Sdílení dokumentů: přes odkaz v prohlížeči a telefonicky

Nejprve výsledek: sdíleno v prohlížeči a telefonicky

Vítejte v Akademii PaperOffice AI. Tento film pojednává o sdílení: jak můžete bezpečně sdílet dokumenty odkazem v prohlížeči nebo telefonicky. Nejprve výsledek. Náš účetní vidí Workspace „Accountant 2026“ ve svém vlastním účtu PaperOffice, a to přesně s dokumenty, které jsme sdíleli. A když je na cestách, může zavolat, přihlásit se svým PINem a získat informace přímo z archivu. Provedeme vás krok za krokem: příprava Workspace, sdílení e-mailem a přijetí pozvání příjemcem, agent telefonu, telefonní sdílení, hovor, správa a odvolání sdílení a nakonec několik praktických tipů.

Kapitola 1: Příprava Workspace

Sdílí se vždy celý Workspace. Proto pro našeho účetního vytvoříme samostatný a uložíme do něj jen dokumenty, které má vidět. Sdílení jsou dostupná jen pro Workspaces typu Business. Pro náš příklad stačí šest dokumentů: faktury, dobropis a dodací list. Cokoli, co se do tohoto Workspace dostane později, bude příjemci automaticky viditelné.

Kapitola 2: Sdílení e-mailem

Sdílení nastavíte přímo v Workspace: Upravit, pak záložka Sdílení a potom Nové externí sdílení. Jako kanál zvolíme e-mail. Potom zadáme e-mailovou adresu účetního. Tímto zaškrtávacím políčkem zajistíte, že pozvánku může přijmout jen účet PaperOffice s přesně touto adresou; pouhé předání odkazu nestačí. U přístupu k dokumentům určíte, co smí příjemce dělat: pouze zobrazovat a stahovat, nebo navíc nahrávat dokumenty. Protože nám náš účetní musí moci dokumenty vrátit, nahrávání povolíme. A určíte, jak dlouho zůstane sdílení platné: bez vypršení platnosti, na 7, 30 nebo 90 dní, případně na jeden rok. Pro roční uzávěrku nám stačí 30 dní. Uložte a máte hotovo. Sdílení je nyní v seznamu jako čekající, dokud účetní pozvánku nepřijme.

Kapitola 3: Příjemce přijme pozvání

Účetní dostane e-mail: pozvání do Workspace „Accountant 2026“ s tlačítkem Přijmout pozvánku. Pokud se přihlásí do vlastního účtu PaperOffice, stačí k udělení přístupu jediné kliknutí. Účetní tedy potřebuje vlastní účet, ale PIN pro sdílení nepotřebuje. Od této chvíle se sdílený Workspace objeví v účtu účetního, jasně označený. Dokumenty může zobrazit i se všemi extrahovanými daty a stahovat je v rozsahu oprávnění, která jste udělili. Protože jsme nahrávání povolili, může nám účetní poslat zpět i něco, například fakturu, která mu přišla přímo. Přetáhne ji do sdíleného Workspace a hotovo. A co my? Faktura je nyní v našem Workspace „Accountant 2026“ a zpracovává se stejně jako každý jiný dokument. Nikdo nemusí posílat nic tam a zpátky e-mailem.

Kapitola 4: Vytvoření agenta telefonu

Pro sdílení přes telefon potřebujete agenta telefonu. V části Conversation AI vytvoříme nového agenta a pojmenujeme jej Northstar Phone Share. Důležité je dát pozor na roli: Chráněný agent. Potom se volající musí přihlásit, dříve než jim agent cokoli z vašich dokumentů sdílí. V sekci Telefonie agenta aktivujete a zvolíte zemi. Za tímto účelem poskytne PaperOffice telefonní číslo. Zvolíte jazyk a hlas agenta. Do pole Jak by se měl agent chovat? Popište vlastními slovy jeho úkol, tón a jasné hranice. Náš agent by měl odpovídat na otázky k dokumentům přátelsky a stručně a částky vždy uvádět s měnou. V sekci Znalosti určíte, z kterých Workspaces smí agent čerpat odpovědi, zde jen z Workspace „Accountant 2026“.

