ŠTUDIJA PRIMERA

Embalaža in proizvodnja

Ritter Verpackungen GmbH

Nemčija

Ritter Verpackungen, vodilni ponudnik embalažnih rešitev, je s popolnoma avtomatizirano obdelavo dokumentov revolucioniral svoj proces od naročila do plačila.

70 %

Prihranjen čas

500+

Naročil/dan

99,5 %

Natančnost

2 ekvivalenta polnega delovnega časa (FTE)

Prihranjenih

Zaupanje vodilnih podjetij po vsem svetu

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situacija

Ritter Verpackungen dnevno obdela več kot 500 naročil, od katerih vsako ustvari več dokumentov: potrdila o naročilu, proizvodna naročila, dobavnice in račune. Ročno obravnavanje tega obsega dokumentov je porabilo znatne administrativne vire.

Z natrpanimi dobavnimi roki in zahtevnimi strankami v avtomobilski in živilski industriji je vsaka zamuda pri obdelavi dokumentov neposredno vplivala na zadovoljstvo strank in denarni tok.

Računovodska ekipa je dnevno porabila več kot 3 ure za ročno vnašanje podatkov iz dobavnic v račune, pogosto je delala nadure, da bi izpolnila roke ob koncu meseca.

Najemali smo dodatno osebje samo za obravnavo papirologije. Naši usposobljeni zaposleni so opravljali ponavljajoče se vnašanje podatkov namesto dela z dodano vrednostjo.

Izziv & Rešitev

Izzivi

Več kot 500 dnevnih naročil, ki ustvarijo na tisoče dokumentov tedensko
Več kot 3 ure dnevno ročnega vnašanja podatkov iz dobavnic v račune
Pogoste napake pri ročnem ustvarjanju računov (2-3 % stopnja napak)
Zakasnjeno izdajanje računov, ki vpliva na denarni tok
Težave pri usklajevanju dobav z naročili med spori

Rešitve s PaperOffice

Izvleček podatkov iz dobavnic in naročil s pomočjo umetne inteligence
Samodejno ustvarjanje računov na podlagi potrdil o dobavi
Inteligentno usklajevanje naročil, dobav in računov
Sledenje dokumentom v realnem času skozi življenjski cikel naročila
Avtomatizirano arhiviranje s popolno sledjo revizije za skladnost

Proces implementacije

1.-2. teden

Mapiranje procesa

Analiza delovnega toka od naročila do plačila, vrst dokumentov in zahtev za integracijo z ERP.

3.-4. teden

Usposabljanje AI

Usposabljanje modelov AI na specifičnih dobavnicah, računih in formatih naročil podjetja.

5.-6. teden

Integracija z ERP

Dvostranska integracija z obstoječim ERP sistemom za nemoten pretok podatkov.

7.-8. teden

Uvedba in optimizacija

Postopna uvedba z nenehnim spremljanjem natančnosti in izboljšavo modela.

Merljivi rezultati

70 %

prihranjen čas

500+

naročil dnevno

99,5 %

natančnost

2 ekvivalenta polnega delovnega časa (FTE)

prerazporejenih

Pred vs. Po

Metrika

Pred

Čas obdelave računov

3+ ure/dan

< 30 min/dan

Napake pri vnašanju podatkov

2-3 %

< 0,5 %

Čas cikla izdajanja računov

3-5 dni

Istega dne

Iskanje dokumentov

10-15 minut

Takojšnje

Osebje za obdelavo

3 zaposleni

1 zaposleni (nadzor)

PaperOffice je v nekaj tednih odpravil naš zaostanek pri dokumentih. Naša računovodska ekipa se zdaj osredotoča na analizo in storitve za stranke namesto na vnašanje podatkov. Donosnost naložbe je bila vidna že v prvem četrtletju.

Zakaj PaperOffice?

Izvleček podatkov z AI

99,5 % natančen izvleček iz dobavnic in računov – ne glede na format ali postavitev.

Integracija z ERP

Brezhibna integracija s SAP, Microsoft Dynamics in drugimi glavnimi ERP sistemi.

Analitika procesov

Vidnost v realnem času o statusu obdelave dokumentov in identifikacija ozkih grl.

Avtomatizirajte obdelavo dokumentov

Odkrijte, kako PaperOffice pomaga proizvodnim podjetjem odpraviti ročno obravnavo dokumentov.

Kontaktirajte nas Vse študije primerov

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key