Workflow Agents: Décrivez les workflows avec vos propres mots et exécutez-les automatiquement

Résultat en premier : La grande facture attend une approbation

Bonjour et bienvenue à l’Académie PaperOffice AI. Cette vidéo concerne Workflow Agents. Avec elle, vous décrivez un processus avec vos propres mots, et PaperOffice l’exécute automatiquement pour chaque document correspondant. Personne ne devrait payer une facture de douze mille euros avant qu’elle n’ait été approuvée. Mais soumettre chaque facture manuellement prend du temps. D’abord, le résultat. À l’instant, deux factures sont arrivées de Veldtmann. Notre Workflow Agent a déjà marqué la plus petite, pour deux mille trois cent cinquante euros, comme examinée, sans aucune autre demande. Pour le montant élevé de plus de douze mille euros, il s’est arrêté. Maintenant, une tâche d’approbation avec fournisseur, numéro de facture et montant attend. Après que vous l’avez approuvée, l’agent continue et marque également cette facture comme examinée. Voici comment vous pouvez le construire vous-même: créez un Workflow Agent, sélectionnez l’événement de démarrage, décrivez le processus dans le Prompt Studio, testez-le en toute sécurité, activez l’automatisation et examinez les exécutions.

Chapitre 1: Vue d’ensemble de Workflow Agents

Un Workflow Agent est un agent IA qui traite vos documents selon une instruction. Vous rédigez l’instruction non pas comme un programme, mais en langage courant. Vos Workflow Agents se trouvent sous Workflow AI. La liste indique pour chaque agent quand il démarre, si l’automatisation est activée et quelle intelligence documentaire il nécessite.

Chapitre 2 : Création de l’agent et de l’événement de démarrage

Pour le test, nous aurons besoin du POFID d’une petite facture, qui est l’identifiant du document. Cela se fait en un clic dans la liste: sélectionnez la facture, allez dans Actions et choisissez POFID. Maintenant le nouveau Workflow Agent. Il reçoit un nom, Approbation de facture, et une description en phrases simples: les factures de plus de cinq mille euros doivent attendre une approbation, les plus petites sont marquées comme examinées. Sous Intelligence documentaire, vous définissez à quel point un document doit être lu à fond au préalable. Premium est pré-sélectionné et lit déjà le montant, le fournisseur et le numéro de facture automatiquement. Vous déterminez exactement quels champs sont lus via IDP Agents; il y a un épisode séparé pour cela. Ensuite, l’événement de démarrage. Il y en a six. Manuel uniquement signifie: L’agent démarre seulement lorsque vous le déclenchez. Après la fin d’AI-DMS, il démarre avec chaque nouveau document dès qu’il a été lu. De plus, il peut démarrer lorsqu’une métadonnée change, lorsque quelqu’un termine une tâche, lorsqu’une approbation est terminée, ou dès qu’un document est entièrement signé. Après la fin d’AI-DMS, l’agent démarre dès qu’une nouvelle facture a été entièrement extraite. Sous Filtres, nous spécifions à quels documents cela s’applique: uniquement dans le Workflow-Demo Workspace et uniquement pour le type de document Facture. Nous n’avons pas à nous soucier des déclenchements répétés ici. Cette option empêche le même agent de démarrer plusieurs fois rapidement pour le même document. Cliquez sur Enregistrer, et le Prompt Studio s’ouvrira.

Chapitre 3 : Le Prompt Studio

Voici le Prompt Studio. À gauche, vous voyez notre description. En cliquant sur Créer une instruction d’agent, PaperOffice génère une instruction précise pour l’agent. Au centre, vous voyez ce qui a été compris: la tâche en une phrase, les règles reconnues et les champs concernés. En dessous, vous verrez pourquoi l’instruction est structurée ainsi et comment l’agent sait quand il a terminé. Prenez le temps de lire attentivement. Si quelque chose diffère de ce que vous aviez prévu, modifiez la description et régénérez l’instruction. Le flux d’outils montre quels outils l’agent utilise: il lit le document et, si nécessaire, modifie un champ. Il ne reçoit aucun autre outil que ceux spécifiés dans ses instructions. À droite se trouve l’instruction complète en anglais afin que l’agent la comprenne clairement. Tout semble correct; enregistrez et testez.

