Trouver et organiser : trouver chaque document en quelques secondes

Poser des questions au lieu de chercher

Bonjour et bienvenue à l’Académie PaperOffice AI. Cette vidéo traite de la recherche et de l’organisation : comment retrouver chaque document en quelques secondes, sans avoir à entretenir une structure de dossiers. Commençons par le résultat. Nous posons simplement la question : « Quelles factures ont été envoyées par Veldtmann ? » PaperOffice comprend la question, trouve les documents pertinents et met en évidence l’endroit exact où se trouve la réponse dans le document. Tout reste bien organisé : dans des dossiers virtuels que l’IA suggère elle-même, et avec des liens entre les documents et les fournisseurs. Voici la marche à suivre : d’abord la recherche, puis la recherche par signification, les numéros et montants, les filtres et groupements, les dossiers virtuels, les types de documents, les connexions, et enfin la chronologie et les versions.

Rechercher

Vous effectuez la recherche dans la zone de recherche en haut. À gauche, vous basculez entre Demander à l’Agent et Rechercher. Nous restons sur Rechercher et cherchons ici, dans ce Workspace, « Veldtmann ». PaperOffice effectue la recherche simultanément à quatre endroits : dans le nom du fichier et les champs de données, dans le texte reconnu, dans les entreprises, personnes et montants reconnus, et par signification. Il en résulte une liste unique. Tout en haut, vous voyez la meilleure correspondance. L’indicateur de pertinence montre d’où provient un résultat et dans quelle mesure il correspond à votre recherche. Ouvrez un résultat : l’aperçu se place sur l’endroit trouvé et le met en évidence dans le document. Utilisez les flèches pour passer à la correspondance suivante et parcourir toutes les occurrences. D’un seul clic, vous recherchez non seulement dans le Workspace, mais dans tous les Workspaces. Et vos recherches récentes sont toujours à portée de main.

Recherche par signification

Vous n’avez pas besoin de savoir quel mot figure sur le document. Posez simplement une question, par exemple : « Quels contrats sont reconduits automatiquement et quel est le délai de préavis pour la résiliation ? » Vous trouverez les contrats concernés, même s’ils utilisent des formulations tout à fait différentes. L’indicateur de pertinence montre qu’il s’agit de correspondances par signification. La règle de base : un ou deux mots-clés sont recherchés littéralement, très rapidement par PaperOffice. Les phrases complètes et les questions sont comprises par leur signification. La recherche par signification est disponible dans les Workspaces de niveau AI-DMS Premium ou supérieur. Vous choisissez le niveau individuellement pour chaque Workspace.

Numéros et montants

Vous pouvez rechercher directement des numéros : un numéro de facture, un numéro de bon de commande ou un numéro de bon de livraison, exactement tel qu’il apparaît sur le document. PaperOffice reconnaît un montant accompagné de séparateurs et d’une devise comme un montant. Vous pouvez ainsi retrouver immédiatement tous les documents liés au processus pour 18 500 euros : commande, facture et paiement. Et si vous saisissez un IBAN sans espaces, vous obtenez tous les documents qui contiennent ce numéro de compte bancaire. Cela est particulièrement pratique si un fournisseur vous envoie soudain de nouvelles coordonnées bancaires.

Filtrer et grouper

Les filtres réduisent la liste. Nous n’affichons ici que les factures ajoutées au cours des 30 derniers jours. Encore plus rapide : cliquez sur une valeur de la liste, comme un type de document ou un mot-clé, pour filtrer la liste en conséquence. Le groupement réorganise la liste, par exemple par expéditeur. Vous voyez ainsi d’un coup d’œil quels documents proviennent de quel fournisseur. Vous pouvez enregistrer une combinaison dont vous avez souvent besoin comme vue. Et d’un seul clic, vous réinitialisez tous les filtres.

Dossiers virtuels

Si vous préférez raisonner en dossiers, vous pouvez activer la vue dossier. Personne ne crée de dossiers manuellement : pendant le traitement, l’IA propose pour chaque document des chemins de stockage adaptés et les intègre dans votre structure existante. Dans le document, vous voyez les propositions sous Chemins de stockage. Vous pouvez ajouter d’autres chemins, par exemple un dossier pour les comptes annuels. Le plus appréciable : les dossiers sont virtuels. Un document peut se trouver dans plusieurs dossiers en même temps, sans être dupliqué.

Types de documents

L’IA identifie automatiquement le type de document : facture, bon de livraison, contrat et bien d’autres encore. Vous pouvez consulter la liste sous Types de documents. Si un type vous manque, créez-en un, par exemple Rapport de maintenance. Avec une brève instruction donnée à l’IA, décrivez comment elle doit reconnaître ce type. Si le type est actif pour la classification, l’IA attribue désormais automatiquement les nouveaux documents. Nous vous montrerons quel agent en lit les données dans la vidéo sur les IDP Agents.

Connexions

Chaque document sait avec qui il est en relation. Sous Connexions, vous trouvez le partenaire commercial que l’IA a identifié à partir de l’en-tête. Vous pouvez lier des documents en les glissant : par exemple, faites glisser le bon de livraison sur la facture et sélectionnez « Appartient à » comme type de connexion. Dès lors, vous pouvez passer instantanément d’un document à l’autre. Et sous Organisations, vous voyez chaque fournisseur avec tous ses documents, dans tous les Workspaces.

Chronologie et versions

La chronologie classe les documents par date, par exemple par date d’échéance. Vous voyez ainsi ce qui arrive ce mois-ci. Si un contrat change, téléversez l’avenant comme nouvelle version. Le document reste le même, avec toutes ses connexions intactes, et la version précédente est conservée. Comparer les versions montre à quel point deux versions se ressemblent, quelles pages ont changé, et résume les modifications en quelques phrases. Et si l’ancienne version était bien la bonne, vous pouvez la restaurer comme nouvelle version : rien n’est perdu.

Résumé

Voilà pour la recherche et l’organisation : une recherche pour tout, des questions au lieu de mots-clés, des filtres et groupements, des dossiers virtuels, des types de documents personnalisés, des connexions, la chronologie et les versions. Dans les prochains épisodes, nous verrons les IDP Agents et comment partager en toute sécurité des documents par le navigateur et par téléphone. À bientôt à l’Académie PaperOffice AI.