Shranjevanje s pravilom
Vsak dokument prejme ob prihodu vrsto, delovni prostor in hranilni rok. Klasifikacija predlaga mapo in rok, verzioniranje in zaščita WORM se aktivirata od prvega shranjevanja.
Tveganje vrzeli v reviziji
Pri preverbi ni pomembno, kaj ste storili, temveč kaj lahko dokažete.
Vsaka akcija na dokumentu je v dnevniku: kdo, kdaj, kaj. Izvoz kot PDF, CSV ali JSON.
Zaupanje vodilnih podjetij po vsem svetu
Kako deluje
Vrzel nastane tam, kjer roka ni bilo zapisano. Zato dnevnik teče od prvega dokumenta naprej.
Vsak dokument prejme ob prihodu vrsto, delovni prostor in hranilni rok. Klasifikacija predlaga mapo in rok, verzioniranje in zaščita WORM se aktivirata od prvega shranjevanja.
Ogled, sprememba, izvoz, odobritev, brisanje in deljenje so zabeleženi s časom, uporabnikom, dokumentom in kontekstom, pri spremembah polj s staro in novo vrednostjo. Vsak vnos ima integritetni hash.
Za revizorja ustvarite poročilo za vsak dokument kot PDF ali sled kot CSV ali JSON, filtrirano po obdobju, uporabniku in delovnem prostoru. Odprte ugotovitve so predhodno dodeljene kot naloga in zaključene s komentarjem.
Kaj rešitev zajema
Revizor vpraša o celovitosti, zaporedju in odgovornosti. Te točke pokriva PaperOffice.
Ogled, spreminjanje, izvoz, odobritev, brisanje in deljenje s časom, uporabnikom, dokumentom in kontekstom.
Zabeležijo se neskladja pri bančnih računih, računske napake, neusklajenost datumov in nenavadni vzorci dostopa.
Vsak vnos je zaščiten z hashem in ga ni mogoče naknadno urejati ali izbrisati.
Kdo je pregledal, odobril, zavrnil ali eskaliral, je zapisano v sledi s komentarjem.
Vsaka verzija dokumenta ostane ohranjena, spremembe polj s staro in novo vrednostjo.
Revizijsko poročilo za vsak dokument kot PDF, sled kot CSV ali JSON, izberljiv obseg in časovno obdobje.
Nizka, srednja, visoka, kritična: od vaše ravni naprej se pošlje obvestilo in naloga.
Rok hrambe za vsak tip dokumenta, WORM zaščita v delovnem prostoru, tudi brisanja so zapisana v sledi.
S čimer PaperOffice to rešuje
Revizijska sled ni dodaten modul za nujne primere. Nastane iz tega, s čimer vsakodnevno delate.
Varnost in skladnost
Podatki za revizijo so sami po sebi občutljivi: kažejo, kdo je kdaj kaj videl. Obdelava in shranjevanje ostajajo v EU.
Vprašanja o vrzeljih v reviziji
Sled zabeleži za vsako dejanje čas, uporabnika, dokument in kontekst, pri spremembah polj s staro in novo vrednostjo ter vsak vnos zaščiti z hashem celovitosti. Kaj vaši revizorji zahtevajo v posameznem primeru, pojasnite z davčnim svetovalcem ali auditorjem. Podatke zagotovite kot PDF, CSV ali JSON.
Ne. Deluje v vsakem delovnem prostoru od prvega dokumenta naprej, brez nastavitev. Odločate se le, od katere ravni resnosti se pošlje obvestilo in kateri rok hrambe velja za vsak tip dokumenta.
Podatke z diska, NAS ali iz oblaka povežete prek Storage Mount ali uvozite v paketu. Od trenutka uvoza naprej dnevnik teče. Za čas pred tem velja, kar ponujajo vaši stari sistemi.
Vnosi niti niso ureljivi niti izbrisni. Tudi brisanje dokumenta je sam vnos v sledi, z uporabnikom, časom in kontekstom.
Preko iskanja po polnem besedilu in metapodatkih v AI-DMS, filtrirano po tipu, časovnem obdobju, pošiljatelju ali znesku. Za vsak zadetek neposredno odprete pripadajočo sled, brez prehoda na drug sistem.
Kot poročilo za vsak dokument v PDF, kot izvoz sledi v CSV ali JSON ali prek revizijsko varnega pošiljanja z geslom in dnevnikom odpiranja in prenosa.
Ugotovitve od ravni, ki ste jo določili, se dodelijo in sprožijo obvestilo. Odprti pregledi so na nadzorni plošči, da ne ostanejo do datuma revizije.
Merljivi uspehi naših strank
"Podjetniško upravljanje dokumentov za vse naše rudarske operacije. Svetovni razred."
