IDP Agents : extraire exactement les données dont vous avez besoin de vos documents

Le résultat d’abord : dix champs extraits d’une facture numérisée

Bonjour et bienvenue à l’Académie PaperOffice AI. Cette vidéo traite des IDP Agents. Grâce à eux, PaperOffice extrait exactement les données dont vous avez besoin de vos documents, de façon cohérente, dans les mêmes champs pour chaque document. Numéro de facture, numéro de bon de commande, montants, IBAN : si vous saisissez ces données document par document, vous perdez du temps et vous faites des erreurs. Commençons par le résultat. Cette facture de Veldtmann nous est parvenue sous forme de numérisation. Notre IDP Agent en a extrait dix champs : numéro de facture, date de facture, fournisseur, numéro de bon de commande, montant net, montant de la taxe, montant total, devise, IBAN et date d’échéance. Survolez un champ, et la vue à gauche passe à l’endroit du document d’où provient la valeur. Voici l’IBAN figurant dans les informations de paiement. Vous pouvez ainsi vérifier chaque valeur d’un coup d’œil. Et comme chaque facture reçoit les mêmes champs, un export les transforme en tableau Excel, avec une facture par ligne. Voici comment procéder vous-même : créer un agent à partir d’un document d’exemple et d’un modèle, définir les champs et les tester, attribuer l’agent à un type de document, traiter ensuite les documents existants, vérifier les résultats et les exporter.

Chapitre 1 : Vue d’ensemble des IDP Agents

PaperOffice lit déjà automatiquement les données de chaque document lors de son téléversement, selon le niveau AI-DMS du Workspace. Un IDP Agent est votre propre extraction enregistrée pour les documents récurrents : vous décidez des champs dont vous avez besoin, de leur nom et du format dans lequel sortent les valeurs. Vos IDP Agents se trouvent sous Document AI. La liste est actuellement vide. Un IDP Agent se crée toujours à partir d’un document d’exemple. Il y a trois étapes : sélectionner le document dans le Workspace, créer un nouvel IDP Agent et choisir un modèle dans le catalogue. Ensuite, vous ajustez les champs et les invites dans l’éditeur d’agent.

Chapitre 2 : Créer un agent à partir d’un document d’exemple et d’un modèle

Dans notre Workspace IDP-Demo, il y a cinq factures fournisseur. Comme document d’exemple, nous prenons la facture de Veldtmann : sélectionnez-la, puis Actions, Agents et flux de travail, IDP, et Créer un nouvel agent. Le catalogue de modèles s’ouvre, classé par catégories : Finances et comptabilité, Logistique, Juridique, Identités et plus, y compris pour les factures électroniques comme XRechnung, ZUGFeRD et Factur-X. Avec Afficher uniquement les recommandations, vous ne voyez que les modèles qui correspondent à ce document. Pour les factures fournisseur entrantes, nous utilisons Invoice Quick Capture Plus. Le modèle contient les champs les plus importants : numéro de facture, date de facture, montants, fournisseur et devise. Il comprend aussi le modèle d’IA recommandé. Créer un agent. PaperOffice lit maintenant le document d’exemple dans son intégralité : reconnaissance de texte, champs, complétion. Cela prend un moment ; je passe en accéléré. Voici l’éditeur d’agent. À gauche se trouve le document d’exemple, et à droite apparaît d’abord l’analyse : de quel type de document il s’agit et ce que le modèle y a trouvé.

Chapitre 3 : Définir les champs

Avec Continuer et examiner les champs détectés, nous passons aux champs. PaperOffice lance immédiatement un premier test à partir du document d’exemple. Chaque champ affiche la valeur trouvée et, à côté, un petit extrait du document pour que vous voyiez tout de suite d’où elle provient. Dépliez un champ pour voir son invite, c’est-à-dire une courte instruction donnée à l’IA sur l’endroit où trouver quoi. Vous pouvez modifier ce texte directement ici. En haut de l’éditeur, vous voyez le modèle d’IA. Le modèle recommande Basic Pro Max, reconnaissance de texte sans analyse d’image. Comme nous recevons aussi des photos prises avec un téléphone mobile et des scans tachés, nous choisissons Premium Pro Max : il examine en plus l’image de la page et lit donc aussi les scans difficiles. Pour le paiement, il nous faut encore des champs. Nouveau champ : Étiquette IBAN, plus une clé technique, et pour le type de champ, il existe un type IBAN dédié. Dans l’invite, il est indiqué où trouver l’IBAN. Dans la même boîte de dialogue, vous précisez les pages à rechercher et la manière dont la valeur est validée, à l’aide d’un motif ou d’une liste de valeurs autorisées. L’IBAN est un champ obligatoire. S’il manque dans un document, PaperOffice marque le champ comme manquant, et vous retrouvez le document grâce au filtre Examen manuel requis. Une tâche de révision pour votre équipe est créée lorsque vous configurez à cet effet un agent HITL. Vient ensuite la date d’échéance, de type Date. Ici, Indice de vérification — HITL doux suffit si elle manque un jour. Après chaque modification, testez de nouveau l’agent ; ce n’est qu’ensuite que vous pouvez l’enregistrer. Et maintenant, les nouveaux champs s’affichent aussi.