Kapitola 5: Nastavení telefonního sdílení

Nyní k samotnému sdílení, opět na Workspace: Nové externí sdílení, tentokrát přes telefonní kanál. Agent je už vyplněný. Zadáte mobilní číslo účetního a PIN o 4 až 6 číslicích. K dokumentům se dostane pouze ten, kdo volá z tohoto čísla a zná PIN. Obojí je ve videu z důvodů ochrany soukromí rozmazáno. Pokud volající potřebuje dokument, PaperOffice ho odešle na tuto pevně nastavenou e-mailovou adresu: jako odkaz na PDF soubor chráněný heslem, přičemž heslo je uvedeno ve stejném e-mailu. Volající nemůže přes telefon zadat žádnou jinou adresu. Pokud někdo volá z neznámého nebo anonymního čísla, dostane se na recepci bez přístupu k dokumentům. A po třech chybných zadáních PINu je sdílení na 15 minut zablokováno.

Kapitola 6: Hovor

Takto to zní v telefonu. Účetní zavolá na číslo, zadá svůj PIN a jednoduše se zeptá.

Simulovaný hovor:

Agent telefonu: Vítejte v PaperOffice AI. Pro přihlášení zadejte PIN a stiskněte křížek. Pro recepci stiskněte hvězdičku.

Účetní: (zadání PINu)

Agent telefonu: PIN potvrzen. Okamžik, prosím.

Agent telefonu: Máte přístup k Workspace „Accountant 2026“. Co mám v archivu vyhledat?

Účetní: Které faktury od Veldtmann byly splatné v září?

Agent telefonu: Dvě: jedna na 2 850 € splatná 6. září a druhá na 47 500 € splatná 18. září.

Účetní: Kolik ještě zbývá uhradit u faktury na 47 500 eur?

Agent telefonu: K této faktuře existuje dobropis z 21. srpna ve výši 950 €. Zbývající částka k úhradě je 46 550 €.

Agent telefonu: Mám dokument odeslat na vaši e-mailovou adresu?

Účetní: Ano, prosím.

Agent telefonu: Dokument byl odeslán na vaši nastavenou e-mailovou adresu.

Účetní: Děkuji, to je vše.

Agent vyhledává ve sdíleném Workspace a odpovídá na základě dokumentů: uvádí splatnosti obou faktur a zbývající částku s ohledem na dobropis. Během tohoto hovoru nemá přístup k žádným jiným Workspaces. Na žádost volajícího agent odešle dokument jako PDF soubor chráněný heslem na uloženou e-mailovou adresu.

Kapitola 7: Správa a odvolání sdílení

Všechno můžete sledovat v přehledu Workspace: v části Možnosti vidíte, kolik Workspaces sdílíte sami a kolik jich s vámi sdílejí ostatní. Sdílení jednoho Workspace se zobrazují na záložce Sdílení: kdo má přístup, přes který kanál a dokdy. Přes Akce můžete upravit oprávnění k přístupu, například určit, zda smí příjemce nahrávat soubory. A až spolupráce skončí, sdílení odvolejte. Účinek nastává okamžitě: Workspace zmizí z pohledu příjemce a další hovor skončí na recepci. Takto to pak vypadá u účetního: Workspace zmizel z jeho účtu a dokumenty již nejsou přístupné.

Kapitola 8: Tipy z praxe

Na závěr čtyři praktické tipy. Za prvé: jeden Workspace na každého příjemce a každý účel. Každý tak uvidí jen to, co má vidět, a sdílení můžete odvolat, aniž by to ovlivnilo ostatní. Za druhé: u každého sdílení nastavte vypršení platnosti. Bez něj bude sdílení platit neomezeně, i když už není potřeba. Za třetí: PIN pro telefonní sdílení předejte jiným kanálem, než jakým jste sdělili telefonní číslo, nejlépe osobně. A za čtvrté: pravidelně kontrolujte seznam aktivních sdílení a odvolejte ta, která už nejsou potřeba. Shrnuto: pro každého příjemce vytvořte samostatný Workspace. Sdílejte jej e-mailem s účtem PaperOffice včetně oprávnění a doby platnosti. Příjemce se telefonicky přihlásí svým telefonním číslem a PINem a pak jednoduše položí svou otázku. A každé sdílení můžete kdykoli upravit nebo odvolat. Až příště v Akademii PaperOffice AI.