Již není tajemstvím, že systémy pro správu dokumentů mají pro společnosti velký potenciál.
Díky použití systému pro správu dokumentů nejen podpoříte digitalizaci vaší společnosti. Kromě toho tvoříte základní kámen pro dosažení vašich firemních cílů a zajištění vašeho dlouhodobého firemního úspěchu.
Protože digitální správa dokumentů zde vytváří jasný lék a dělá vám obrovský krok vpřed v digitální transformaci. V aktuálním článku uvedeme, jak funguje systém pro správu dokumentů (DMS), co je třeba zvážit a jaké výhody přináší firmám.
K čemu se používá systém správy dokumentů?
Jednoduše řečeno: systém správy dokumentů (DMS) se používá k ukládání, správě a řízení toku dokumentů a informací v rámci organizace.
Všechny informace, jako jsou papírové dokumenty, soubory Windows nebo e-maily, můžete uspořádat na centrálním místě, ve vašem systému správy dokumentů, ke kterému mají zaměstnanci snadný a bezproblémový přístup, včetně jedinečných funkcí pro týmovou práci a sdílení dokumentů a inovativního programového rozhraní, které je jedinečné po celém světě.
Systémy pro správu dokumentů jsou pro podniky stále důležitější, protože množství informací generovaných dnešními podniky roste exponenciálně.
Správa a kontrola obrovského množství externích a interních dokumentů, které jsou součástí obchodních procesů ve veřejné nebo podnikové správě, se stala výzvou, která podporuje přijetí různých aplikací.
Tyto různé aplikace by tedy měly usnadnit kontrolu nad informacemi a dokumenty a výrazně zkrátit dobu vyhledávání, manipulaci a úsporu nákladů, což je v našich administrativních procesech velmi důležité.
Nebylo by ale výhodou mít pouze jednu aplikaci, která dokáže plnit všechny funkce?
Ukážeme vám, že systém pro správu dokumentů PaperOffice může být přesně tou aplikací pro vaši společnost, která má na palubě všechny potřebné funkce.
Kde jsou dokumenty uloženy?
Po možnostech automatizace, monitorování a vyhledávání je to nejčastěji kladená otázka, protože ať už soukromá nebo obchodní - nikdo nechce nechat data ve špatných rukou. Především proto, že to vyžaduje i zákon.
PaperOffice DMS jde bezpečnou cestou, protože všechna data jsou uložena ve vysoce zabezpečené šifrované databázi, kterou lze umístit na vašem NAS, například od společnosti Synology nebo QNAP. To znamená, že máte vždy přístup a kontrolu nad svými daty.
"Srdcem" systému správy dokumentů je tedy databáze, ve které jsou informace uloženy takovým způsobem, že je lze nalézt a získat jednoduchým a kontrolovaným způsobem.
Ale tím, že ukládáme informace strukturovaným způsobem, máme jen část rovnice.
"Mozek", který řídí systém, je logika pracovního postupu, která umožňuje vytvářet závislosti mezi dokumenty a procesy a propojovat tyto informace ve flexibilních a dříve definovaných tocích.
Zásadním krokem při realizaci tak sofistikovaného "pracovního postupu" je, že v digitální podobě je k dispozici co nejvíce dokumentace.
Digitalizace a správa dokumentů
Když mluvíme o systémech správy dokumentů, nesmíme zapomínat: čím vyšší je stupeň digitalizace informací, které jsou součástí procesů, tím vyšší je stupeň kontroly a automatizace, kterého lze dosáhnout.
V prvním kroku je určeno, které dokumenty patří do procesů, jak mohou být tyto dokumenty integrovány do systému správy dokumentů a které informace by měly být extrahovány a ukládány spolu s dokumenty v databázi.
Jakmile jsou informace zahrnuty, je definován jejich životní cyklus, jak interaguje s jinými procesy a jak je lze integrovat.
S největší pravděpodobností budou také informace pocházet z různých zdrojů a v různých formátech. Některé z nich v digitální podobě, uložené v souborech nebo databázích a některé ve formě tištěných dokumentů.
