ŠTUDIJA PRIMERA

Javna uprava | Občina

Mestna hiša Carrión de los Condes

Palencia, Španija

Zgodovinsko mesto Carrión de los Condes, ključna postojanka na Jakobovi poti, je posodobilo svojo občinsko upravo ob ohranjanju večstoletnih zgodovinskih zapisov.

80 %

Hitrejša obdelava

500+

Letni zapisi

50.000+

Digitalizirani dokumenti

24/7

Dostop za državljane

Zaupanje vodilnih podjetij po vsem svetu

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situacija

Carrión de los Condes, z več kot 1000-letno zgodovino, je hranil občinske arhive, ki segajo stoletja nazaj. Kot priljubljena postojanka na romarski poti Jakobove poti, mestna hiša letno obravnava ne le redne upravne naloge, temveč tudi na tisoče poizvedb, povezanih s romarji.

Procesi na papirju so pomenili, da so državljani pogosto čakali dneve na preproste certifikate. Zgodovinski dokumenti so propadali, dostop do arhivskih zapisov pa je zahteval fizične obiske skladišč.

Regionalna vlada je odredila digitalno preobrazbo za vse občine, kar je ustvarilo nujnost po modernizaciji ob zagotavljanju ohranjanja zgodovinskih zapisov.

Naši arhivi vsebujejo dokumente iz 16. stoletja. Njihova digitalizacija ni bila le vprašanje učinkovitosti

Izziv & Rešitev

Izzivi

Večstoletni zgodovinski zapisi, ki zahtevajo skrbno digitalizacijo
Državljani čakajo dneve na preproste certifikate in dokumente
Brez oddaljenega dostopa za državljane ali romarje
Regionalni mandat za digitalno preobrazbo
Omejeni IT viri v majhni občini

Rešitve z PaperOffice

Skrbna digitalizacija zgodovinskih arhivov s protokoli za ohranjanje
Spletni portal za državljane za zahtevke za certifikate in sledenje
Iskanje z umetno inteligenco po večstoletnih ročno napisanih zapisih
Mobilni dostop za osebje, ki dela v občinskih zgradbah
Avtomatiziran potek dela za pogoste upravne zahtevke

Proces implementacije

Mesec 1-2

Zgodovinska ocena

Katalogizacija in določanje prednostnih nalog zgodovinskih dokumentov, vzpostavitev protokolov za ohranjanje.

Mesec 3-4

Sodobni dokumenti

Digitalizacija trenutnih upravnih dokumentov in avtomatizacija poteka dela.

Mesec 5-6

Portal za državljane

Zagon spletnega portala za storitve za državljane in zahtevke za dokumente.

Mesec 7+

Zgodovinski arhivi

Nadaljnja digitalizacija zgodovinskih zapisov z iskanjem, izboljšanim z umetno inteligenco.

Merljivi rezultati

80 %

hitrejša obdelava

500+

ohranjena leta

50 tisoč+

digitalizirani dokumenti

24/7

spletni dostop

Pred vs. Po

Metrika

Pred

Obdelava certifikatov

3-5 dni

Isti dan

Dostop do arhiva

Samo osebno

Spletno 24/7

Čas iskanja zapisov

Ure do dnevi

Sekunde

Zadovoljstvo državljanov

62 %

94 %

Uporaba papirja

15.000 listov/leto

2.000 listov/leto

PaperOffice nam je omogočil vstop v 21. stoletje ob spoštovanju naše 1000

Zakaj PaperOffice?

Ohranjanje zgodovine

Specializirani protokoli za digitalizacijo in ohranjanje večstoletnih dokumentov.

Portal za državljane

Pripravljen spletni portal za storitve za državljane in zahtevke za dokumente.

Večjezičnost

Popolna podpora za španščino, angleščino in druge jezike za mednarodne obiskovalce.

Modernizirajte svojo občino

Odkrijte, kako PaperOffice pomaga javnim upravam bolje služiti državljanom.

Kontaktirajte nas Vse študije primerov

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key