ŠTUDIJA PRIMERA

Energija & bencinske črpalke

Q1 Energie AG

Osnabrück, Nemčija

Q1 Energie AG upravlja z več kot 250 bencinskimi črpalkami v Nemčiji. Z PaperOffice AI je bilo obravnavanje dobaviteljskih računov, dokumentov o skladnosti in obračunov postaj pospešeno za 78 %.

78%

Hitrejše obravnavanje dokumentov

357+

Povezanih postaj

15.000+

Dokumentov/mesec avtomatiziranih

99,7%

Natančnost prepoznavanja

Zaupanje vodilnih podjetij po vsem svetu

SUPER TRUST

The world’s exclusive sole DMS partner for QNAP and ASUSTOR.

Dedicated landing pages, direct integration, data stays on your NAS.

Since 2019

QNAP

Sole official DMS partner for QNAP NAS — documents stay on your device, AI runs through PaperOffice.

Since 2024

ASUSTOR

Sole official DMS partner for ASUSTOR NAS — BYOS, on-premises and full control over where data lives.

ISO 27001

SOC 2 Type 2

Situacija

Q1 Energie AG upravlja z omrežjem več kot 250 bencinskih črpalk z dnevnim tokom dokumentov iz dobaviteljskih računov, protokolov o vzdrževanju, potrdil o kalibraciji in dokumentov o skladnosti.

Vsaka postaja ustvari povprečno 40-60 dokumentov na teden. Ročno zajemanje in dodeljevanje je zahtevalo znatne kadrovske vire v centrali.

Regulatorne zahteve energetske industrije zahtevajo popolno sledljivost vseh dokumentov z roki hrambe do 10 let.

Pri 357+ postajah in 60 dokumentih na teden na postajo govorimo o več kot 15.000 dokumentih mesečno. Ročna obravnava tega ni bila več vzdržna.

Izziv & Rešitev

Izzivi

Več kot 15.000 dokumentov mesečno iz 357+ bencinskih črpalk
Heterogeni tipi dokumentov: računi, potrdila o kalibraciji, poročila o vzdrževanju
Regulatorne obveznosti hrambe do 10 let
Ročno dodeljevanje dokumentov posameznim postajam in stroškovnim mestom
Zamude pri mesečnem obračunu zaradi manjkajočih dokumentov

Rešitve s PaperOffice

Avtomatska klasifikacija in ekstrakcija podatkov s pomočjo umetne inteligence
Samodejno dodeljevanje postajam prek številk postaj, prepoznanih z OCR
Revizijsko varna dolgoročna arhivacija v skladu z GoBD
Nadzorna plošča v realnem času za status dokumentov vseh postaj
Integracija s SAP računovodstvom in internim ERP

Proces implementacije

Teden 1-2

Analiza

Zajemanje vseh vrst dokumentov in tokov dokumentov iz omrežja bencinskih črpalk.

Teden 3-4

Usposabljanje AI

Usposabljanje modelov za klasifikacijo za dokumente, specifične za bencinske črpalke.

Teden 5-6

Integracija

Povezava s SAP in internimi sistemi, pilotni projekt z 20 postajami.

Teden 7-8

Uvajanje

Postopno uvajanje na vseh 357+ postajah s usposabljanjem.

Merljivi rezultati

78%

hitrejše obravnavanje dokumentov

357+

Povezanih postaj

15.000+

Dokumentov/mesec

99,7%

Natančnost prepoznavanja

Pred vs. Po

Metrika

Pred

Obravnavanje dokumentov

3-5 dni

< 1 dan

Mesečni obračun

12 delovnih dni

4 delovni dnevi

Manjkajoči dokumenti

8-12 % mesečno

< 0,5 %

Ročno dodeljevanje

3 FTE polni delovni čas

Popolnoma avtomatsko

Revizija skladnosti

2-3 tedne

2 dni

PaperOffice je naše obravnavanje dokumentov iz stalne ozke grlo spremenil v nemoten avtomatiziran proces. 250 postaj, en sistem.

Zakaj PaperOffice?

Strokovno znanje v energetski industriji

Posebej optimizirano za zahteve omrežij bencinskih črpalk in ponudnikov energije.

Skladno z GoBD

Revizijsko varna hramba s popolno dokumentacijo revizijskih sledi.

Preglednost v realnem času

Nadzorna plošča s statusom dokumentov vseh postaj v realnem času.

Optimizirajte svoje omrežje bencinskih črpalk

Odkrijte, kako PaperOffice revolucionira procese dokumentov v energetski industriji.

Kontaktirajte nas Vse študije primerov

AI-DMS — UI · Chat Agent · API

Web · Desktop · Mobile

Claude · ChatGPT · Cursor

REST · MCP · one API key