Chapitre 4 : Testez en toute confiance : la simulation

Nous testons avec une simulation : l’agent travaille sur un document réel, mais ne modifie rien. Nous collons le POFID de la petite facture et nous lançons. Simulation réussie. L’agent a trouvé le montant, mille neuf cent quatre-vingts euros, en dessous du seuil, et marquerait la facture comme examinée. Vous pouvez voir chaque étape ci-dessous : d’abord, il a lu le document, puis il a préparé la modification. Elle n’a pas été exécutée ; c’était juste une simulation. Ce n’est qu’après un test réussi que vous pouvez activer l’automatisation. Ainsi, aucun agent ne s’exécute sur vos documents que vous n’avez pas d’abord essayés.

Chapitre 5 : Activer le mode d’automatisation

Nous activons donc le mode Automatisation. Désormais, l’agent réagit automatiquement à l’événement de démarrage. Il existe également le paramètre Approbation d’exécution. S’il est activé, l’agent demande à une personne avant chaque modification, pour chaque document. Nous ne voulons être interrogés que pour les grandes factures, nous avons donc placé notre approbation dans la description.

Chapitre 6 : Deux factures sont arrivées

Passons maintenant au véritable test. Deux nouvelles factures de Veldtmann arrivent: une pour deux mille trois cent cinquante euros et une autre pour douze mille huit cent vingt-cinq euros. D’abord, le traitement AI-DMS lit les documents, puis notre agent se lance automatiquement pour chaque facture individuellement. Je passe rapidement. Dans la colonne Statut du document, vous voyez le résultat: la petite facture a déjà été examinée. Pour la grande, rien ne s’affiche encore car l’agent s’est arrêté ici. La colonne Automatisation l’indique également: le sablier à côté de Workflow signifie qu’il attend une approbation. Sous Human In The Loop Tasks (HITL), l’approbation de la facture attend avec le fournisseur, le numéro de facture et le montant. Dans la tâche, vous voyez la facture elle-même à gauche et les détails à droite. Elle nous est actuellement assignée. Si quelqu’un d’autre devrait décider, comme la direction, transférez simplement la tâche. Nous l’approuvons avec un court commentaire. L’agent poursuit ensuite son travail. Jetons un coup d’œil à la liste des documents: maintenant, la grande facture a également été examinée.

Chapitre 7 : Consulter les exécutions

Vous pouvez voir ce que l’agent a fait dans ses exécutions. Le moyen le plus rapide est via le menu dans sa ligne. Ici, vous pouvez voir les exécutions de cet agent, toutes terminées, chacune avec un document, un événement de démarrage et une durée. En détail, une phrase indique ce que l’agent a fait : approbation reçue, statut défini sur examiné. Ensuite vient l’intégralité du processus : d’abord l’instruction en tant qu’étape zéro, puis chaque étape de l’agent avec son résultat, et enfin les champs qu’il a modifiés. De cette manière, vous pouvez retracer chaque décision ultérieurement.

Chapitre 8 : Conseils pratiques

Quelques conseils supplémentaires. Rédigez la description comme si vous expliquiez le processus à un nouveau collègue: avec une limite claire, les champs concernés et ce que l’agent est autorisé à modifier. Définissez le périmètre de votre agent en utilisant des filtres pour préciser à quels documents il s’applique. Testez chaque description révisée d’abord en mode simulation. Pour les workflows sensibles, activez également l’approbation des exécutions et vérifiez les exécutions régulièrement pendant les premiers jours. En résumé: vous décrivez un Workflow Agent avec vos propres mots. Vous sélectionnez l’événement de démarrage et utilisez des filtres pour définir à quels documents il s’applique. Cela crée l’instruction dans le Prompt Studio, vous testez en toute sécurité en mode simulation, et seulement ensuite vous activez l’automatisation. Là où une personne devrait décider, l’agent s’arrête et attend une approbation. Dans la prochaine vidéo, nous connecterons PaperOffice au monde extérieur: boîte de réception e-mail, stockage et scanner, votre propre NAS, clés API et assistants IA comme Claude et ChatGPT. À bientôt à l’Académie PaperOffice AI.