Požadavky na DMS, systém správy dokumentů, v posledních letech enormně nebo spíše přirozeně vzrostly. To, co začalo jako databáze, ve které byly většinou původně analogové dokumenty digitalizovány skenováním a ukládány, se stalo komplexním kancelářským softwarem, který dnes přebírá hlavní část administrativních úkolů kanceláře.
Ale jaký je standard, co může zákazník očekávat od DMS?
V aktuálním článku vám ukážeme, jaké důležité funkce musí mít systém správy dokumentů. To lze vysvětlit bod po bodu pomocí inovativního softwaru pro správu dokumentů PaperOffice DMS.
Než se dostaneme do výhod, odpovězme na následující otázku:
Co je systém správy dokumentů?
Zachycování, distribuce, archivace a indexace dokumentů jsou nedílnou součástí procesu každodenní práce v mnoha organizacích. A nezapomeňte: mazání a vyhledávání dokumentů.
To znamená, že společnosti z nejrůznějších průmyslových odvětví shromažďují každý den důležité dokumenty: podání, smluvní dokumenty, návrhy, externí dopisy, výzkum, odborné názory a mnoho dalšího. Ty nepřicházejí pouze poštou, mnoho dokumentů také e-mailem.
Všechny tyto dokumenty je třeba digitalizovat, pokud dorazí v papírové podobě, vyžadují strukturované podání, přiřazení úkolů a pracovních postupů a musí být okamžitě k dispozici na vyžádání.
Je velmi důležité, aby byly dodrženy důležité lhůty a aby byla přijata právní opatření k ukládání dokumentů.
To je nejen časově náročné, ale také zbytečně zatěžuje vaši peněženku.
Jak může zavedení systému správy dokumentů pomoci mně a mé společnosti?
Zavedení systému správy dokumentů, zkráceně DMS, vám pomůže mít jasnou strukturu ve vašich dokumentech a pomůže vám vyrovnat se se záplavou informací.
DMS také znamená software pro správu dokumentů a je určen pro správu dokumentů, zejména digitálních dokumentů, což zahrnuje převod z analogového na digitální. PaperOffice DMS je takový software.
PaperOffice DMS eliminuje všechna časově náročná úzká místa a vytváří jasný přehled o důležitých dokumentech, jako jsou smlouvy nebo dopisy, tím, že je v budoucnu spravuje digitálně ve vašem DMS.
PaperOffice nerozlišuje mezi typy dokumentů, bez ohledu na to, zda potřebujete pomoc se správou klientských smluv, podání, výkazů poplatků, rozsudků a e-mailové korespondence: díky systému správy dokumentů jsou vaše předchozí procesy ve vaší společnosti nebo organizaci digitalizovány, což je činí efektivnějšími, transparentnějšími a výrazně flexibilnějšími.
Naskenované a digitální dokumenty lze nalézt, upravovat, ukládat, distribuovat, označovat a předávat během několika sekund pomocí PaperOffice. Data z dokumentů lze automaticky rozpoznat a přečíst a předat externím systémům, jako je CRM nebo ERP.
Jistě víte, že analogové dokumenty již jednoduše nejsou aktuální. Vidíte však také komplikace spojené s převodem stávajícího analogového archivu na digitální data. Protože digitalizace dokumentů je více než jen trend. Ve skutečnosti je nyní předpokladem pro to, aby zůstala konkurenceschopná a aktuální se všemi ostatními společnostmi ve stejném odvětví.
Proto má smysl zavést do vaší společnosti systém správy dokumentů.
Takže jsme objasnili otázky, co je DMS a co by mi úvod přinesl a dospěli k samotné otázce článku:
Jakých 7 důležitých funkcí musí váš systém správy dokumentů plnit?
Funkce 1: Umístění. Uložení do digitálního archivu
Nejdůležitější a první funkcí každého systému správy dokumentů je shromažďování všech dokumentů a jejich informací. Takto probíhá archivace a správa naskenovaných a digitálních dokumentů, stejně jako e-mailů v databázi, digitálním archivu, abych tak řekl.
PaperOffice ukládá všechny informace přímo do databází MySQL / MariaDB, které lze provozovat přímo u vás doma na jakékoli platformě z vašeho místního počítače, prostřednictvím zařízení NAS, jako jsou QNAP a Synology, nebo vašich vlastních nebo dedikovaných serverů včetně vzdáleného přístupu z domácí kanceláře.
Nezáleží na tom, o jaký typ dokumentu se jedná.
Všechny typy dokumentů mohou být uloženy centrálně v DMS a jsou proto přístupné všem oddělením a obchodním oblastem.
Všechny dokumenty relevantní pro společnost jsou uloženy centrálně a mohou je rychle najít všichni zaměstnanci.
