sammen, og hvert dokument får en sikkerhedstjek. Til vores demo bruger jeg Ultra. Under Dokumenttype vælger jeg Automatisk genkendelse. AI’en tildeler derefter hvert dokument til den rigtige type, såsom faktura, leveringsnote eller kontrakt. Under Adgangsbeskyttelse kan du sikre en Workspace yderligere med et adgangskode, en SMS-kode eller fire-øjenes princippet. Til vores demo springer vi dette over. Og under Deling kan du senere dele workspace eksternt: via e-mail for adgang i browseren eller via telefon. Jeg viser dig det i detaljer om lidt. Jeg gemmer, tjekker opsummeringen og opretter Workspace.

Trin 2: Upload dokumenter

Den nye Workspace er stadig tom. Jeg åbner den og klikker på Tilføj dokument. Jeg vælger filerne her: dokumenterne fra vores demo-virksomhed Northstar, inklusive fakturaer, leveringsbilag, kontrakter og udskrifter af bankkonti samt scanninger og billeder taget med mobiltelefonen. Filerne uploades, og AI’en begynder straks at læse dem. Ved mange dokumenter tager dette et stykke tid, så jeg springer frem i tiden. Upload er blot én mulighed. Dokumenter kan også importeres fra mobile enheder, direkte fra skannere, via skærmbilleder eller websteder, og hele mapper kan behandles på én gang ved hjælp af masseimporten.

Trin 3: Resultat, agent og søgning

Sådan ser resultatet ud. Filerne er blevet tildelt beskrivende navne sammen med titler og korte resuméer. Derudover vises dokumenttyper og nøgleord. Alt dette er genereret af AI’en. Nu spørger jeg agenten. For eksempel: Hvad skete der i projekt X200 for Norvexa? Agenten søger i Workspace, læser de relevante dokumenter og svarer i hele sætninger: levering, forsinkelse og modtagelse i september. Og den citerer sine kilder, som jeg kan åbne direkte. Søgningen finder ikke kun filnavne, men også indholdet. Jeg leder efter: opsigelsesvarsel. Der er det: ændringen af hovedaftalen med Norvexa. Vilkåret står ikke i filnavnet, men i indholdet, og søgningen finder det stadig.

Trin 4: Et dokument i detaljer

Lad os åbne et dokument: kreditnotaen fra Veldtmann for ni hundrede halvtreds euro. Til venstre ser du originalen; til højre ser du alt, hvad PaperOffice AI har udtrukket af den. Forsiden viser titel og resumé, en note om, at du kan gøre dokumentet revisions sikkert, og Workspace, hvor det befinder sig. Under Egenskaber finder du status, navn, dokumenttype og nøgleord. Datafelterne indeholder alt, hvad AI’en har udtrukket, herunder linjeartikler med mængde og pris. Med et enkelt klik kopierer du det til Excel. Under Aktiviteter kan du oprette noter og opgaver for dokumentet. Revisionen viser sikkerhedstjekket fra Ultra, med tolv kontrolpunkter, herunder dem vedrørende beregningsværdier og skatter. Alt er i orden her. Revision logger hver ændring, så snart du gør dokumentet revisions sikkert. Og Forbindelser viser, hvad dokumentet er koblet til, for eksempel forretningsparten Veldtmann.

Deling via telefon: Opret en telefonagent

Nu til min yndlingsdel: deling via telefon. Forestil dig, at din revisor hurtigt har brug for oplysninger fra dine journaler. De ringer blot og spørger. Ingen app og ingen login. For at gøre dette skal du oprette en telefonagent under Conversation AI. Jeg kalder den Northstar Phone Sharing og vælger rollen: Beskyttet agent. Det betyder, at opkaldere skal verificere sig med deres mobilnummer og PIN-kode. Under Telephony aktiverer jeg muligheden for at ringe ind. PaperOffice giver et opkaldsnummer pr. land; jeg vælger Tyskland. Under Agent kan du indstille sprog, stemme og hilsen samt beskrive, hvordan agenten skal opføre sig. Og under Knowledge vælger du, hvilken Workspaces den må få adgang til. Jeg tillader kun vores Northstar Workspace og gemmer.

Deling via telefon: Opsæt delingen

Nu selve delingen. I Workspace, under Rediger, fanen Deling, Ny ekstern deling. Som kanal vælger jeg Telefon. Agenten er allerede valgt. Jeg indtaster min kontakts mobilnummer og en PIN; begge er sløret i videoen. Under Levering tilføjer jeg en e-mailadresse, hvis opkaldet ønsker dokumenter sendt til sig. Under Stemme indstiller du sprog og stemme. Under Agent kan du give telefonagenten yderligere instruktioner for denne deling. Delingen er gyldig i tredive dage. Gem og aktiver delingen. Og sådan lyder det. Opkaldet ringer adgangstelefonnummeret, indtaster deres PIN og stiller deres spørgsmål. Lad os lytte med.

(Selve opkaldet er i underteksterne.)

Svarene kom direkte fra dokumenterne i Workspace, med beløb, datoer og forfaldsdatoer, og agenten rettede det misforståede navn af sig selv. Den kender kun til det, der er i denne Workspace.

Claude: Opsæt PaperOffice

Til sidst et kig fremad: PaperOffice AI kan tilsluttes Claude. Under din profil finder du Indstil PaperOffice. Her tilslutter du mobilappen og Claude. I Claude tilføjer du PaperOffice under Indstillinger > Connectors og tilslutter din konto én gang. Derefter vil Claude arbejde med dine dokumenter og altid kun bruge dine tilladelser. For eksempel kan du spørge Claude, hvilke fakturaer fra Veldtmann der er i Workspace. Claude søger gennem PaperOffice og svarer med fakturanumre, datoer og beløb. Opsummeret: Opret en Workspace, upload dokumenter, og AI’en gør resten. Den forstår hvert dokument, agenten svarer på dine spørgsmål, søgningen finder indhold i stedet for kun filnavne, og deling fungerer i browseren eller via telefon. De kommende videoer vil dække sikkerhedstjek med karantæne, deling via browser og telefon samt at finde og organisere filer. Tak for din opmærksomhed, og vi ses næste gang i PaperOffice AI Academy.