"Farmacevtske nalepke, ki jih regulira FDA, zahtevajo brezhibno dokumentacijo. PaperOffice je naš postopek odobritve skrajšal z dni na ure."
"Tehnična dokumentacija in obdelava naročil zdaj delujeta popolnoma avtomatsko."
"Digitalizacija je revolucionirala našo upravo. Poizvedbe državljanov se zdaj obdelajo v minutah namesto v dnevih."
"Bolniški kartoni, izvidi in napotnice se samodejno zajamejo in klasificirajo. Naša ekipa v ordinaciji ima končno čas za paciente."
"8.000 zaposlenih, dnevno na tisoče dokumentov gostov. PaperOffice je popolnoma digitaliziral naše procese v zaledju."
"Vloge za kredite in dokumenti o skladnosti se zdaj obdelajo v minutah namesto v urah. Regulativni pregled poteka popolnoma samodejno."
"Dokumentacija gradbenih projektov in skladnost sta zdaj digitalni in sledljivi."
"Obrazci za prijavo, računi in komunikacija z gosti so popolnoma digitalni. Naša ekipa konsieržev se zdaj osredotoča na odlične storitve."
"Obračuni bencinskih črpalk, dokumenti dobaviteljev in dokumentacija o skladnosti z več kot 250 črpalk se samodejno obdelajo in arhivirajo."
"Dokumentacija, skladna z GMP, za farmacevtske funkcionalne nalepke zdaj poteka popolnoma samodejno. Revizijske sledi so popolne in takoj na voljo."
"Gradbeni načrti, dovoljenja in dosjeji strank za naše lesene hiše se zdaj upravljajo centralno. V 6. generaciji končno brez papirja."
"Pogodbe z dobavitelji, certifikati in carinski dokumenti za stotine pražarn po vsem svetu se samodejno zajamejo in dodelijo pravemu izdelku."
"Zapisi o temperaturi, tovorni listi CMR in certifikati o živilih se samodejno skenirajo in dodelijo naročilu. Napačne dodelitve so preteklost."
"Dovoljenja za izredni prevoz, načrti poti in projektna dokumentacija so zdaj takoj na voljo digitalno. Nič več iskanja po mapah."
"Carinski dokumenti, skladiščni listi in špediterska naročila za našo mrežo v Vzhodni Evropi se samodejno klasificirajo. Štiri generacije logistike, končno digitalno."
"Specifikacije tiska, odobritve strank in certifikati materialov so zdaj centralno dostopni. Stopnja napak v proizvodnji je padla skoraj na nič."
"Certifikati o trajnosti, pogodbe z dobavitelji in specifikacije strank se samodejno obdelajo. Švicarska natančnost, zdaj tudi digitalno."
"Gradbena dovoljenja, pogodbe s podizvajalci in prevzemni zapisniki za naše poslovne nepremičnine so zdaj popolnoma digitalno dokumentirani."
"Kupoprodajne pogodbe, prospekti in dosjeji strank za več kot 30 let vodilnega položaja na trgu so zdaj digitalno iskalni. Vsak posrednik najde vse v nekaj sekundah."
"Dokumenti o pomorskem prevozu, carinske deklaracije in nakladnice se samodejno zajamejo. Logistika na Baltskem morju še nikoli ni bila tako učinkovita."
"Na tisoče naročil za embalažo po meri na teden z odobritvami dizajna, podatki za tisk in dokumenti o dostavi. PaperOffice drži vse skupaj."
"Dokumentacija patološkega laboratorija in certificiranje naprav zdaj potekata popolnoma samodejno. Popolna sledljivost za vsak preparat."
"Kreditna dokumentacija, dokumenti o zavarovanju in korespondenca s strankami se obdelajo v minutah namesto v urah. Regulativni pregled je brezhiben."
"Tehnične specifikacije, potrdila o kakovosti in protokoli o recikliranju za našo proizvodnjo jekla so centralno in takoj dostopni."
"Specifikacije farmacevtskih in kozmetičnih nalepk z regulativnimi zahtevami se samodejno preverijo in odobrijo. Nič več ročnih kontrolnih seznamov."
"Dokumenti KYC, investicijska poročila in regulativne prijave se klasificirajo v nekaj sekundah. Kot robo-svetovalec pod regulacijo MAS je brezhibna skladnost ključna."
"Varnostni listi, dovoljenja za prevoz in dokumenti ADR za kemijsko logistiko se samodejno dodelijo. Ničelna toleranca do napak."
"Potrdila o avtentičnosti, dokazila dobaviteljev in garancije strank za naše kolekcije biserov se samodejno arhivirajo in so takoj dostopni."
"Vloge za kredite za MSP, dokumenti o zavarovanju in regulativna poročila se samodejno klasificirajo. Naši svetovalci imajo več časa za svetovanje strankam."
