Sdílení e-mailem

Kapitola 2: Sdílení e-mailem

Sdílení nastavíte přímo v Workspace: Upravit, pak záložka Sdílení a potom Nové externí sdílení. Jako kanál zvolíme e-mail. Potom zadáme e-mailovou adresu účetního. Tímto zaškrtávacím políčkem zajistíte, že pozvánku může přijmout jen účet PaperOffice s přesně touto adresou; pouhé předání odkazu nestačí. U přístupu k dokumentům určíte, co smí příjemce dělat: pouze zobrazovat a stahovat, nebo navíc nahrávat dokumenty. Protože nám náš účetní musí moci dokumenty vrátit, nahrávání povolíme. A určíte, jak dlouho zůstane sdílení platné: bez vypršení platnosti, na 7, 30 nebo 90 dní, případně na jeden rok. Pro roční uzávěrku nám stačí 30 dní. Uložte a máte hotovo. Sdílení je nyní v seznamu jako čekající, dokud účetní pozvánku nepřijme.

Kapitola 3: Příjemce přijme pozvání

Účetní dostane e-mail: pozvání do Workspace „Accountant 2026“ s tlačítkem Přijmout pozvánku. Pokud se přihlásí do vlastního účtu PaperOffice, stačí k udělení přístupu jediné kliknutí. Účetní tedy potřebuje vlastní účet, ale PIN pro sdílení nepotřebuje. Od této chvíle se sdílený Workspace objeví v účtu účetního, jasně označený. Dokumenty může zobrazit i se všemi extrahovanými daty a stahovat je v rozsahu oprávnění, která jste udělili. Protože jsme nahrávání povolili, může nám účetní poslat zpět i něco, například fakturu, která mu přišla přímo. Přetáhne ji do sdíleného Workspace a hotovo. A co my? Faktura je nyní v našem Workspace „Accountant 2026“ a zpracovává se stejně jako každý jiný dokument. Nikdo nemusí posílat nic tam a zpátky e-mailem.