Kde by měl být digitální archiv umístěn?
Našim zákazníkům doporučujeme, aby digitalizovaná data archivovali buď v databázi umístěné na zařízení NAS, jako je Synology nebo QNAP, nebo na vyhrazeném serveru. S vlastním externím (vyhrazeným) serverem PaperOffice získáte všechny výhody cloudu s dokonalou ochranou dat a ušetříte peníze a spoustu práce každý měsíc.
Se serverem PaperOffice máte všechny výhody cloudového řešení s jediným obrovským rozdílem: Je to váš vlastní dedikovaný databázový server a nikdo k němu nepřistupuje kromě vás.
Nechcete používat server? Žádný problém.
Proč je NAS ideální pro archivaci dokumentů
NAS, síťové úložiště, v němčině úložné zařízení se síťovým připojením, stejně jako kompatibilní software pro PaperOffice DMS a interní cloud je připraven. Absolutně bezpečné před stavovou a nestátní zvědavostí a díky funkci zálohování také bezpečné před havárií pevného disku.
Funkce 2: Snadné vyhledávání dokumentů. Hledat a najít
PaperOffice skenuje příchozí dokumenty, které ještě nejsou binární, a převádí je do digitálního formátu pro čtení a zápis pomocí vlastního softwaru OCR.
Současně se uloží datum a čas, číslo verze a klíčové slovo, které vyhledávač PaperOffice může použít k nalezení dokumentů, i když hledaná osoba zná obsah dokumentu pouze primitivně.
Pro usnadnění paperOffice zobrazuje naposledy uložené dokumenty v seznamu náhledů. Vše, co uložíte do PaperOffice, je automaticky plně textově rozpoznáno pomocí PaperOffice FileOCRmax, optimalizováno pomocí obchodních slovníků a indexováno pro dokonalé vyhledávání klíčových slov ve vaší databázi SQL pro vyhledávání klíčových slov.
Automatické rozpoznávání a optimalizace jazyka: PaperOffice automaticky rozpozná jazyk dokumentu a optimalizuje tak rozpoznávání textu OCR na absolutní maximum pro nejlepší možné rozpoznávání textu všech dokumentů.
Spropitné
Na téma "Nejlepší řešení pro bezPAPÍROVÉ kanceláře bez další práce + archivace dokumentů přímo ze SKENERU" je na YouTube video, které tento proces jasně vysvětluje:
Dlouhodobá čitelnost uložených dokumentů
Za prvé, PaperOffice DMS šifruje všechny dokumenty, když jsou uloženy pro zabezpečení, podle jednoho z nejvyšších bezpečnostních standardů, které jsou v současné době k dispozici, AES-1024bit.
Převod zpět do čitelných dokumentů je možný v jakémkoli aktuálním formátu, přičemž PaperOffice pravidelně aktualizuje své formáty souborů, což znamená, že dokumenty budou v budoucnu také čitelné.
Funkce 3: Zajištění zákonných lhůt pro uchovávání
Jedním z nejdůležitějších aspektů při ukládání dokumentů prostřednictvím systému správy dokumentů je dodržování právních předpisů nebo požadavků GoBD.
Zkratka GoBD znamená "Zásady pro řádnou správu a uchovávání knih, záznamů a dokumentů v elektronické podobě a pro přístup k datům".
Zejména díky audit-proof, vysoce šifrované ukládání dokumentů přímo v centrální DATABÁZI SQL PaperOffice splňuje všechny požadavky na dokumentové standardy a právní pokyny nebo nejvyšší německý standard GOBD na světě.
Termín verzování není cizí slovo v systému správy dokumentů (DMS). Potřeba používat systém správy dokumentů, který má správu verzí kompatibilní s GoBD a správu verzí odolnou proti auditu, je jasnější než kdykoli předtím.
Správa verzí umožňuje sledovat všechny změny
Termín verzování lze vysvětlit velmi snadno: Celkově se jedná o funkcionalitu používanou k zaznamenávání změn v dokumentech nebo souborech. Změnu dokumentu lze detekovat a uložit jako stínovou kopii jako novou verzi dokumentu.
Spropitné
Mimochodem, existuje video o archivaci e-mailů aplikace Outlook v souladu s právními předpisy na YouTube, které tento proces srozumitelně vysvětluje:
Zajištění neměnnosti
Každá změna dokumentu umístí "novější" verzi dokumentu do odpovídajícího archivu. Protokolování činí změny transparentní a sledovatelné za všech okolností. V tomto okamžiku následující divák ví, kdy a kterým editorem byla změna dokumentu provedena. Získáte tak přehled o celém životním cyklu dokumentu. Správu verzí lze provádět automaticky nebo ručně.