"Dosjeji strank iz več kot 135-letne zgodovine banke se postopoma digitalizirajo. 5.000 zaposlenih ima zdaj takojšen dostop do vseh dokumentov."
"Vloge za mikrokredite in dokumenti o skladnosti za milijone strank se zdaj obdelajo v minutah namesto v dnevih. Prelomnica za finančno vključenost."
"Na stotine tisoč dobavnic in dokumentov o vračilu na dan se samodejno obdela. Vodilni vietnamski logist za e-trgovino, zdaj brez papirja."
"Zapisniki o proizvodnji CNC, certifikati materialov in specifikacije strank za projekte na področju nafte, plina in letalstva so zdaj popolnoma digitalno dokumentirani."
"Vizija 2030 zahteva popolno digitalizacijo. PaperOffice obdeluje vladne dokumente za digitalno hrbtenico Savdske Arabije."
"Potrdila o materialih, protokoli o kaljenju in specifikacije strank se samodejno dodelijo pravemu naročilu. Edini avstralski proizvajalec Q&T, zdaj brez papirja."
"Zapisniki o varih, statični izračuni in projektni načrti se upravljajo digitalno. Naše delavniške ekipe imajo dostop v realnem času."
"Certifikati Aerospace, programi CNC in tolerance strank se samodejno klasificirajo. Skladnost z AS9100 še nikoli ni bila tako preprosta."
"Pogodbe s trgovci, dokumenti KYC in potrdila o transakcijah za več sto tisoč MSP se obdelajo v nekaj sekundah. Mehiška plačilna revolucija, brez papirja."
"Dokumentacija o trgatvi, izvozna potrdila in protokoli o kakovosti za naše visokogorske malbece se samodejno arhivirajo. 120 let vinogradniške tradicije, zdaj digitalno."
"Milijoni verifikacij uporabnikov in regulativnih dokumentov se obdelajo popolnoma samodejno. Širjenje brez papirja."
"Dokumenti za uvajanje trgovcev in dokazila o skladnosti za vodilnega afriškega ponudnika plačil se obdelajo v minutah namesto v dnevih."
"Bio certifikati, revizije dobaviteljev in oznake izdelkov za tisoče naravnih izdelkov se samodejno preverijo in arhivirajo."
"Regulativni dokumenti iz 33 afriških držav, partnerske pogodbe in revizijske sledi se upravljajo popolnoma samodejno. Podjetniški DMS za fintech, vreden 3 milijarde USD."
"Recepti in upravljanje z zdravili zdaj delujejo popolnoma avtomatsko. Več časa za naše paciente."
"Stoletja stari dokumenti so zdaj digitalno iskalni. Mejnik za naše zgodovinske arhive."
"Naši negovalci imajo končno več časa za stanovalce namesto za papirologijo."
"500.000+ zadev digitaliziranih. Naši uslužbenci zdaj najdejo vse informacije takoj."
"Upravljanje z zdravstvenimi kartoni je zdaj enostavno. Vse samodejno zajeto in arhivirano."
"Dokumentacija o dedovanju je zdaj učinkovita in brez napak."
"Digitalno upravljanje nepremičnin za vse naše stanovanjske komplekse. Najemniki in lastniki so navdušeni."
"S PaperOffice smo pospešili obdelavo računov za 99 %. Umetna inteligenca samodejno prepozna vse ustrezne podatke in jih pravilno dodeli."
"PaperOffice je postal nepogrešljiv del našega vsakdana. Naročila, ponudbe in računi zdaj potekajo samodejno."
"Dokumentacija naših negovalnih storitev je zdaj digitalna in avtomatizirana. Več časa za naše paciente."
"Tehnične risbe, kosišča in protokoli o kakovosti so takoj na voljo. Iskanje, ki je prej trajalo 30 minut, zdaj traja 30 sekund."
"Dokumenti strank, davčne odločbe in letna poročila se samodejno razvrstijo in dodelijo pravi stranki. Kaos z dokumenti je preteklost."
"Projektna dokumentacija, pogodbe SLA in komunikacija s strankami za naše projekte IT svetovanja se samodejno klasificirajo in arhivirajo."
Kje želite preizkusiti PaperOffice?
Vaša preizkusna različica je pripravljena
Kje želite začeti?
Polni delovni prostor je optimiziran za računalnik. Mobilna različica je primerna za zajemanje, pregled in odobrevanje dokumentov.
app.paperoffice.aiZačni na računalniku
Vašo osebno povezavo za dostav bomo poslali na vaš e-poštni naslov.
Odpri PaperOffice Mobile
Zahtevajte in urejajte dokumente neposredno s pametnim telefonom.
Odpri mobilno različico