Pokud informace pocházejí z jiných databází nebo jsou ve formátu XML, dotazování a extrahování je snadné, ale. Co se stane s digitálními dokumenty ve formátu pdf, doc atd.? Bude to trochu složitější, ale k jeho obsahu lze přistupovat různými způsoby, například s určitými programy, přímým přístupem k souboru nebo jeho odesláním k tisku a extrahováním informací prostřednictvím cívky tisku (fronty).
Je to trochu komplikovanější, když dokument přichází v papírové podobě, jako je dodací list nebo faktura. Pokud však řešení zahrnuje sofistikovaný program optického rozpoznávání znaků (OCR), důležitý krok již byl učiněn.
Skener a systém správy dokumentů
Se skenerem nebo jiným digitalizačním zařízením je dokument nejen převeden na obrázek, ale jeho obsah lze také elektronicky "přečíst".
Pokud lze systém nyní použít k rozpoznání a definování, které informace o dokumentu jsou samostatně v části Informace v systému správy dokumentů jsou úplné.
Digitalizace informací prostřednictvím OCR usnadňuje integraci široké škály dokumentace do řízení procesů a pracovních postupů.
Jak můžete těžit ze systému správy dokumentů PaperOffice
Systém správy dokumentů PaperOffice je jako všestranný talent, protože kromě obecné archivace dokumentů je integrováno mnoho dalších funkcí týkajících se dokumentů a souvisejících informací, například některé z nich:
- Přístup k vašim informacím kdykoli a kdekoli
- Všechna data jsou uložena bezpečně u vás a ne v cloudu.
Zůstaňte nezávislí tím, že budete spravovat všechna svá data sami namísto v cloudu třetí strany s následnými náklady.
PaperOffice podporuje všechna zařízení, jako jsou místní počítače, QNAP NAS, Synology NAS, servery se systémem Windows nebo Linux a webové služby, jako je AWS nebo Azure.
Získáte všechny výhody cloudu, ale pomocí vlastního databázového serveru. Ke své databázi PaperOffice můžete přistupovat šifrovaně a bezpečně z jakéhokoli jiného počítače na světě.
Zjistěte více. - Vyhledávání a hledání dokumentů
- PaperOffice jednoduše indexuje vše, ať už se jedná o naskenované dokumenty nebo soubory. Textový obsah je bezpečně uložen v databázi bez vašeho zásahu. Takže můžete snadno vyhledat jakýkoli úryvek slov, množství a klíčové slovo během několika sekund a najít odpovídající položky.
Přečtěte si další informace o integrovaném vyhledávání. - Rychlé a pokročilé vyhledávání
- Plně automatizovatelné
- Volně definovatelný monitoring automaticky ukládá všechny dokumenty podle vašich specifikací.
Lze sledovat nejen celé adresáře, ale také e-mailové účty, složky aplikace Outlook a dokonce i webové formuláře.
Přečtěte si další informace o automatizaci monitorování. - Automatizace a monitorování
- Archivace dokumentů v souladu s právními předpisy a odolná proti auditu
- Každá společnost je povinna uchovávat daňově relevantní doklady pro finanční úřad.
Výzvou je archivovat rostoucí počet digitálních a papírových dokumentů podle požadavků GoBD: v původním formátu a neměnné.
- PaperOffice DMS to umožňuje, zjistěte, jak:
- Archivace v souladu s právními předpisy
- Automatizace pracovních postupů
- Jak již bylo zmíněno, pro pokročilou správu dokumentů je nezbytné mít všechny informace v digitální a strukturované podobě v databázi. To vám umožní snadno najít dokumenty a nastavit pravidla pro to, kdo může přistupovat, upravovat a mazat / archivovat vaše informace na jedné centrální webové stránce.
- Jedním z pilířů řešení pro správu dokumentů PaperOffice je rozsáhlý modul pracovních postupů. To vám umožní určit každý krok obchodního procesu s přidruženými aktivitami a závislostmi, stejně jako oddělení a role. Můžete však také definovat automatická oznámení, která se aktivují v závislosti na aktivitách a událostech, ke kterým dochází v průběhu procesu.