Aby byla zajištěna bezpečnost revizí, musí být všechny podrobnosti o změně dokumentů a spisů jasně sledovatelné. Je třeba zajistit, aby takovou změnu mohli provést pouze oprávnění zaměstnanci. Ale stejně důležité je vědět, kteří zaměstnanci po letech změnili co a kdy.
PaperOffice překračuje všechny zákonné požadavky
Vývoj PaperOffice DMS je kompatibilní s GoBD, takže můžete software používat bez obav, že budete muset porušit pravidlo. Například pokaždé, když někdo změní dokument, vytvoří se nová verze tohoto dokumentu. Tímto způsobem můžete sledovat, jaký obsah měl dokument v jakém čase.
Spropitné
Mimochodem, na YouTube je video pro nastavení zařízení Synology NAS MariaDB 10 a systém správy dokumentů PaperOffice , které tento proces srozumitelně vysvětluje:
V obou případech je i v nejhorším případě zajištěno, že archivované databáze jsou v krátkodobém horizontu obnoveny a doba uchovávání je tedy vždy dodržena.
Funkce 4: Automatická detekce a klíčová slova
PaperOffice je vybaven umělou inteligencí, která nezávisle rozpoznává informace ve vašem dokumentu a automaticky je správně přiřazuje.
PIA je AI (PaperOffice Intelligent Filing) integrovaná v PaperOffice a každý přidaný dokument je:
- Analyzujte a rozdělte na takzvané blokové řetězce pomocí integrovaného "počítačového vidění"
- Rozpoznávání textu pomocí rozpoznávání textu OCR a jeho porovnání se slovníky pomocí aplikace PaperOffice SmartSpell
- Index a katalog vizuálně a podle klíčového slova pro integrovaný vyhledávač PaperOffice
- Bez ohledu na to, co a bez ohledu na to, z jakého zdroje skeneru!
To znamená, že PIA vám poskytuje svůj vlastní výkonný vyhledávač pro všechny vaše informace, který může vyhledávat a vyhledávat texty jako klasické vyhledávače, jako je Google, ale může také dělat celou věc vizuálně, tj. Porovnat a rozpoznat dokument vizuálně.
PaperOffice automaticky rozpozná všechny dokumenty, které pia od tohoto okamžiku vyučovala, což může spustit automatická pravidla a masky podání.
PIA rozpozná nejdůležitější hodnoty v dokumentu a již vyplní formulář pro klíčová slova. Poté můžete zkontrolovat hodnoty a v případě potřeby je opravit nebo přidat. Tento proces lze provést ručně nebo automaticky na pozadí.
Funkce 5: Automatizace zachycování dokumentů
Inteligentní monitorování složek přebírá to, co vás drží zpátky: automaticky na pozadí podle vašich specifikací, vysoce přesné a spolehlivé.
- Integrace všech zařízení
Integrujte všechna zařízení, jako jsou kopírky nebo skenery, pouhými několika kliknutími. Jakmile se soubor objeví v zadané složce, je zpracován. - Libovolný počet monitorů
Vytvořte libovolný počet různých složek, které chcete monitorovat, a určete, co se má stát po importu. PaperOffice může dokonce přesunout archivované soubory do nové podsložky. - Šablony dokumentů založené na umělé inteligenci
Automatické indexování pomocí PIA AutoFill a rozpoznávání kontaktů díky PIA AutoContact skvěle spolupracují s monitorováním. Veškerý relevantní obsah dokumentu je rozpoznán a dokument je automaticky indexován. To funguje i s kontakty! - Opravena klíčová slova a pracovní postupy
Povolte režim optimalizovaný pro hromadný import a přeskočte zpracování AI pro maximální rychlost archivace.
Můžete přesně určit, kam se mají v PaperOffice ukládat nové soubory, přiřadit každému novému dokumentu pevný typ dokumentu a stav dokumentu a dokonce spustit pracovní postupy.
Funkce 6: Správa uživatelů a přístupová oprávnění
Uživatelé PaperOffice mají zaručeno, že uvidí pouze to, co je povoleno díky zadané úrovni vydání, a pomocí FolderLock můžete skrýt celé složky a podsložky, stejně jako obsah.
Můžete také určit, kteří uživatelé mohou dělat co, a rozdělit je do pevných skupin uživatelů a oddělení, abyste mohli řídit, kdo může vidět kde a co.