Chapitre 4 : Tester la fiabilité et enregistrer

L’agent produit-il aussi toujours le même résultat de manière fiable ? Pour cela, il y a le test multiple. Nous le laissons tourner cinq fois. Une exécution n’est considérée comme réussie que si chaque champ contient une valeur. Après cinq exécutions réussies, il indique : Production : sûr. Sous Sortie et révision, vous définissez la manière dont les valeurs sont écrites et le moment où une personne doit les vérifier. Dans l’onglet Données extraites, vous pouvez consulter les résultats du test sous forme d’arbre, de JSON ou de tableau, et les télécharger. Et avec Exporter en tant que modèle partageable, vous transmettez l’agent sous forme de fichier. Une autre équipe peut ensuite l’importer dans le catalogue de modèles. Enregistrez maintenant. L’agent s’appelle « Supplier invoices » et est immédiatement actif.

Chapitre 5 : Attribuer l’agent à un type de document

Pour que l’agent s’exécute automatiquement à l’avenir, nous le relions à un type de document. Sous Types de documents, nous ouvrons le type Facture. Dans l’onglet IDP Agent par défaut, nous choisissons Supplier invoices et enregistrons. Désormais, la règle suivante s’applique : si le traitement AI-DMS reconnaît un nouveau document comme une facture, PaperOffice met automatiquement l’agent en file d’attente, dans chaque Workspace avec AI-DMS.

Chapitre 6 : Une nouvelle facture est lue automatiquement

Essayons. Une nouvelle facture arrive, cette fois de Iberica à Bilbao, en espagnol. Au passage : dans la boîte de dialogue d’import, vous pouvez aussi sélectionner directement un agent pour exactement ces documents. Ici, nous laissons PaperOffice décider seul. D’abord, le traitement AI-DMS reconnaît le type de facture, puis notre agent s’exécute. Je passe en accéléré. Voici le résultat : les mêmes dix champs que pour Veldtmann, alors que la facture est en espagnol. Pedido cliente devient le numéro de bon de commande, Vencimiento devient la date d’échéance, et l’IBAN espagnol se trouve dans le champ IBAN.

Chapitre 7 : Traiter les documents existants en une fois

Et que faire des cinq factures qui se trouvaient déjà dans le Workspace ? Cette attribution ne s’applique pas à elles rétroactivement. Nous les traitons en une fois : sélectionnez-les toutes, puis Actions, Agents et flux de travail, IDP, Appliquer l’agent existant. Sélectionnez un agent et cliquez sur Démarrer IDP Agent. PaperOffice met tous les documents en file d’attente et les traite en arrière-plan. Vous voyez l’état sous Traitement. Je passe en accéléré.

Chapitre 8 : Vérifier les résultats

Dans le document lui-même, les valeurs figurent sous Champs de données, chacune accompagnée d’un petit extrait du document. Voici la facture que quelqu’un a photographiée avec son téléphone mobile. Tous les champs sont également présents ici, et lorsque vous les survolez, la vue passe à l’emplacement d’origine. Si une valeur est incorrecte, vous pouvez la modifier directement dans le champ, et PaperOffice enregistre immédiatement. Pour un document unique, il y a en haut un bouton Appliquer l’agent. Et la facture de transport tachée de café : le numéro de facture, la référence du bon de commande, les montants et l’IBAN britannique sont corrects.

Chapitre 9 : Exporter vers Excel

Enfin, la liste pour la comptabilité : sélectionnez toutes les factures, puis Actions, Partager et exporter, Exporter les données. Comme colonnes, nous choisissons les champs de notre agent, au format Excel. Chaque facture figure sur une ligne distincte du fichier, avec les mêmes colonnes. Et là, quelque chose ressort : trois factures de Veldtmann renvoient au même IBAN allemand, alors que la quatrième indique un compte en Lituanie. La manière dont PaperOffice vérifie et bloque cela automatiquement est présentée dans l’épisode Audit et mise en quarantaine. En résumé : un IDP Agent est votre propre configuration d’extraction pour les documents récurrents. Vous partez d’un document d’exemple et d’un modèle, ajoutez les champs dont vous avez besoin et testez jusqu’à ce que l’agent livre des résultats fiables. Relié à un type de document, il s’exécute automatiquement pour chaque nouveau document, tandis que les documents existants sont traités en une fois. Vous vérifiez chaque valeur à son emplacement d’origine, et avec un export, tout aboutit dans Excel. Notre vidéo n8n vous montre comment appeler un IDP Agent depuis votre propre logiciel ou depuis n8n. La prochaine vidéo porte sur les Workflow Agents. À bientôt à l’Académie PaperOffice AI.