- To vše nejen snižuje čas strávený správou úkolů, ale také minimalizuje pravděpodobnost zapomnětlivosti a chyb v procesu.
- PaperOffice vám pomůže automatizovat všechny vaše pracovní procesy, digitálně mapuje celé pracovní procesy, takže budete vždy informováni.
Vždy máte přehled o úkolech a procesech prostřednictvím pracovních postupů, které vám pomohou automatizovat každodenní práci.
Nastavte požadovaný pracovní postup s termínem splnění, propojte jej s možnými rozhodnutími a úkoly a od aktivace se PaperOffice postará o vše ostatní až do dokončení. - To vám usnadní dodržování zásad společnosti a zákonných požadavků.
- Další informace o automatizaci pracovních postupů:
- Pracovní postupy
A mnoho dalších funkcí.
Práce s dokumenty a jejich správa může být snadná, bezpečná a efektivní zároveň.
Přidaná hodnota a výhody správy dokumentů
Níže uvádíme některé z nejvýznamnějších výhod implementace systému správy dokumentů PaperOffice:
- Kontrola nad tím, kdo má k dokumentům přístup, kdy a jaké činnosti na nich lze provádět
- Centrální a snadný přístup ke všem relevantním firemním dokumentům a možnost spolupráce více stran na stejném dokumentu
- Bezpečnost, a to nejen v řízení přístupu, ale také v úschově a zabezpečení, které přichází se zavedením nových technologií a databází
- Ušetřete čas při hledání dokumentace a nákladů na její správu a ukládání
- Snížení nadbytečnosti, jako je duplikace dokumentů, fotokopie, záznam dat
- Agilita a automatizace administrativních úkolů s tvorbou workflow, které umožňují integraci dokumentů a obchodních procesů v kontrolovaném prostředí a jasně definovaných a monitorovaných činnostech
- Nesmíme zapomenout na pozitivní "vedlejší efekt" vyšší interní a externí spokojenosti zákazníků
Potřebuji pro práci s PaperOffice internet?
Ne! PaperOffice NEVYŽADUJE připojení k internetu, aby fungoval.
Internet je vyžadován pouze pro stažení instalačního balíčku, vytvoření uživatelského účtu, vytvoření databáze a přidání zařízení.
Mohu použít zařízení Synology NAS pro úložiště databáze?
ANO, určitě! PaperOffice dokonale spolupracuje se zařízením Synology NAS.
Kde jsou dokumenty a soubory uloženy?
Všechny dokumenty a soubory jsou uloženy buď přímo u vás, na vašem PC, v šifrované databázi nebo, pokud jsou vaše dokumenty uloženy v části "Dokumenty Systému Windows", nezašifrované v místním adresáři systému Windows.
Máte také možnost nastavit databázi na zařízení NAS a uložit data na NAS.
Ve všech případech máte ke svým údajům kdykoli přístup.
Jsou moje data uložena v cloudu?
Ne, vaše data se obecně neukládají do cloudu!
V případě, že je vaše databáze nastavena na serveru NAS (například QNAP nebo Synology), budou vaše data uložena v databázi na serveru NAS.
Jsou databáze vytvořené PaperOffice vždy šifrovány?
Každá databáze vytvořená PaperOffice je chráněna heslem vysoké úrovně. Všechny přiložené dokumenty jsou šifrovány pomocí PaperOffice ChunkCrypt s vojenským šifrováním 1024bit.
Nezáleží na tom, zda chcete pouze najít své dokumenty a související informace, nebo zda potřebujete dokumenty označit, integrovat je do pracovních postupů, ale zároveň zajistit, abyste pracovali v souladu s různými pokyny a předpisy - PaperOffice DMS má řadu funkcí, které vám pomohou.
Začít je jednodušší, než si myslíte.
Stále se obáváte, že to nezvládnete?
Podívejte se na případové studie našich zákazníků o digitalizaci v různých průmyslových odvětvích a přesvědčte se sami o snadné integraci.