- Úrovně a práva odbavení
To znamená, že každý uživatel vidí pouze to, co odpovídá jeho úrovni vydání nebo nižší, a může dělat pouze to, co jste dříve definovali. - Skrytí složek a dokumentů
S PaperOffice FolderLock můžete trvale skrýt celé složky a jejich podsložky, stejně jako dokumenty od určitých uživatelů, a vyhnout se tak zvědavým otázkám. Pomocí funkce FolderLock můžete trvale skrýt celé složky včetně podsložek a dokumentů před určitými uživateli. - Skupiny a oddělení
Přiřaďte uživatele k volně definovatelným skupinám a oddělením, které můžete také použít pro pracovní postupy a úkoly. - Víceúrovňová definovatelná uživatelská práva
Můžete se sami rozhodnout, kdo přesně má přístup ke kterým funkcím v PaperOffice tím, že budete moci přesně definovat uživatelská práva, která pak platí v celé síti.
Funkce 7: Výkonný systém pracovních postupů
Velkým problémem v minulosti, ale i dnes, je duplikace souborů z důvodu vícenásobného ukládání a nejednoznačnosti týkající se stavu zpracování dokumentů nebo projektů. PaperOffice má velmi komplexní správu pracovních postupů s přiřazením úkolů, která také ukládá všechny procesy centrálně. Ať už se jedná o projektovou práci nebo zpracování dokumentů.
Digitální pracovní postupy automatizují vaše pracovní procesy: Jakmile jsou definovány, vše probíhá plně automaticky: Jednoduše přiřaďte předdefinovaný pracovní postup k dokumentu nebo nechte PIA rozhodnout automaticky. Včetně e-mailového upozornění!
Každý zaměstnanec je vždy aktuální prostřednictvím funkce pracovního postupu PaperOffice. V případě potřeby lze dokument zablokovat pro ostatní, dokud nebude provedena změna. Samozřejmě zde platí i verzování.
- Libovolné definice pracovních postupů
Pracovní postupy mohou být vnořeny do libovolné hloubky a obsahují libovolný počet červeno-zelených rozhodnutí, aby bylo možné zřetězit následné pracovní postupy a procesy. - Odpovědnost a datum splatnosti
Určete, zda uživatel nebo celé oddělení může úkol dokončit. PaperOffice automaticky přiřadí pracovní postup odpovědné osobě. - Úplné řízení
V případě potřeby lze stav dokumentu upravit nezávisle pro různé události podle vašich specifikací a dokonce odesílat e-maily s oznámením.
Ujistěte se, že se této chybě vyhnete
Zatímco velké společnosti již dlouho jmenují úředníky pro digitalizaci, kteří se zabývají tématem konverze analogových dokumentů na plný úvazek, malé a střední společnosti obvykle postrádají lidské zdroje, zejména proto, že jsou vyžadovány odpovídající odborné kvalifikace.
To je však běžná chyba a vede ke špatným investicím, protože mnoho výrobců využívá této nevědomosti.
Dokonalý průvodce v 5 krocích
Spropitné
Vytvořili jsme dokonalý 5-krokový průvodce přechodem na bezpapírovou práci a digitalizací vašeho podnikání jako dokument ke stažení, který podrobně popisuje každých 5 kroků a jak dlouho to trvá:
Který skener použít pro DMS?
Chcete-li skenovat vázané dokumenty, doporučuje se archový skener s rozlišením alespoň 300 dpi. Skener chtěl mít funkci scan-to-fodler a volitelné ovladače WIA / TWAIN. Máme dobré zkušenosti se systémem Fujitsu Scansnap, který funguje velmi spolehlivě.
Jaký je nejlepší způsob archivace dokumentů?
Papírové dokumenty by měly být obecně naskenovány ve formátu PDF/A a poté uloženy v softwaru pro správu dokumentů DMS - nebo přímo, pokud to software podporuje nebo automatizuje, např. prostřednictvím monitorování.
Mohu vyhodit originální dokumenty?
Pokud používáte slušný software, který dostává pravidelné aktualizace a má strategii zálohování dat, odpověď je ANO pro nekritické dokumenty. Vše, co by mohlo právně vyžadovat originál, by mělo být také zachováno v originále. Například PaperOffice DMS má možnost uložit původní umístění úložiště ve vlastnostech dokumentu.
Zůstaňte inovativní
Pojem správa dokumentů zahrnuje mnohem více, než by se zpočátku mohlo zdát. Zavedení systému správy dokumentů ve vaší společnosti je nyní předpokladem efektivity a úspěchu vaší společnosti. Potřeba digitalizace je nyní důležitým aspektem pro každého.
Výše uvedený seznam 7 funkcí není v žádném případě úplný, ale omezuje pouze vaši vlastní kreativitu a profesionalitu v závislosti na oblasti použití! Pokud se z těchto hledisek uvažuje o digitalizaci analogového archivu a provede se protipočt, je zřejmé, že úsilí stojí za to a jak by se měla uvažovat například o investici do nového, modernějšího a rychlejšího stroje.
